Afspraken versus afspraken

Toen Eline van Tijn en ik in 2016 begonnen met onze samenwerking, startten we met zakelijk daten. Dat mondde uiteindelijk uit tot het oprichten van een heuse maatschap, met een maatschapscontract én inschrijving bij de Kamer van Koophandel eind 2017.

We namen de tijd en zetten onze afspraken op papier.

Uitzonderlijk?
Daarmee waren we een uitzondering begrepen we toen wij bij de KvK aanschoven. Onze adviseur gaf aan dat zeker 4 op 5 mensen die samen een bedrijf komen inschrijven, daarover géén schriftelijke afspraken heeft gemaakt.

Dat vonden wij verbijsterend…

En toch komt het heel vaak voor.

Is dat erg? Nou, misschien niet zo lang het ondernemen min of meer volgens plan verloopt.
Alleen is de grap dat ondernemen zelden volgens het boekje verloopt. Je groeit harder dan je dacht. Of de zaken gaan toch minder goed dan gehoopt. Of daar waar je eerst exact dezelfde droom najoeg, lopen de sporen toch op enig moment uiteen. De een wil wél online ondernemen, en de ander juist investeren in een grotere winkel. Eigenaar A ziet volop kansen in het ontwikkelen van een nieuw product en wil investeren, eigenaar B wil liever geld opzij zetten voor een pensioenvoorziening.

Voorkomen?
Kun je dat soort groei- en veranderpijn nou helemaal voorkomen door een dichtgetimmerde samenwerkingsovereenkomst?
Waarschijnlijk niet.
Maar voorkomen is wel veel minder pijnlijk (en duur) dan genezen of amputeren.
Dus ga om tafel!

Wat wij leerden en in de praktijk brengen…

Vanuit onze ervaring als samenwerkingspartners een paar tips over afspraken die je wél kunt (en misschien wel moet) maken!

In den beginne:
• denk na over waar je samen naar toe wilt. Wat is doel en droom voor het bedrijf/de samenwerking. Over een jaar, over drie jaar, en waar wil je zijn over 10 jaar?
• Bespreek verschillen in jullie ambities, ervaring en/of persoonlijke karakters.
• Denk eens door over verschillende scenario’s (what if…) en wat die betekenen voor jullie samenwerking.
• Stem af hoe (en hoe vaak) jullie tussentijds willen gaan evalueren en de koers blijven aanscherpen.
• Zet op papier hoe jullie investeringen, tijd en geld willen verdelen. Wie is waarvoor verantwoordelijk, hoeveel geld mag er waaraan besteed worden met en zonder instemming van de andere partner(s).
• En voor de echte pro: spreek vooraf af wie jullie neutrale derde is of dat jullie een mediator inschakelen mocht er op enig moment wrijving ontstaan.

Onderweg:
• kies een vast wekelijks of maandelijks moment om bijeen te komen – desnoods telefonisch – om lopende zaken door te nemen
• houd zakelijk en privé op het werk gescheiden maar zorg wel dat de ander het tijdig weet als er op de achtergrond iets speelt dat invloed heeft op jouw humeur en inzetbaarheid. Een zieke ouder, relatieproblemen, gedoe met kinderen – het overkomt ons allemaal. Delen kweekt begrip en voorkomt irritatie.
• zoek de actieve verbinding op in jullie samenwerking. Doe iets wat bij jullie past. Ga paintballen, wandelen, samen lunchen, naar het theater. Zorg dat ook de niet zakelijke kant van de samenwerking regelmatig gevoed wordt.
• Maak twee keer per jaar – of vaker als jullie in een trendgevoelige branche zitten – tijd om te evalueren en de koers voor komend half jaar uit te zetten. Daarbij kan het opstellen van jaarplan en begroting helpen (een simpel template kun je zo downloaden via google).
• Stel heldere prioriteiten en kies ook bewust voor wat je NIET doet.
• Vermijd struisvogels! Verdeel taken zo dat een ieder doet wat past en de ‘rotklussen’ eerlijk gedeeld worden. Maar zorg wel dat ieder op hoofdlijnen weet wat er gedaan is en moet worden.

Als je vreest voor een doodlopend pad 
• Trek tijdig aan de bel!
• Wees eerlijk over je eigen aandeel
• Vermijd de confrontatie als het net spitsuur is. Zoek een rustig moment op.
• Durf expertise in te huren voor dat wat jullie zelf niet goed kunnen
• Emoties te hoog en de kloof ogenschijnlijk te groot? Kom je er samen niet goed uit? Schakel tijdig een coach of mediator in.

Hulp nodig of vragen? Wij sparren graag met ondernemers en organisaties over het voorkomen en oplossen van conflict. Soms mond dat uit in mediation, maar dialoogbegeleiding of enkele coachingsgesprekken, samen of apart kunnen ook heel effectief zijn.

Bel of mail als wij iets voor jullie kunnen betekenen.