zakelijke mediation in beeld

Zakelijke mediation: van conflict naar kans

Onderzoek naar gebruik en imago van zakelijke mediation binnen Amsterdams MKB

Inleiding

Afgelopen maanden heb ik voor mijn stage bij Mediation Amsterdam onderzoek gedaan naar mogelijke oorzaken van het beperkte gebruik van zakelijke mediation bij Amsterdamse bedrijven. Het is een bekend gegeven dat zakelijke mediation nog niet veelvuldig ingezet wordt.[1] Dit onderzoek beoogt een inzicht te geven in het beperkte gebruik van zakelijke mediation bij bedrijven.

Methode/aanpak

Aanleiding voor dit onderzoek gaf het onderzoeksrapport (ZAM/ACB Onderzoek) dat is uitgevoerd door de Vereniging Zakelijke Mediation (ZAM) en door de Stichting ADR Centrum voor het Bedrijfsleven (ACB). In dat onderzoek werd de vraag gesteld: ‘wat zijn op basis van de praktijkervaringen van de drie doelgroepen de behoeften aan en de mogelijkheden voor zakelijke mediation in Nederland’.[2] De doelgroepen die in het onderzoek zijn gedefinieerd zijn de advocatuur, het bedrijfsleven en de rechterlijke macht. In dit onderzoek worden louter de interviews van het bedrijfsleven uit het ZAM/ACB Onderzoek gebruikt, omdat deze resultaten immers kunnen worden vergeleken met die van dit onderzoek. Een van de resterende vragen uit het ZAM/ACB Onderzoek was de vraag wat de voornaamste reden is waarom bedrijven geen gebruik maken van zakelijke mediation.[3] Deze vraag is met dit empirisch kwalitatief onderzoek opgepakt door bij veertien bedrijven in Amsterdam face-to-face en telefonisch interviews af te nemen om inzicht te krijgen in het beperkte gebruik van zakelijke mediation. Hoewel een onderscheid valt te maken tussen arbeids- en zakelijke mediation, blijkt net zoals uit het ZAM/ACB Onderzoek dat arbeidsconflicten door bedrijven onder zakelijke conflicten worden geschaard.[4] Bij de interpretatie van de uitkomsten dient hiermee rekening te worden gehouden. In de interviews zijn tien vragen gesteld. Het eerste deel ging over de wijze hoe bedrijven omgaan met conflicten. Het tweede deel ging over de beeldvorming van mediation. Vanwege het beperkte aantal respondenten kunnen geen algemene conclusies worden getrokken over de vraag waarom bedrijven beperkt gebruik maken van zakelijke mediation. Desalniettemin is uit dit onderzoek een beeld hierover ontstaan. Daarbij komt dat zakelijke mediation bij deze bedrijven bekender is geworden, waardoor dit onderzoek bijdraagt aan de bekendwording ervan.

Overeenkomstige resultaten

In de interviews zijn enkele overeenkomsten zichtbaar. Zo is hieruit gebleken dat ieder bedrijf bekend is met het bestaan van mediation, waarbij alle respondenten de alternatieve manier van conflictoplossing en de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van de bemiddelaar benoemen. Op een enkele respondent na, wordt bij het woord ‘mediation’ echter niet gedacht aan zakelijke mediation, alleen echtscheidings- en arbeidsmediation wordt genoemd. Dit past bij de gedachte dat arbeidsmediation onder zakelijke mediation wordt verstaan. Een andere overeenkomst kan worden gevonden doordat bij de meeste bedrijven mediation niet als mogelijke oplossing wordt beschouwd ten tijde van het conflict. Dit heeft verschillende redenen. Zo staat bij enkele respondenten de onbekendheid van zakelijke mediation het gebruik ervan in de weg. Een andere reden is dat bij respondenten de angst heerst dat de mediator partijdig of niet voldoende objectief is. Bij één respondent bestaat de angst dat mediation strategisch wordt ingezet door de andere partij. Een andere reden waarom bedrijven niet kiezen voor zakelijke mediation is dat zij menen dat geen sprake is van escalatie van het conflict, waardoor zij het conflict in eigen hand willen houden. Pas bij gebrek aan financiële of juridische expertise wordt een advocaat ingeschakeld. Als andere hobbels op de weg naar mediation noemt ruim een derde van de respondenten de tijd en de kosten die met mediation gepaard gaan. In de literatuur wordt dit juist als een voordeel van mediation benadrukt, in het bijzonder ten opzichte van een rechterlijke procedure.[5]

Afwijkende resultaten

Slechts enkele respondenten gaven een antwoord dat niet reeds was gegeven door een andere respondent. Zo noemde één respondent dat een belemmering om te kiezen voor zakelijke mediation is dat mediators onvoldoende acquisitie plegen. Dit beperkte deze respondent om mediation überhaupt te overwegen. Daarbij spelen de emoties uit het conflict een rol om een advocaat in te schakelen, wiens nummer direct beschikbaar is. Een ander afwijkend resultaat was dat slechts een respondent ervaring had met zakelijke mediation en daardoor per conflict kan zoeken naar de geijkte manier van conflictbeheersing.

In vergelijking met het ZAM/ACB Onderzoek

Wanneer de resultaten uit dit onderzoek worden vergeleken met de resultaten uit het ZAM/ACB Onderzoek dan worden enkele overeenkomsten en verschillen zichtbaar. Een overeenkomst is dat de bedrijven uit dit onderzoek pas een mediator kiezen wanneer het conflict is geëscaleerd. Uit het ZAM/ACB Onderzoek komt ook naar voren dat mediation nog zin heeft bij een sterke escalatie van het conflict.[6] Deze resultaten komen echter niet overeen met de heersende opvatting in de literatuur, waarin wordt gesteld dat mediation geschikter is indien het conflict nog niet sterk is geëscaleerd. Hier wordt ook benadrukt dat de doorgaans lagere kosten van mediation een voordeel van mediation zijn. Zowel in het ZAM/ACB Onderzoek als in dit onderzoek wordt dit echter niet als voordeel benoemd door de bedrijven.[7]     In vergelijking met het ZAM/ACB Onderzoek zijn ook enkele nieuwe bevindingen naar voren gekomen. Zo beschouwen enkele bedrijven ten tijde van hun conflict mediation niet als optie, omdat zij menen dat mediation niet geschikt is bij hun type conflict, doordat het conflict als puur juridisch of als puur financieel wordt beschouwd. Dit is niet uit ZAM/ACB Onderzoek naar voren gekomen. Een vernieuwend resultaat uit dit onderzoek is dat mediation door enkele bedrijven als een zwaar en als een uiterst middel wordt gezien. Zij willen hierdoor het conflict liever zelf oplossen.

Conclusie:

Hoewel bedrijven ook een aantal mogelijke voordelen van mediation konden benoemen was ik vooral benieuwd naar de belemmeringen die maken dat het potentieel van zakelijke mediation nog niet volledig benut wordt. Zo beschouwd bestaan verschillende oorzaken bij bedrijven om niet te kiezen voor zakelijke mediation ten tijde van hun conflict. De meest in het oog springende oorzaken zijn dat zakelijke mediation niet bekend is, dat bedrijven hun conflict liever in eigen handen houden, dat mediation als een zwaar en uiterst middel wordt beschouwd en dat de kosten en de tijd die gemoeid zijn met mediation het gebruik ervan in de weg staan. Daarentegen wordt in de literatuur mediation minder geschikt bevonden bij een sterke escalatie van het conflict. Een mogelijke verklaring voor dit verschil is dat de respondenten de tijd en de moeite juist afzetten ten opzichte van niets doen c.q. het conflict in eigen handen houden, waardoor mediation hoe dan ook tot meer tijd en kosten leidt. Een andere mogelijke verklaring is dat wellicht onvoldoende in ogenschouw wordt genomen dat ondernemers hun eigen boontjes willen doppen en willen doorpakken, dan te kiezen voor iemand die hen helpt om hun conflict op te lossen.

Wellicht dat de bestaande oorzaken kunnen worden weggenomen en dat mediation de zakelijke markt daardoor gaat veroveren. Hierbij blijft het van belang dat mediators en de Mediation verenigen de kernwaarden en voordelen van mediation benadrukken, juist bij degenen die geen of verkeerde weet hebben van mediation. Dit kan heel goed door in gesprek te gaan met bedrijven en zo acquisitie te plegen. Kortom: ‘spread the word’!

Michelle Visser, masterstudente Vrije Universiteit en stagiaire bij Mediation Amsterdam februari – juni 2019

[1] M. Schonewille, ‘Business mediation onderzocht’, Tijdschrift Conflicthantering, 2014/ 2, p. 9; A.R.J. Croiset van Uchelen, ‘De hype van mediation gerelativeerd’ Ondernemingsrecht 2016/3, p. 1.

[2]  M. Simon Thomas, M. de Kort – de Wolde, E. Schutte, M. Schonewille, ZAM/ACB Onderzoek naar Kansen en Belemmeringen Zakelijke Mediation 2018, p. 19

[3] M. Simon Thomas, M. de Kort – de Wolde, E. Schutte, M. Schonewille, ZAM/ACB Onderzoek naar Kansen en Belemmeringen Zakelijke Mediation 2018, p. 37.

[4] M. Simon Thomas, M. de Kort – de Wolde, E. Schutte, M. Schonewille, ZAM/ACB Onderzoek naar Kansen en Belemmeringen Zakelijke Mediation 2018, p. 33.

[5] J. Eijsbouts & M. Schonewille, ‘zakelijke mediation’, In: A. Brenninkmeijer e.a. (red.), Handboek Mediation, 2013, p. 456.

[6] M. Simon Thomas, M. de Kort – de Wolde, E. Schutte, M. Schonewille, ZAM/ACB Onderzoek naar Kansen en Belemmeringen Zakelijke Mediation 2018, p. 37.

[7] M. Simon Thomas, M. de Kort – de Wolde, E. Schutte, M. Schonewille, ZAM/ACB Onderzoek naar Kansen en Belemmeringen Zakelijke Mediation 2018, p. 35.

De zakelijkheid van mediation

Eind 2018 heeft Roderic van Voorst tot Voorst zich bij ons kantoor aangesloten. Na 32 jaar als bankier gooide hij een aantal jaar geleden het roer om en werd mediator. In dit artikel maakt hij zichtbaar wat de potentiële meerwaarde is van zakelijke mediation, ook in het internationale bedrijfsleven en binnen financiële instellingen.

Roderic: Sinds november 2018 ben ik verbonden aan Mediation Amsterdam. Dat is een stimulerende high energy environment, vooral door de drijvende kracht van Tabitha en Eline, beiden door de wol geverfde mediators. Meerdere mensen hebben mij in de afgelopen maanden, sommigen verbaasd (en een enkeling zelfs wat meewarig?), gevraagd waarom ik mediator ben geworden, en of “de zaken al lopen”. Die meewarigheid kan uiteraard een eigen perceptie zijn, ingegeven door mijn eigen onzekerheid met betrekking tot de in de toekomst te behalen successen. Ik kon mij echter toch niet aan de indruk onttrekken dat vooral oud-bankiers vinden dat je, na een zo lange carrière van 32 jaar in de financiële wereld, eigenlijk eerder een commissariaat ambieert, of met een paar vriendjes een private equity firm opricht, ofwel financieel adviseur wordt als partner in een gerespecteerde AEX-gerelateerde boutique.

Mediation klinkt wat zweverig, het zit in de sector “ruzies” en zeker niet in de sector van de miljoenenbedrijven, waar krachtdadig optreden en doortastend besluiten nemen noodzakelijke elementen zijn voor groei of minstens het behoud van een sterke marktpositie van de onderneming. Geen soft “gedoe”, maar aanpakken.

Eigen ervaringen
Ik heb de consequenties van krachtdadig optreden van nabij meegemaakt in 2007, toen ABN AMRO werd opgesplitst door een consortium van drie banken, op hol geslagen nadat TCI (als 1%-aandeelhouder) hiervoor in een aandeelhoudersvergadering de deur had geopend. Twee van deze drie banken hebben dit avontuur, mede overigens ook onder invloed van de crisis in 2008, niet of nauwelijks overleefd: Fortis Bank ging geheel ten onder en werd zelf opgesplitst tussen BNP en het eigen Nederlandse kantorennet (dat, samengevoegd met het Nederlandse bedrijf van ABN AMRO, door de Nederlandse Staat moest worden gered en nu alsnog ABN AMRO heet); Royal Bank of Scotland werd aan het infuus van de Engelse overheid gelegd, toen die deze bank moest redden door bijna 90% van de aandelen over te nemen; RBS lijdt nu een treurig bestaan aan de zijlijn. Banco Santander was de enige die er redelijk uit sprong: zij kochten ABN AMRO-dochters Banco Real in Brazilië en Banca Antonveneta in Italië, waarvan later bleek dat zij deze laatste bank vooraf al hadden doorverkocht voor een hoger bedrag dan de koopprijs. Zo kan doortastende besluiten nemen dus ook uitpakken.

Ik heb in mijn lange bankiersbestaan, onder andere als relatiebeheerder en als hoofd Oost-Europa voor Syndicated Loans bij ABN AMRO vele besluiten genomen, vele handtekeningen gezet onder miljoenenkredieten, gecompliceerde financieringsstructuren opgezet, de halve wereld over gereisd en daar een bescheiden verzameling KLM-huisjes aan overgehouden. Ik ken het internationale bedrijfsleven van zeer nabij, welke krachten spelen voor het succes van een onderneming. Veel van die kwaliteiten zie ik terug in de kerncapaciteiten van een mediator: goed luisteren, emoties respecteren en waarderen, opties onderzoeken, het uitonderhandelen van de verschillende oplossingsmogelijkheden.

Wat mediation inderdaad wel in zich heeft, anders dan in mijn bankiersbestaan, is dat het wordt ingezet bij conflict, of op zijn minst bij dreigende onenigheid.

Toegevoegde waarde van de ervaren business mediator
De toegevoegde waarde van mediation is dat de angel uit een dergelijk (potentieel) conflict of onenigheid wordt gehaald door een open en eerlijk communicatieproces tot stand te brengen.
Bij mediation in de zakelijke markt komt daar bovendien bij dat de mediator affiniteit heeft met de bedrijfsprocessen en inzicht heeft in de bedrijfsactiviteiten van partijen, zodat hij desgewenst zelfs een actievere rol op zich kan nemen dan alleen maar als faciliterend mediator op te treden; de “evaluatieve mediation” wordt, zo blijkt ook uit onderzoek, in het bedrijfsleven op prijs gesteld; de mediator denkt mee en helpt zo om tot een goed eindresultaat te komen. Daarbij moet duidelijk blijven dat het eindresultaat door partijen wordt overeengekomen, zonder aansprakelijkheid daarvoor van de mediator.

Een mediator is dus geen goeroe, geen psychiater, geen meditatie-deskundige die mensen aan het huilen brengt. Een mediator helpt mensen om hun eigen beslissingen en keuzes goed te onderkennen, op een rijtje te zetten, bespreekbaar te maken en hen te leiden naar de voor hen (en door hen zelf te bepalen!) beste oplossing, waarin alle belangen, zowel de gedeelde als de eenzijdige, zoveel mogelijk worden gewaarborgd. Dat is een waardevol proces en mediation brengt daarmee wat meer vrede op aarde.

Mediation staat daarom ook, steeds meer, op een gerechtvaardigde plaats naast de formele rechtsgang, waar de keuze voor een oplossing door partijen uit handen wordt gegeven aan de rechter, wat in sommige gevallen zeker de betere keuze kan zijn om een conflict te beëindigen, maar in het verleden ook vaak de enige keuze leek omdat mediation niet in beeld was. De rechter beslist op basis van de wet, niet primair op basis van de belangen van beide partijen. In mediation staan die belangen juist voorop.

Groei-potentieel
In de zakelijke markt is nog voldoende ruimte voor groei van het gebruik van mediation, dat tot nu toe vooral (circa 70%) wordt ingezet bij echtscheidingen en bij arbeidszaken (zoals langdurige ziekte, reïntegratie of ontslag). Er zijn vele voorbeelden in de zakelijke markt die voor mediation in aanmerking komen, zoals bijvoorbeeld verschil van inzicht tussen aandeelhouders over de koers van het bedrijf, incompatibilité d’humeur tussen RvB en RvC , andere visies tussen de DGA en zijn kinderen die het familiebedrijf straks moeten voortzetten, onbetaalde rekeningen omdat de afnemer de geleverde spullen niet acceptabel vindt ook al heeft hij gekregen wat hij had besteld, de uitvoering van een contractueel overeengekomen bouwwerk is niet naar behoren, etc. etc.

In 2018 was hiervan een mooi voorbeeld ABN AMRO, waar eerst de voorzitter van de RvC uit haar functie werd ontheven, en waar kort daarna een aantal directeuren een anonieme brief schreef met klachten over het management. In beide conflicten werd geen mediation ingezet – en lag de onmin breed uitgemeten op straat.

Minimale inzet
Wat mediation wel vereist is inzet van tijd voor de gezamenlijke gesprekken en dat kan soms een hobbel zijn, want “een ondernemer heeft altijd al tijd te kort” – maar daar staat tegenover dat ook een rechtsgang betrokkenheid vereist en dus een investering in tijd, want met de dure ingehuurde advocaat zal ook vaak overlegd moeten worden. De tijd die aan mediation wordt besteed lijkt echter waardevoller, omdat het doel van mediation is om tot een door alle partijen gedragen oplossing te komen, met behoud van de relatie.

Dus mocht zich een situatie voordoen waar u zich bepaald niet prettig bij voelt en als dan de boosheid daarover af en toe de gedachte voedt dat dit maar eens voor eens en altijd moet worden rechtgezet door een rechter? Dan is mediation waarschijnlijk “the best way forward”.

U kunt in ieder geval eens een mediator bellen om daarover van gedachten te wisselen.

Samen op zoek naar de beste oplossing voor uw conflict.

mediation

Goede voornemens: MKB en mediation

Zo, de eerste volle werkweek van 2019 zit we weer bijna op. Onze persoonlijke professionele goede voornemens deelden we al in een vlog, maar we hebben ook een mooie belofte aan het MKB als kantoor Mediation Amsterdam.

Wij willen bijdragen aan méér bekendheid over mediation onder MKB-ondernemers. In de hoop dat dat uiteindelijk ook bijdraagt aan méér oplossingen voor ondernemers. MKB’rs zijn ondernemers die met hart en ziel geloven in hun bedrijf en product, risico’s nemen en vaak dag en nacht werken voor de zaak. En onderweg tegen gedoe aan kunnen lopen.

Misverstanden met zakelijk partners of in een samenwerkingsverband van ZZP’rs, met aandeelhouders, investeerders, klanten of afnemers: conflicten ontstaan vaak met iets kleins maar kunnen massieve gevolgen hebben.

En wij denken dat mediation juist voor MKB’rs een goed middel kan zijn. Snel, effectief, met behoud van relatie en reputatie werken aan pragmatische oplossingen waar iedereen mee verder kan.

Onze belofte voor 2019: meer ondernemers bijstaan. En daarom zijn wij. Eline van Tijn, Roderic van Voorst tot Voorst en Tabitha van den Berg voortaan elke maandagavond van 19.00-21.00 en op afspraak bereikbaar voor een gratis telefonisch conflict-consult.

Behoefte aan zo’n vrijblijvende telefonische sparsessie? Bel 020 685 3330 of mail naar info@mediationamsterdam.nl en wij nemen contact met u op.

Klokkenluiders versus dialoog

Deze week kwam ABN AMRO in het nieuws omdat het binnen de organisatie rommelt. Een aantal managers heeft medio september een anonieme brandbrief geschreven over in hun ogen falend leiderschap en gebrek aan dialoog over de koers van de bank. De directie “herkent zich niet” in de verwijten. Ze onderzoekt of zij de briefschrijvers, die zij verwijt de huisregels te overtreden, mogelijk zelfs aan kan pakken wegens smaad of kwade trouw.

Als beursgenoteerd bedrijf is het altijd bijzonder onaangenaam om op deze wijze in het nieuws te komen.  Ook de brievenschrijvers lopen risico: klokkenluiders staan vaak aan het einde van de rit buiten de organisatie. Met het stempel ‘nestbevuiler’ als afscheidscadeau. Terwijl oorspronkelijke kritiek op de bedrijfsvoering en/of het management vaak ontstaat vanuit grote betrokkenheid.

Wie er gelijk heeft is moeilijk te zeggen. Wat wel helder is: de interne organisatie staat onder hoogspanning en de buitenwacht smult mee.

Kan dit ook anders, vroeg ik me – als gewezen bankier – af? Hoe kom je tot een cultuur waar binnenshuis ruimte is om te praten over zaken waarvan beide zijden het over de bespreekbaarheid blijkbaar niet eens zijn?

De Apenrots
In grote organisaties heerst tot op zekere hoogte een “apenrots”-mentaliteit. Dit is geen kritiek: die mentaliteit is nodig om de organisatie te structureren. Om leiding te geven en successen te boeken. Ego’s, overtuigingen, risico’s durven nemen, een competitieve instelling: allemaal nuttig en nodig voor een winnende positie van de organisatie in een commerciële sector. Maar er kleven ook risico’s aan deze eigenschappen.

Hiërarchie en organisatiestructuur
Grote organisaties hebben een complexe besluitvormingsstructuur. De raad van bestuur bestaat uit meerdere leden, met ieder hun eigen verantwoordelijkheden, met daaronder meestal nog een flink aantal lagen aan senior- en middenmanagement.

Botsende meningen en verschillen van inzicht zijn normaal (en ook nodig als vorm van checks and balances). Een hiërarchische structuur zorgt, mits deze breed wordt aanvaard, uiteindelijk voor eenduidige, algemeen gedragen beslissingen en beleid.

Het gaat mis als dat respect voor de hiërarchie (zowel van beneden naar boven als boven naar beneden!) beschadigd is geraakt. Als de ego’s een eigen strijd voeren ten koste van de organisatiebelangen.

Een aantal suggesties

Elke (grote en minder grote) onderneming kan een interne richtlijn opstellen en bij (tekenen van) gebrek aan open communicatie c.q. gebrek aan gehoord voelen/klachten een aantal stappen doorlopen waarmee het risico op ‘muiterij’ verkleind wordt.

• Stap 1: een interne of externe vertrouwenspersoon benoemen die kan signaleren dat er iets aan de hand is en partijen kan bewegen om samen het gesprek aan te gaan, dan wel gevraagd of ongevraagd advies uit kan brengen aan de directie.

• Stap 2: een externe mediator inschakelen om in een veilige, vertrouwelijke setting met stevige gespreksstructuur partijen weer op één lijn te krijgen.
Belangrijke kanttekening: Mediation dient door betrokken partijen vrijwillig aangegaan te worden, dus dat vereist bereidheid van allen om mediation in te gaan. Kijkend naar de casus ABN AMRO zou je kunnen beargumenteren dat er gedeelde belangen zijn, zoals het voorkómen van (1) negatieve publiciteit voor de organisatie als geheel en (2) verharding van de standpunten en verdere verslechtering van de onderlinge relaties, die een oplossing juist niet dichterbij brengen.

• Stap 3: Mocht een mediation niet eindigen in een door beide partijen gedragen oplossing, dan zou kunnen worden gekozen voor een vorm van arbitrage om de klacht te onderzoeken en tot een gemotiveerd oordeel te komen.

Er zijn inmiddels meerdere gevallen van succesvolle mediation bekend op het niveau van grote ondernemingen, overheden, nationale en internationale partijen. Daarnaast zijn er nog vele successen die niet publiekelijk bekend zijn gemaakt.

Komend uit de bancaire wereld en inmiddels actief als zakelijk mediator weet ik dat, afgezien van onbekendheid met deze vorm van conflictoplossing, er nog vooroordelen zijn over de (meer)waarde van mediation.

Mediation is echter niet alleen maar iets voor ruziënde buren en scheidende ouderparen. Het is zeker ook geen zweverige therapie of geitenharen wollen sokken gedoe. Mediation is een volwaardige vorm van “Alternative Dispute Resolution”, een internationaal erkende wijze van geschillenoplossing, die ook in Nederland al ruim 25 jaar in ontwikkeling is.

Of het nu mijn oude collega’s bij ABN AMRO betreft, of een andere organisatie met intern gerommel: schakel tijdig hulp in. Kies voor (een) professionele, gecertificeerde MfN- registermediator(s) en voorkom escalatie en een beschadigde reputatie.

Creatie en conflict: een krachtige combinatie

De meest geniale kunstenaars uit de geschiedenis waren naar verluid een ramp voor hun omgeving. Alles moest wijken voor het perfecte geluid, het mooiste schilderij of die prachtige kathedraal. Krachtige conflicten waren gedurende het creëren eerder regel dan uitzondering. Ook anno nu blijkt het creatieve maakproces soms lastig te combineren met meer mondaine zaken als administratie, werkoverleg of communicatie.

De flow
In een creatieve flow lijken alle andere kwesties bijzaak. Maar: voor brood op de plank, een tevreden opdrachtgever en de samenwerking gezond, blijken dat soort triviale zaken tamelijk belangrijk. Zorg je niet voor heldere afspraken dan zijn problemen bijna onvermijdelijk. Overigens zijn dit soort problemen niet uniek voor creatieve ondernemers. Ook de meeste bakkers bakken liever brood dan dat ze zich bezighouden met de boekhouding of website.

Hoe zorg je dat jouw kunstenaarscollectief, reclame- of architectenbureau niet vastloopt op zakelijk gedoe?

Eigen bedrijf
Eline van Tijn: “Als manager en eigenaar van een succesvol muziekproductiebedrijf heb ik de afgelopen 25 jaar vele ‘kwesties’ voorbij zien komen en helpen oplossen. En zeker ook beginnersfouten gemaakt. Zo stond ik in het begin van mijn carrière eens enorm op mijn strepen. We hadden de klant gewaarschuwd dat wat hij wilde niet goed zou uitpakken. Hij bleef bij zijn oorspronkelijke idee. Toen de productie uiteindelijk geen succes bleek wilde hij niet betalen! Wij hielden onze poot stijf. Afspraak is afspraak. De klant kon uiteindelijk niet anders dan betalen. Ha! Wij wonnen! Alleen zagen we hem nooit meer terug…..”

Kon dat ook anders?
Eline: “Met de kennis van achteraf hadden wij beter moeten doorvragen bij aanvang van het project. Wat bezielde die klant nou eigenlijk? Waar was hij naar op zoek? Kennelijk toch iets anders dan wij gingen maken. Toen hij niet tevreden bleek, hadden we ook kunnen zeggen: “Hey, we begrijpen dat je nu een probleem hebt. Hoe kunnen we helpen om het op te lossen?” Door het werk deels over te doen hadden we voor dat project minder verdiend, maar hadden we de relatie waarschijnlijk voor de lange termijn kunnen behouden.”

Hoe voorkom zélf je gedoe?
Wat kun je doen om voorafgaand en gedurende een samenwerking problemen voorkomen?

Tip 1: Investeer tijd in goede communicatie. Vraag een opdrachtgever om concrete voorbeelden te geven. Wat vindt hij mooi? Wat heeft hij voor ogen en wat verwacht hij van jou?  Vraag dan ook dóór zodat je goed beeld krijgt voor je aan het werk gaat.

Tip 2: Houdt contact over hoe je vordert. Pas zo nodig halverwege jouw werk aan; daar ben je creatief genoeg voor.

Tip 3: Durf ook jouw autoriteit als maker te laten zien! Jij bent de expert. Help onzekere opdrachtgevers door ze uitleg te geven waarom jij gelooft dat eindproduct zo helemaal goed is.

Meer tips: VLOG met Eric van Tijn over creatieve samenwerkingen

Onze autoriteit
Eline: “Nu ik mediator ben heb ik de kracht van communicatie nog beter leren kennen en beheersen. Bij Mediation Amsterdam begeleid ik met name zakelijke conflicten. Juist met gedoe tussen (creatieve) ondernemers kan ik goed overweg. Mijn eigen ervaring als ondernemer in de entertainmentbranche helpt daarbij. Dankzij die bagage ben ik ook gevraagd en onlangs benoemd als bemiddelingsdeskundige bij De Geschillencommissie Auteurscontractenrecht.”

Zit je met een dreigend conflict? Probeer eens in de schoenen van de ander te gaan staan en gebruik je creativiteit om het op te lossen.

Lukt het niet om er samen weer uit te komen? Roep onze hulp in. Als ervaren neutrale conflictprofessionals gaan we graag met jullie om tafel. Op zoek naar een oplossing waar jullie allemaal achter staan.

Conflicten bij fusie en overnames

Het is een hele kunst om een fusie of overname zonder conflict te laten verlopen. Vooral bij grote internationale bedrijven is er een heel leger van juristen, accountants, bankiers, onderhandelaars nodig om het proces zonder escalatie door te komen. En het loopt vaak niet zo lekker. Zoals recent in de media breed uitgemeten vijandigheden bij de overname van TMG tussen Talpa/ John de Mol en Mediahuis/ familie Puijenbroek. Als mediator volg ik met enige verbazing de berichtgeving. De een heeft verloren bij de rechter maar geeft de strijd niet op en blijft zijn aandelen positie versterken tegenover de ander. De ander wil wel om de tafel en geeft daarbij aan dat ze moeten uitvinden wat de tegenpartij eigenlijk wil. Het blijft giswerk.

Zo’n conflict is niet zonder bijwerkingen. Het bedrijf TMG zelf is ondertussen flink beschadigd en totaal verdeeld in voor- en tegenstanders. De werknemers lijken speelbal, voelen zich het kind van de rekening.

Of neem het ongewenste verzoek tot overname door het Amerikaanse PPG aan AkzoNobel. Ook hier wordt over en weer stemming gemaakt; in de media wordt flink gespeculeerd over de kansen van A, of de belangen van de aandeelhouders t.a.v. B. Het lukt partijen blijkbaar niet om daadwerkelijk met elkaar in gesprek te komen.

Waar gaat het over?
Zo weten de stakeholders dus niet wat er nou echt speelt aan de andere kant. Gaat het echt ‘alleen maar’ om de financiën? Vaak spelen er ook meer persoonlijke motieven mee op de achtergrond. Oprechte idealen of principes van betrokken bestuurders of eigenaren van de bedrijven in kwestie. Familiebanden die een rol spelen. Het kan mede gaan over gebrek aan respect en rivaliteit tussen betrokken personen aan beide kanten. Maar hoe kom je daar achter zonder goed gesprek in een vertrouwelijke setting?

Hobbels en hindernissen nemen
Als partijen het op hoofdlijnen wel eens zijn dat ze met elkaar in zee willen, dan volgen in de zogenaamde ‘due diligence’ nog vele hobbels en hindernissen. Voor je het weet staan partijen alsnog als kemphanen tegenover elkaar. Met verwijten over misinformatie en worden de adviseurs in stelling gebracht om de ander te overtuigen van het eigen gelijk.

Mediation inzetten
Mediation inzetten bij fusies en overnames vergroot de kansen op succesvol onderhandelen. Een goede mediator, die neutraal tussen partijen in staat, begeleid partijen in de onderhandeling. Voor, na of tijdens de due diligence. Hij of zij stelt partijen in staat om relatief snel en, wellicht nog belangrijker, zonder (negatieve) publiciteit de vele zaken met elkaar te bespreken en te beslissen op basis van objectieve criteria. Zonder daarbij de persoonlijke kant uit het oog te verliezen.

Als ervaren ondernemer/onderhandelaar en mediator sta ik partijen graag bij in dit soort complex-zakelijke problemen. Daarbij werk ik samen met de betrokken adviseurs om tot een goede oplossing te komen die zoveel mogelijk recht doet aan alle stakeholders.

Neem gerust contact op als u meer wilt weten over mediation in zakelijke geschillen

Nijlpaarden en spinnen: reputaties

Op mijn bureau staat een schattig houten nijlpaard. Een souvenir, gekregen van mijn broer die onlangs zeven maanden voor de Verenigde Naties in Mali zat. Nijlpaarden, leuke, koddige, gezellig dieren, toch? Neem dan spinnen, geen enkele knuffelfactor. Ik ben niet bang aangelegd, maar een spin als bureau-versiering: ik pas.

Nu is mijn oudste dochter groot fan van Freek Vonk dus we leren een hoop over dieren thuis. Wat blijkt nou, het nijlpaard staat in de top 10 van meest dodelijke dieren! Dodelijker dan haaien en kwallen. Het nijlpaard blijkt een humeurige massamoordenaar in Afrika. Jaarlijks bijt hij zo’n 200 mensen en kinderen dood!

Spinnen daarentegen kom je niet tegen in dergelijke top 10-lijstjes. Toch heeft vrijwel iedereen geheel andere associaties bij dit grotendeels onschuldige beest.

Stempels
Zo heb je dat soms ook in de werkomgeving. Soms heeft iemand, zonder dat je precies kan zeggen waarom, het stempel lastig. Agressief. Pittig. Pas op… En op de een of andere manier worden opmerkingen van deze man of vrouw altijd negatief geïnterpreteerd. Of genegeerd. ‘Daar heb je hem weer’. Of ‘O god, heeft zij weer iets te miepen’.

Dat soort onbewuste stempels kan voor veel problemen zorgen. Waardevolle feedback en inzichten worden niet gehoord. De persoon gaat zich misschien ook wel gedragen naar de reputatie. Er ontstaat steeds meer frictie en vergaderen of samenwerken aan een project wordt met de week vervelender.

Totdat de bom eens barst. Een flinke scheldpartij of een ziekmelding volgt. En nu?

Symptomen
Als mediator zien we zo’n uitbarsting als een symptoom van iets anders. Een uitnodiging om weer eens te gaan graven. Wat speelt er onderhuids? Hoe is deze reputatie ontstaan? Was het altijd moeilijk tussen jullie, of is er iets gebeurd de afgelopen periode? Wat speelt er nog meer in het bedrijf? En wat is er nodig om weer te gaan bouwen aan herstel? Wat willen jullie wél met elkaar? Welke positieve eigenschappen brengt deze collega mee, en hoe zorgen we dat communicatie-momenten voortaan wel constructief verlopen?

Reputatie-management
En werkelijk waar: dan blijkt de spin toch niet zo giftig. En was het nijlpaard achteraf wellicht iets minder gezellig en onschuldig dan het zich deed voorkomen. Reputaties worden opnieuw geijkt, de relatie onder de loep genomen. En er blijkt verandering mogelijk. Dat is waar we aan tafel naar streven. En in veruit de meeste gevallen worden er goede oplossingen gevonden. In jullie beider belang.

Last van stempels en reputaties waardoor je de mens en collega niet meer ziet staan, letterlijk en figuurlijk? Blijf niet doormodderen. Schakel eventueel een onafhankelijke begeleider in. Voor vrijblijvend advies: bel 020 685 3330 of mail ons via info@mediationamsterdam.nl

Creatief zaken doen?

Creatief zaken doen. Dat klinkt bijna als creatief boekhouden. Maar dat bedoel ik niet. Ik begon ooit als advocaat maar heb daarna jaren in de muziek- en entertainment industrie gewerkt als ondernemer, zakelijk directeur, manager, bemiddelaar en adviseur. Zaken doen met ‘creatieven’ dus. Kunstenaars, musici, artiesten, maar ook maar ook met hun zakelijk vertegenwoordigers en opdrachtgevers: omroepen, producenten, adverteerders.

Eén groot feest?
Artistieke geesten zijn geweldig om mee te werken. Ontzettend vrolijk; die mensen vinden echt leuk wat ze doen. Wat ze niet leuk vinden is bezig zijn met organisatie, administratie en zakelijke afspraken. Dat laten ze graag over aan ‘anderen’. En die anderen zijn natuurlijk niet alleen gefocust op het belang van de artiest, maar ook op hun eigen belang. Een heel menselijk trekje.

Onderhandelen met terugwerkende kracht?
Ik zie vaak dat mensen geen goede afspraken maken voordat ze met elkaar in zee gaan. Vergeten of niet belangrijk genoeg tijdens het creatieve proces. En dan moet je achteraf onderhandelen over een ‘redelijke’ vergoeding of hoe de auteursrechten verdeeld zijn.

Doe dat nou niet!
Dan zijn de creatieven even minder vrolijk, met terugwerkende kracht pissig. Want ze vinden dat ze te weinig verdiend hebben. Of iemand gaat met (de vruchten van) hun creatie aan de haal. Als zakelijk directeur en voormalig advocaat denk ik dan: had nou vooraf even de tijd genomen om afspraken vast te leggen. Wie doet wat? en hoe verdelen we de kosten en de baten? Dat zou een hoop gedoe schelen.

De andere kant
Daarnaast zie ik ook dat de tarieven die gerekend worden voor creatieve diensten of producten enorm uiteen lopen. Het is vaak wat de gek ervoor geeft; waarbij  nog wel eens gebruik wordt gemaakt van het gebrek aan ervaring bij een opdrachtgever.

Botsende culturen
Er ontstaan dus nog al eens strubbelingen…. Ik begrijp beide kanten…. Een opdrachtgever denkt soms te makkelijk: och, een art director schudt zo een campagne uit zijn mouw, een componist schrijft in 10 minuten een liedje. Daarmee misken je het talent dat is ontwikkeld, de artistieke ervaring die een goed product voortbrengt. Bovendien is creëren geen brood dat je bakt. Het is een uniek proces, dat regelmatig ook bloed, zweet en tranen kost.

De creatieve leverancier ziet zichzelf vooral als kunstenaar, die ongestoord zijn gang wil gaan. Maar voor de opdrachtgever levert hij een product met een kosten/baten plaatje. Die wil daar graag controle over houden.

Doe het zelf?
Kortom: creatief zaken doen moet je niet onderschatten. Wat je zelf bespreekbaar kunt maken, moet je zeker zelf doen. Maar versta je elkaar onvoldoende of lopen de frustraties flink op? Twijfel dan niet te lang en schakel tijdig een externe begeleider in.

De vertaalslag
Als mediator en dialoogbegeleider kan ik juist mét die kennis mensen helpen om een goed zakelijk gesprek tot stand te brengen. Met mijn achtergrond help ik om de taal van de zakenman te vertalen naar de creatief en andersom. Zo leid ik jullie gesprek in goede banen en zorg dat er heldere afspraken komen, waarmee jullie ook in de toekomst goed kunnen samenwerken op artistiek én economisch vlak.

Hulp nodig of een vraag naar aanleiding van dit blog? Neem gerust vrijblijvend contact op!

Goede voornemens en ambitie

Eerder deze week stond ik voor internationaal gezelschap om te spreken over mediation. Voor een zaal opleidingsmanagers en professoren aan de International Black Sea University in Tbilisi, Georgië. De faculteiten marketing & management, economie en vooral de rechten waren goed vertegenwoordigd.

Op uitnodiging van de decaan vertelde ik waarom ik denk dat mediationvaardigheden en coöperatief onderhandelen zo belangrijk zijn voor de nieuwste generatie professionals.

Meer dan alleen conflicten oplossen
Als mediator wil ik niet alleen conflicten helpen oplossen. Ik heb last van grotere idealen en, om in de termen van begin januari te blijven: goede voornemens. Conflict voorkomen. Betere resultaten en meer samenwerking brengen in een wereld waarin we elkaar toch vooral nodig hebben. Ook in 2017.

Ik mag graag bruggen bouwen. En daarnaast houd ik ook wel van wat spanning en avontuur. Een verhaal houden over mediation voor een kritisch onbekend gezelschap dat weinig tot niets wist over het onderwerp was zeker een uitdaging.

Mijn eindbetoog was als volgt. Waarom zouden wij in de nieuwe generatie professionals moeten investeren d.m.v. mediationvaardigheden?

  • Conflicts are costly, legal solutions take time and do not always solve real issues underlying conflict
  • The world of business is becoming more and more competitive & global: we need new leadership that builds inclusive & effective businesses
  • Mediation-skills appreciate building common ground – which facilitates sharing of ideas and interests and enables better solutions (win/win) in any field – both in the public and private interest as well as commercial.

Het verhaal sloeg aan dus dit avontuur ga ik aan. Komend jaar ga ik een aantal weken lesgeven aan deze universiteit. Zo kan ik wat van mijn goede voornemens in de praktijk gaan brengen. Daar heb ik ontzettend veel zin in. Want ik geloof dat mediation werkt. Wereldwijd.

Ambassadeurschap
Meer weten over mediation en mediationvaardigheden? Eline en ik geven het hele jaar door graag presentaties aan groepen HR & juridische professionals/ondernemers als ambassadeurs voor de NMv. Neem gerust contact op!

 

 

Vier ingrediënten voor succesvol samenwerken

Als mediators weten Eline en ik als geen ander hoe makkelijk een mooie zakelijke droom in een nachtmerrie kan veranderen. Waar samengewerkt wordt ligt conflict op de loer. Dat kan je huiverig maken om zelf een samenwerking aan te gaan. Toch zijn er legio voordelen, ook voor zelfstandig ondernemers. Meer kennis in huis, het delen van kosten zoals marketingbudget, delen van elkaars netwerk, kunnen sparren, werkruimte delen, etc. Hoe kun je nou voorkomen dat het mis gaat? Vier veelgemaakte ‘fouten’ en hun remedie.

1. Niks op papier
Het lijkt logisch dat je vooraf goede afspraken maakt, maar 9 van de 10 nieuwe samenwerkingsvormen die zich melden bij de Kamer van Koophandel hebben nog niks op papier. Twee of meer enthousiaste collega’s komen hun nieuwe onderneming registreren, zitten vol goede ideeën en willen snel aan de slag. En ach die samenwerkingsovereenkomst doen we nog wel. Niet dus. En dat kan knap lastig zijn als alles niet volgens plan loopt. Maar als je wel samen even stil staat bij zo’n saai model contract komen jullie vanzelf in gesprek. Bijvoorbeeld over wat te doen als iemand arbeidsongeschikt wordt. Het getekende contract gaat in de la maar er is wel goed nagedacht.

2. Afwachten
Ok, je tekent dus een samenwerkingsovereenkomst en huurt een werkruimte. Bordje op de deur en een bericht op de website: we zijn open! Laat die klanten maar komen dan… Hmmm, nou, meestal niet. Zorg dat de wereld weet dat jullie er zijn. Ga samen brainstormen hoe jullie je netwerk kunnen activeren, bij wie jullie op de koffie gaan en waar jullie zichtbaar willen worden. Bedenk hoe je de eerste klanten gaan werven maar ook wat plan B is. Hoe lang kunnen jullie het (financieel) volhouden in de opstart fase? Wanneer stoppen jullie er mee mocht het toch niet werken? Wacht niet af. Zorg vooral dat jullie met reële verwachtingen en vol energie ‘de zaak’ gaan vormgeven.

3. Je zorgen niet met elkaar delen
Het lijkt soms zoveel makkelijker om je onderbuikgevoel te negeren. Of te denken, hmmm, straks krijg ik het verwijt te zeuren. Dus je slikt je bezwaren in. Negeert de wrijving en je ongemak. En het gevolg: op een dag ben je er helemaal klaar mee. Je pakt je biezen of de bom barst. Zonde! Blijf met elkaar in gesprek. Neem jezelf en de ander serieus en deel je zorgen

4.Groeien zonder plan
Geweldig als je samen onderneemt en er komen allerlei kansen op je pad. Een beetje achtbaan hoort er bij. Ondernemen is Rock ‘n roll, gaan met die banaan, toch? Maar ho, wacht even. Zijn al die opdrachten wel haalbaar? Kunnen jij en je mede-ondernemers deze workload wel aan? Kloppen de opdrachten ook bij jullie bedrijf? Grenzeloos groeien en overal enthousiast ja op zeggen is potentieel giftig voor jullie samenwerkingsrelatie. Zorg dat je bij elke opdracht en ieder kwartaal even bij elkaar zit. Wat gaan we doen, met wie, door wie, is dit haalbaar? Zo voorkom je irritatie, stress en verminder je de kans op verzuim en onderlinge ruzie.
Kortom: communicatie is essentieel. Samenwerken vraagt om een eerlijke relatie. En net als elke relatie, zal deze ups en downs kennen. Zorg dat jullie daarover in gesprek gaan. Trap op de rem als je merkt dat jullie bergafwaarts gaan. Of geef een seintje als de groei te snel gaat.

Werk aan de winkel?
Op 19/5 van 10 – 16.30 uur geven Eline en ik weer een workshop over samenwerken voor mediators/conflict professionals. Zin om meer te leren over zakelijk daten, juridische en organisatorische samenwerkingsvormen en vooral écht aan de slag met jezelf en de eventuele ander? Je bent van harte welkom. Lees meer over de workshop