Het wordt toch exit… Of toch niet?

….vaak blijkt dat bemiddeling eigenlijk is bedoeld om afscheid van een werknemer te nemen. Daar bestaat een term voor: excuus- of exitmediation.”  (citaat uit Financieel Dagblad d.d. 30 oktober 2023)

Dat horen  we vaker: dat ‘exit’ mediation niet zinvol is, niet de bedoeling van ons mooie vak. En dat daaraan meewerken als mediator moreel verwerpelijk is of zelfs tegen de regels.

Zonde! Als MfN register-mediator begeleid ik zakelijke en -arbeidsconflicten en ik heb nog nooit een mediation geweigerd of beëindigd omdat deze niet zinvol zou zijn. In mijn professionele ervaring is mediation altijd kansrijk. Het is een gemiste kans om een opdracht terug te geven als een partij bij de intake meldt dat hij/zij herstel van de samenwerking niet mogelijk acht en dus wil aansturen op uit elkaar gaan. Ik hoor het wel eens van mediation collega’s: daar leen ik me niet voor. Als de mediation een rondje om de kerk is, of alleen om een vinkje te krijgen om de gang naar de rechter mogelijk te maken “dan is dat voor mij niet werkbaar”.

Uitkomst staat nooit vast

Of het nu gaat om een werkgever die in conflict is met een werknemer, om zakenpartners, aandeelhouders of een ruzie tussen gelijkwaardige collega’s. Vaak genoeg maken we mee dat het resultaat na één of meer gezamenlijke mediation sessies heel anders is dan men zich bij aanvang kon voorstellen. Dat is nu juist de kracht van een goede mediation: mensen kunnen zich alsnog van hun beste kant laten zien. Natuurlijk bestaat daaraan voorafgaand over en weer een vijandbeeld. De kwestie is immers vastgelopen, men komt er zelf niet meer uit. En als die ander nou maar zou vertrekken, dan is alles opgelost. Dus zegt een deelnemer bij de intake (en/ of vaak ook nog na de eerste bijeenkomst) heel stellig: hier gaan wij niet uitkomen!

Als mediator ga ik toch met goede moed aan de slag.

Voorbeelden

Diezelfde stellige persoon kan in de volgende bijeenkomst alsnog kantelen en meewerken aan herstel van de relatie. Voorbeeld: een leidinggevende die tevoren overtuigd was dat de medewerker zou moeten vertrekken, had al tegen het eind van de eerste gezamenlijke bijeenkomst een heel andere perceptie. Hoewel ze al een jaar niet meer met elkaar hadden gesproken, bleken er een aantal misverstanden. Ze maakten nieuwe afspraken om de samenwerking te herstellen. Oa zouden ze samen de volgende sollicitatieronde gaan beoordelen. Prachtig toch?

Omgekeerd gebeurt het ook: deelnemers die persé herstel van de werkrelatie willen. Tevoren noemen ze terugkeer naar hun eigen functie als enige wenselijke uitkomst van de mediation. Voorbeeld: een manager die al 25 jaar met hart en ziel voor de organisatie had gewerkt, kwam na gedoe in het MT overspannen thuis te zitten met een conflict. Hij wilde persé terug, maar kreeg gaandeweg de mediation een ander inzicht. Zijn wens om terug te keren in eigen functie was niet ingegeven door passie voor zijn oude werk maar door angst voor het onbekende. Uiteindelijk omarmde hij de kans om, zonder al te veel financieel risico, een heel andere carrière te starten. Wat een opluchting!

Normaal conflictgedrag

Het is kortom normaal conflictgedrag om te wensen dat de ander verdwijnt. Dan ben je ervan af, wat een heerlijk idee. Als een mediator wordt ingeschakeld is de zaak hoog opgelopen. Anders hadden partijen geen mediation nodig om iets op te lossen. Voor mij is het niet vreemd en ook niet laakbaar als je dan hebt ‘besloten’ dat de beste oplossing is dat die ander weg gaat. En misschien is dat trouwens ook echt zo; als mediator ben ik niet degene die dat kan of mag beoordelen. Tijdens het persoonlijke en vertrouwelijke intakegesprek ga ik als mediator niks afdoen aan wensen of stellige overtuigingen. Ik ben wel heel benieuwd en vraag door waar die overtuiging vandaan komt en wat daar onder zit.

Exit kan ook goed resultaat zijn

En wat als de uitkomst van de mediation inderdaad exit wordt? Dan hebben de deelnemers in elk geval een kans gekregen om te begrijpen waarom. Ook als men het niet eens is geworden over de feiten kan een goed begeleid gesprek enorm helpen om de scheiding te accepteren of zelfs te omarmen. Bovendien, als er nog onderhandeld moet worden over de voorwaarden voor vertrek, is de ervaring dat ook die gesprekken beter binnen de vertrouwelijkheid van de mediation kunnen worden gevoerd. De onderhandeling kan een stuk soepeler verlopen als men eerst de kans heeft gehad om elkaar te vertellen waarom het vast is gelopen. De ergste negatieve emoties daarover zijn dan al uitgewisseld. Als de mediator blijft aangehaakt en zo nodig nog een keer kan interveniëren is er ook meer kans op succes.

Benieuwd naar meer voorbeelden uit de mediation praktijk: luister naar onze podcastserie ‘de Casus’.

Goed advies, bedankt… maar we doen het niet

De positie van een adviseur in conflict

Ken je dat? Iemand zit in de problemen en vraagt jou om advies. Je denkt er goed over na en vertelt wat je het beste kunt doen volgens jouw kennis en ervaring en ook waarom. Je wordt hartelijk bedankt en vervolgens doen ze het niet! … of erger nog, ze doen het tegenovergestelde.

Geef je vanuit oprechte betrokkenheid ongevraagd advies, dan is de kans nóg groter dat men dat welgemeende advies gewoon naast zich neer legt. Eline van Tijn schreef een blog over goed adviseren  en het verschil met bemiddelen in een zakelijk geschil.

Gevraagd advies

Mensen vragen vaak alleen  om advies  om te worden bevestigd in wat ze zelf toch al van plan waren. Met name in privé situaties maak ik dat vaak mee. Een voorbeeld: mijn  goede vriendin vroeg mij of ze haar overspelige vriend moest gaan ophalen. In de nacht dat hij kennelijk bij een ander in bed lag. Mijn advies: nee, blijf weg! Dat advies sloeg ze volledig in de wind. Ze ging erop af en het werd een gênante vertoning, waar ze later spijt van had. In mijn vroegere  advocatenpraktijk, waarbij ik werd betaald voor mijn adviezen, lag het iets anders, maar ook  toen waren cliënten geneigd hun eigen plan te trekken. De ervaring leert dat antwoord op de vraag in hoeverre mensen bereid zijn – na professioneel advies – een andere koers te gaan varen,  afhangt van de kwaliteit van de relatie met en daarmee het vertrouwen in de adviseur.

Trusted advisor

Een zogenaamde ‘trusted advisor’ zal een goede relatie met zijn of haar klant hebben opgebouwd. Die relatie start vanuit een behoefte aan  technische kennis, ervaring en expertise en de vertaalslag naar de praktijk. Het gaat dus niet alleen om de inhoudelijke kwaliteit van een advies, maar vooral ook om wat je er daadwerkelijk mee bereikt. Kun je de toegevoegde waarde van een bepaalde keuze voor de klant toelichten, dan zal deze het advies vast wel opvolgen. Een vertrouwde adviseur heeft ook in de gaten dat er weliswaar verschil is tussen de zakelijke en privé-wereld van hun klant, maar dat beide erg persoonlijk zijn. Bij sommige mensen, zoals bij familiebedrijven, overlappen deze werelden elkaar veel. Het adviseren krijgt dan ook een emotionele of empathische component.

Adviseren bij conflict

Stel nou dat je een ‘trusted advisor’ bent en in de onderneming van jouw klant is intern gedoe ontstaan. Zoals tussen de aandeelhouders, in het management of bij de opvolging naar een volgende generatie. De klant en de continuïteit van het bedrijf liggen je na aan het hart. Men wil ook met jou als vaste adviseur overleggen en horen wat jij ervan vindt. Vaak wordt adviseurs in zo’n situatie  gevraagd  het conflict te helpen bemiddelen. Probleem daarbij is dat ze nu eenmaal de rol van adviseur hebben en dat er daardoor impliciet  verwacht wordt dat ze met flink sturend advies voor een oplossing komen. Daar kan het mis gaan, hoe zorgvuldig een advies ook tot stand is gekomen. Er is immers sprake van conflict. Heeft één van de betrokken personen  iets anders voor ogen,  dan   krijgt de adviseur ineens het verwijt partijdig te zijn. Bij een ander gaan loyaliteit aan en respect voor de vertrouwde adviseur nu ook meespelen. En zo iemand schiet wellicht in de verdediging. Voor je het weet escaleren de zaken dan verder. Wil je als vertrouwde adviseur ook omgaan met interne conflicten, weerstand en tegengestelde belangen, dan zul je communicatie- en mediation-vaardigheden moeten inzetten.

Of, ook een idee, jij blijft als adviseur in je eigen rol en verwijst door naar een goede zakelijke mediator.

Mediator en advies

Een MfN-register-mediator mag nu juist geen adviezen geven aan de deelnemers in een mediation. En ik ben daar eigenlijk wel blij mee. Adviseren in een conflict leidt immers al snel tot die hiervoor benoemde beleving van partijdigheid als jouw advies de één meer aanspreekt dan de ander. Een deelnemer die het er niet mee eens is verliest  het vertrouwen omdat de mediator een kant zou hebben gekozen. Als mediator kan ik, als het vertrouwen zoek is, de deelnemers niet meer begeleiden om samen te zoeken naar een oplossing waarbij we proberen rekening te houden met alle belangen.

Overigens is een oplossing die de mediator zou kunnen aandragen sowieso zelden of nooit de goede oplossing voor betrokkenen. Het draagvlak ontbreekt als ze niet zelf tot die keuze komen; zeker bij ondernemers geldt vaak het uitgangspunt: wij  maken zelf wel uit wat goed voor ons is.

Soms blijkt het in een zakelijke mediation wel goed om extra expertise of zienswijzen in te brengen. Het enige advies wat ik regelmatig zal geven is om een adviseur te raadplegen. Klinkt als een dooddoener, maar het is wel belangrijk dat in mediation overeenstemming wordt bereikt op basis van ‘informed consent’. Zeker als akkoord gaan met een oplossing zou betekenen dat er een verandering van rechtspositie ontstaat, zoals bij ontslag, beëindigen van zakelijk partnerschap, overgang van onderneming of uittreden van een vennoot.

Adviseur binnen mediation

Als deelnemers binnen een mediation ruggenspraak willen houden met hun eigen adviseur, zoals een advocaat, accountant of vertrouwenspersoon, dan moet deze eerst tekenen voor geheimhouding. Het is belangrijk om de vertrouwelijkheid van de mediation te waarborgen, maar dan kunnen de adviseurs ook op de achtergrond meepraten of juist aan tafel erbij komen. Ze hebben meestal een hele constructieve rol en geven hun klant vertrouwen en zekerheid in het mediation proces.

En toch kan het voorkomen dat het advies binnen de mediation niet of niet helemaal wordt opgevolgd. En dat hoeft ook niet natuurlijk.

Zoals die keer dat twee zakenpartners na jaren van procederen bij mij aan tafel waren uitgekomen op een oplossing waarbij ze elkaar finale kwijting zouden verlenen. Eén van de twee was nog wat onzeker en had bedenktijd nodig. Hij wilde nog even bellen met zijn advocaat. Toen hij terugkwam in de mediation sessie zei hij: “Mijn advocaat zegt dat ik het niet moet doen, want ik heb hele goede kansen om de procedure in hoger beroep te winnen  Ja hoor, dat zal wel, maar ik ben er liever nu klaar mee.” We konden er samen om lachen en even later hebben de heren hun handtekening gezet waarna ze met grote opluchting gezamenlijk mijn kantoor verlieten.

Soms blijken adviseurs zo vergroeid met de zaak dat ook zij de oplossing niet meer zien, juist dan is het inzetten van de neutrale mediator een hele slimme stap; weer met frisse blik en open mind onderzoeken op welke manier je er toch nog samen uit kunt komen.

Geen familie(bedrijf) zonder ruzie!

Een familie zonder conflicten bestaat niet. Net als in ieder huwelijk of in elke samenwerking moet er wel eens iets botsen tussen de verschillende individuen. In de ene familie kan conflict escaleren in flinke ruzie tot zelfs complete oorlog, terwijl in de andere men na een botsing weer terug kan keren naar familiale harmonie. De behoefte aan harmonie is universeel. Die behoefte maakt vaak dat we onze ergernissen of eigen wensen voor de lieve vrede opzijzetten. Dat laatste kan precies de oorzaak zijn van escalatie op een later tijdstip, soms pas tientallen jaren later.

Ruzie in de familie is altijd pijnlijk. Vooral als het conflict eindigt met het verliezen van contact met een of meer familieleden. Eigenlijk komt de ruzie dan dus niet ten einde; ergens blijft het van binnen knagen. Als door een familieruzie ook nog eens het familiebedrijf ten onder gaat is de schade dubbel en dwars. Zo kopte het FD afgelopen week nog “Bonje in familiebedrijven berokkent onherstelbare schade“.

Ik vind het van groot belang om dat te voorkomen en vaak blijkt dat niet eens zo heel moeilijk te zijn. Zoals laatst een pater familias mij meldde: “Ik ben trots op ons; dat ene gesprek heeft al wonderen gedaan voor onze samenwerking!”

Gesprek uit ervaring
Als zakelijk mediator mag ik regelmatig families begeleiden met gedoe in hun familiebedrijf. Het bedrijf is meestal de trots van de familie en als men eenmaal over mijn drempel is, dan is motivatie groot om mee te werken aan de mediation. Het helpt ook dat ik zelf 30 jaar ervaring heb als ondernemer in een familiebedrijf. Er is over en weer herkenning van de typische dynamiek in familiebedrijven en minder gêne om het gesprek te voeren over de familiale conflicten. (NB Natuurlijk verliep de geschiedenis van mijn eigen bedrijf ook niet vlekkeloos; als je er meer over wilt lezen zie mijn artikel in ons jubileum magazine).

Mijn hulp wordt eigenlijk nooit ingeroepen door de oprichters van het familiebedrijf, maar door een lid van de tweede of zelfs derde generatie. Vervolgens lukt het hen om de andere leden van de familie te laten instemmen met een mediation-traject. Hoe slecht de onderlinge sfeer ook is en hoeveel boosheid en verdriet er leeft. Met name de oudere generatie heeft toch altijd het beste voor met de eigen (klein)kinderen.

Het wonder en de vuile was

Hoe komt het dat een mediation-traject binnen een familiebedrijf zo relatief eenvoudig en snel succes brengt? Het ‘wonder’ zit hem denk ik in de onderliggende familieband die altijd blijft bestaan. Die sterke band maakt dat iemand daarbinnen besluit dat hij of zij genoeg heeft van alle ruzies en dat er iets moet gebeuren. En hoewel het geen schande is om hulp van buiten in te roepen, is het ook heel belangrijk om de vuile was niet buiten te hangen. De mediator kan als neutrale derde conflictprofessional in vertrouwelijkheid de gesprekken begeleiden. Alleen al het feit dat familieleden bereid blijken om bij elkaar te gaan zitten met een mediator kan reden zijn om de ergste wrok te laten varen.

Samen aan de slag

Natuurlijk moet de vuile was nog wel gedaan worden! Het is hoognodig om van elkaar te horen over boosheid en verdriet. Wat is er misgegaan, waarover is men teleurgesteld of gekwetst. Meestal zijn deze gesprekken al in geen jaren of zelfs nog nooit gevoerd. Als mediator kan ik met alle respect deze confrontatie afdwingen omdat men het in feite al eens is over het gemeenschappelijke doel: het bereiken van een positieve toekomst voor de hele familie.

Heeft dit wel zin?

Het is heel normaal dat minimaal een paar familieleden of zelfs iedereen twijfelt of dat gemeenschappelijk doel wel haalbaar is. De eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst is iedereen vaak vrij gespannen. Alles wat gezegd wordt moet daarna nog even bezinken. Toch volgt er dus meestal vrij snel een kentering, waarbij de familie weer elkaars kracht en kwaliteiten gaat zien. Geweldig mooi om mee te maken! Ze hebben mij al snel niet meer nodig en gaan weer samen aan de slag met alle capaciteiten die er al waren. Waarbij iedereen realistisch genoeg is om te begrijpen dat er heus nog wel eens confrontaties zullen zijn. En dat is juist goed en nodig om een familiebedrijf toekomstbestendig te houden.

Zelfhulp / tips

Wat kun je zelf al doen als het schuurt in het familiebedrijf en je wilt er graag samen uit komen?

– Maak een afspraak om in alle rust bij elkaar te komen.

– Probeer het gesprek op gang te brengen aan de hand van wat voorbereiding.
– Vraag je meewerkende familieleden om ieder voor zich de antwoorden op de volgende vragen op te schrijven.

– Voer het gesprek aan de hand van ieders input.

Vragen ter voorbereiding op het familiegesprek

– Wat betekent onze samenwerking voor jou persoonlijk?

– Waarover maak je je (het meeste) zorgen?

– Wat heb je nodig van de anderen om tot een goede samenwerking te komen?

– Wat heb je zelf te bieden aan de anderen?

– Welke uitdagingen zie je voor jezelf als je goed voor jezelf en je eigen belangen wilt zorgen zonder de anderen te schaden?

 

Event – generatiegeschillen en samenwerken

Elke generatie heeft haar eigen ideeën over succes, samenwerken en innovatie. Hoe profiteer je van de verschillen en reduceer je mogelijke spanningen tussen verschillende generaties? Wij zien in onze praktijk de ‘worst cases‘; teams en familiebedrijven waar de bom gebarsten is. We zijn nieuwsgierig naar manieren waarop je het samenwerken tussen verschillende generaties beter kunt faciliteren.

Daarover gaan we graag het gesprek aan met professionals uit verschillende expertises in ons netwerk. Noem het een  uitgesteld jubileum-kennis-feestje. In de Grote Kerk van Monnickendam op donderdagmiddag 16 september 14.00 – 16.30 plus borrel met als thema’s generatieproof samenwerken (millennials versus boomers) én het familiebedrijf.

Coronaproof samenkomen

De kerk kan 2000 mensen huisvesten, dus afstand houden is geen enkel probleem, maar mocht eind augustus blijken dat het niet verantwoord is, dan vinden we manier om er online iets moois van te maken.

Programma

– welkom

– twee inhoudelijke inleidingen (plenair) door twee professionals, conflictdynamiek deskundigen op dit gebied. Barbara Hoogeboom (Bert Hellinger Instituut) en Katalien Bollen (Deloitte, KU Leuven).

– ronde tafels rondom stellingen over generatieconflicten, opvolgingsproblemen in het familiebedrijf en diversiteit & inclusie op de werkvloer.

– een afsluitende korte ‘roast’ door millennials David Hoek en Wisse Roelofs (Nyenrode alumni, start up business development managers).

Nu al enthousiast?

Meld je gelijk aan.

Over onze experts
Dr. Katalien Bollen, is senior expert en team lead van het Family Business Dynamics-Governance (FBD-G)-team (Deloitte Legal Lawyers). Binnen FBD-G begeleidt Katalien families en familiebedrijven met als doel te komen tot duurzame verstandhouding en familiale harmonie. Ze doet dit aan de hand van het faciliteren van complexe gesprekken tussen generaties en/of het faciliteren van workshops al dan niet binnen het kader van een Family Academy of een FamilieCharter.

Ze ondersteunt en begeleidt vermogende families bij vragen omtrent familie (Bv.: Hoe maken we moeilijke onderwerpen bespreekbaar? Hoe lossen we conflicten op?), het familiebedrijf (familievermogen) (Bv.: Is het voor familieleden mogelijk om binnen het familiebedrijf te werken? Indien ja, onder welke omstandigheden?) en investeringsvermogen (Bv.: In welke domeinen willen we investeren?).

Katalien promoveerde op het onderwerp bemiddeling (KU Leuven), en was professor aan de universiteit van Maastricht. Katalien is gastdocent aan de KU Leuven (Faculteit Psychologie en Faculteit Rechten) waar ze verscheidene doctoraten begeleidt rondom conflict management, onderhandelen, leiderschap en overdracht binnen familiebedrijven alsook thema’s gerelateerd aan het familiaal vermogenSrecht. Katalien is bemiddelaar en heeft ervaring als trainer in groepen, teams en familiedynamieken.

Video introductie dr. Katalien Bollen

Barbara Hoogenboom is mede-eigenaar, directeur en systemisch facilitator bij het Bert Hellinger Instituut Nederland. Studeerde bedrijfskunde, werkte ruim tien jaar bij financiële organisaties in managementfuncties in binnen- en buitenland. Daarna werkte ze 11 jaar als register mediator in zakelijke en familieconflicten tot 2015, waarna het systemische werk haar volledig in dienst nam. Ze is constant nieuwsgierig naar wat de goede (systemische) redenen zijn dat de dingen zijn zoals ze zijn. Uitzoomen naar grotere systemen en dynamieken daarin maakt deel uit van haar natuurlijke manier van zijn en doen. Altijd bereid om moedig én kwetsbaar te zijn. Niet bang voor de harde realiteit én in dienst van mildheid en dankbaarheid. Verspreidt graag systemisch werk als een gezond virus (…) door middel van trainingen, workshops, opstellingen en coaching. Gehuwd, moeder van drie kinderen, woonachtig op Texel.

Video introductie Barbara Hoogenboom

Wanneer ook de rechter mediation aanraadt

Recentelijk stonden twee zwagers voor de rechter. Zij hadden al jarenlang samen een bedrijf dat vloeren legt en dat zij (zonder verdere rechtsvorm) als zzp’ers runden. De ene zwager deed vooral de administratie. Van de andere zwager, die meer het uitvoerende werk deed, verleende diens schoonzoon ook regelmatig uitvoerende hulp.

Bij de uitvoering van een opdracht ging iets ernstig fout, en de ene zwager eiste een schadevergoeding van circa twee ton van de ander en diens schoonzoon. Bovendien, nu puntje bij paaltje kwam, bleek in de afgelopen jaren de schoonzoon ook een aantal valse facturen te hebben ingediend. Die had de ene zwager altijd in goed vertrouwen uitbetaald – maar nu bleek hij opgelicht.

De rechter kwam enerzijds tot de conclusie dat de vordering onjuist was onderbouwd – eiser was niet de baas van de andere twee, dus dit was geen foutief uitgevoerde opdracht door een werknemer, maar dit was een gedeeld bedrijfsrisico – en anderzijds dat het geschil, onder andere gezien de familieverhoudingen, nou typisch geschikt was om in mediation op te lossen. Altijd mooi wanneer niet alleen ‘wij van wc eend’ maar ook andere conflictprofessionals ons metier aanbevelen.

Eén van de partijen weigerde echter mediation, waarvan vrijwilligheid voorop staat. De rechter kon vervolgens niet anders dan de vordering op formeel juridische gronden afwijzen.

De casus geeft weer aan hoe belangrijk familieverhoudingen zijn; de emotionele lading die deze verhoudingen met zich mee brengen zorgen voor snel oplopende spanningen als het mis gaat. Dan gaan de hakken in het zand en laat men niet meer over zich heen lopen. Op de schaal van Friedrich Glasl schiet de escalatie van het conflict onmiddellijk naar de hoogste regionen.

Uit recent onderzoek kwam al de aanbeveling dat – met name bij familiebedrijven – een familiestatuut een zeer nuttig instrument kan zijn. Dat statuut wordt vooraf opgesteld en regelmatig tegen het licht gehouden en partijen leggen daarin afspraken vast over een heel scala aan onderwerpen, zoals doelstellingen, management, bedrijfsopvolging, maar ook over de behandeling van onverhoopte conflicten. Als die afspraken vooraf zijn gemaakt is het veel makkelijker om die ook daadwerkelijk na te leven als het zover komt.

Een mediationclausule is in ieder geval een goed element in zo’n statuut; mocht het in mediation niet lukken dan kan men altijd nog naar de rechter. Maar, zoals de rechter in deze casus ook aangaf, mediation zal in vele gevallen helpen om de (te) hoog opgelopen gemoederen te bedaren, zodat een voor alle partijen acceptabele oplossing kan worden bereikt.

Lees meer over mediation en het familiebedrijf in dit artikel van Roderic van Voorst tot Voorst uit het Mediation Magazine.