TERUGBLIK – Rouw op de werkvloer

In de Nationale Week van de Mediation, die dit jaar werd gehouden van 30 oktober tot 3 november, organiseerden wij onze halfjaarlijkse (ditmaal digitale) kennisbijeenkomst. Ditmaal met als thema: “Rouw op de werkvloer”

Ruim veertig mensen namen deel aan deze bijeenkomst om ervaringen en kennis te delen. “Rouw”, als onderwerp, blijkt nog vaak taboe maar heeft wel een flinke impact op (werk-)relaties. In dit artikel delen we de inzichten en tips van die ochtend.

Veel van de aanwezigen waren vertrouwenspersoon (43%), mediator (23%), of HR-manager (9%); slechts 19% had geen ervaring met rouw op de werkvloer, 34% eigen ervaring, 13% ervaring met rouw van collega’s en 34% kwam professioneel met rouw in aanraking; 50% van degenen die antwoord gaven op de betreffende vraag heeft geen protocol op zijn/haar werk in een grotere organisatie, 22% wel. (19% gaf aan dat dit voor hen niet van toepassing is).

Drie sprekers kwamen aan het woord, met ieder een heel  bijzondere bijdrage:

Marion Uitslag, auteur en onderzoeker. De ervaring van rouw of verlies is persoonsgebonden, niet voor iedereen gelijk. Marion vertelde bovendien dat actie pas mogelijk is na acceptatie en als ook het eigen aandeel of de eigen verantwoordelijkheid wordt erkend.

Parinaz Aminzadeh, maatschappelijk werker/vertrouwenspersoon in de ouderenzorg. In de ouderenzorg komt verlies bovenop verlies: gezondheid, relatie (als de partner overlijdt), eigen regie; er is te weinig tijd om het verlies goed te verwerken. (Partner)verlies veroorzaakt eenzaamheid, en leidt mogelijk tot rolverwarring.

Een rouwproces kan pas goed starten na inzien/acceptatie van het verlies. Een rouwproces heeft tijd nodig en kan vaak lang duren. De rouwbegeleider probeert hoop een andere vorm te geven, zodat de ouder wordende mens toch de lichtpuntjes blijft zien.

Cultuurgebondenheid: In sommige landen wordt een collega, na partner-verlies, als hij weer naar het werk wil/kan, opgehaald door collega’s, om de verbondenheid tastbaar te maken. Het verlies is niet eenzijdig, ook de werkgever verliest (zeker als er geen ruimte gegeven wordt voor herstel).

Van groot belang zijn: Ruimte geven voor het verhaal. Delen met elkaar. Maar: mensen durven vaak niet te vragen, bang voor de gevolgen van de vraag.

Ook: grote organisaties hebben regels, die beperken de ruimte die eigenlijk nodig is.

Willem Tukker, financial controller in een maatschappelijke organisatie. Op indringende wijze vertelt Willem Tukker over het verlies van zijn dochtertje Rosalin, die op 17 november 2022 op 9,5 jarige leeftijd aan een longinfectie overleed en hoe dit een emotionele aardbeving teweegbracht bij de ouders. Van groot belang is toen geweest de reactie van de leidinggevende die bestond uit een aantal onderdelen:

  1. werk komt wel weer
  2. neem je tijd
  3. wat kunnen we voor je doen?

Dit waren voor Willem de sleutels. Hij voelde begrip, die de ruimte boden voor herstel.

Ook vragen als: “vind je het fijn als er collega’s op de begrafenis komen?” toonden de zorg die op zo’n moment zo nodig is.

En terugkeer naar werk werd voorafgegaan door een kop koffie op kantoor, zonder druk om aan het werk te moeten gaan.

Er waren ook ongemakkelijke momenten. Zoals collega’s die wegduiken als ze je voor het eerste zien op het werk. Niet uit onwil maar uit onmacht. Of medewerkers die teveel vragen stellen (wat het gevoel gaf van sensatiezucht in plaats van echte empathie en belangstelling).

Die onmacht is begrijpelijk. We hebben de dood buiten de deur gezet, met hospices en verpleeghuizen en rouwcentra. Er wordt te weinig over de dood gepraat, en er is vaak onbegrip bij werkgevers/organisaties hoe hier mee om te gaan; er is de neiging om de oplossing te zoeken in regelgeving (twee weken rouwverlof, formele processtappen), maar dit werkt niet.

Anderzijds zijn er (kleinere) werkgevers, die niet zoveel flexibiliteit kunnen bieden, want langdurige uitval is niet goed te dragen. Toch blijft zoeken naar maatwerk belangrijk.

Het zou mooi zijn als er een training zou zijn, voor werkgevers (welke vragen wel, welke vragen niet stellen; hoe lang verlof; mogelijkheid tot inzet van loopbaanbudget) maar ook voor werknemers (pak de ruimte en vertel wat je nodig hebt). Van belang is om ook de effecten op lange termijn in ogenschouw te nemen.

Bij werkoverleg: eerst even inchecken (naam overledene noemen, evt. verjaardag, toon interesse en vraag na).

Rouw kun je niet behandelen, want rouw is geen ziekte.

 

Na deze ochtend met boeiende sprekers werd in kleine groepjes verder gesproken over het onderwerp en veel wat daarmee te maken heeft, waarna tot slot een korte terugkoppeling werd gegeven over de conclusies uit die gesprekken. Een paar daarvan waren:

  1. Verlies leidt tot meer verlies, zoals bij scheiding: verlies van partner, van (relaties met) kinderen, verlies van woning (ook vrijwillige verhuizing is verlies), halvering vriendenkring. Anderen willen helpen, nemen verantwoordelijkheid over. Maar van groot belang is zelf regie herpakken.
  2. Maatwerk is essentieel. Een “overlijdensprotocol” als handboek voor de werkgever, waarin zowel zakelijke als persoonlijke/emotionele zaken worden opgesomd, kan dienen als “keuzemenu” voor een zo goed mogelijke begeleiding in overleg met degene wie het betreft.
  3. Regelgeving is te beperkt (voorbeeld: dierbare buurman, die elke dag geholpen werd, overlijdt; voor de nabestaande betrokken buur is er geen verlof regeling). Werkgever moet flexibel zijn.
  4. Er zijn verschillende vormen van rouw. Werkgevers zouden “vaardig” moeten zijn in de opvang daarvan op managementniveau, en directie moet daarop toezien. Zeker in het geval van het overlijden van een collega.
  5. Niet alle vormen van rouw zijn direct zichtbaar. Moeilijk onderwerp, moet toch bespreekbaar worden gemaakt.

Al met al een zeer waardevolle ochtend. Met dank aan de sprekers en aan alle aanwezigen voor hun inbreng en actieve deelname. We kijken uit naar onze volgende interdisciplinaire bijeenkomst medio april. Interesse? Stuur ons een mailtje om op onze mailinglijst te komen!

Mediation in de praktijk – Het vastgelopen proces

Roderic van Voorst tot Voorst is zakelijk- en familiemediator binnen ons kantoor. In deze blogserie neemt hij ons mee in de kernwaarden van mediation en dilemma’s, en hoe hij daar in de praktijk mee omgaat. Vandaag: Wat doe je als mediator als partijen hun conflict in stand houden, maar de mediation niet willen beëindigen?

Na 12 jaar huwelijk was het ècht over en uit, ondanks een poging tot relatietherapie een paar jaar geleden. De kinderen van 10 en 8 woonden in het gezamenlijke huurhuis en de ouders vlogen in en uit (bird-nesting) en woonden zelf ieder tijdelijk bij hun ouders in.

Het bird-nesten werkte niet goed. De reistijden waren (te) lang, ze moesten (te) vroeg op om de kinderen op te halen en naar school te brengen; kortom, het schema voor de zorg paste niet in hun eigen werktijden, maar een ander huis was er niet zo snel. De vrouw had een punt achter de relatie gezet en de man was, zo leek in de eerste bijeenkomst, woedend. Desgevraagd werd dit door hem bestempeld als “niet boos, maar gefrustreerd”: alles wat de vrouw wilde werd gedaan, hij had niets, maar dan ook niets in te brengen, hij was niet meer dan een hond. In lange tirades, die niet te onderbreken vielen, uitte de man zijn gram. Hij zat hier voor de kinderen, niet voor zichzelf. De vrouw zat er als een stil vogeltje bij.

In de mediation

Het opstellen van een ouderschapsplan en het regelen van financiën waren de hoofdthema’s die zij wilden oplossen. De man kwam met voorstellen, de vrouw piepte dat die niet goed waren. De man raakte gefrustreerder en gefrustreerder, de vrouw kroop steeds verder weg. De man voelde zich slachtoffer van de vrouw, zij had tot de scheiding besloten, hij had het maar te slikken, zijn voorstellen werden telkens afgewezen. De vrouw voelde zich slachtoffer van de man, hij was een bully, normaal overleg met hem was niet mogelijk omdat hij telkens boos werd, haar bezwaren tegen zijn voorstellen werden niet gehoord en nog minder gewaardeerd.

Ingesleten patronen

Het conflictpatroon bleek zo diep ingesleten dat geen enkele interventie leek te helpen. Na de vierde bijeenkomst werden door mij twee caucussen ingelast met als hoofdonderwerp communicatie en conflict. Zowel de man als de vrouw toonden in de caucus geen enkel inzicht in het patroon waar zij zelf in zaten. Tot een analyse ervan waren ze niet in staat, anders dan de conclusie handhaven dat het aan de ander lag. Op de vraag wat ze dan anders zouden kunnen doen om het gedrag van die ander positief te beïnvloeden bleef het bij een hulpeloze, vragende blik.

Een volgende poging om het onderwerp aan te snijden werd onmiddellijk afgewimpeld. De man wilde pas praten over conflictstijl als er stappen waren gezet in het opstellen van een ouderschapsplan (hij had al weer op vijf punten toegegeven, meldde hij boos, de birdnesting-regeling moest anders en wel volgens zijn bijgeleverde eisen, dus waar bleef zij nou met háár bijdrage om er samen uit te komen??).

Reflectie op mijn rol

De vraag die ik mij als mediator stelde was welke rol ik nou eigenlijk had. Het standaardbeeld van de mediator is dat hij partijen helpt er samen uit te komen en dat zij na de mediation zonder conflict de toekomst tegemoet gaan. Dat beeld leek hier niet haalbaar. Maar aangezien partijen wel tot overeenstemming leken te willen komen over de inhoud – ook al kozen ze daarvoor de moeilijkste weg – moest ik de mediation toch voortzetten. Hired until fired. Ik meldde aan hen dat ik een beëindiging door de mediator als mogelijkheid zag, in de hoop dat die waarschuwing zou helpen. Ook daarin had ik mij vergist…

Niet meer neutraal?

In de 14de bijeenkomst stelde de man dat de vrouw zo halsstarrig bleef omdat ik als mediator haar daarin aanmoedigde; ofwel: als het dan al niet helemáál aan haar lag dan lag het dus aan mij.
Ik heb twee dagen daarna in een uiteraard zeer vriendelijk bericht de mediation beëindigd op grond van het argument dat ik mijn neutraliteit niet meer kon garanderen nu die in twijfel was getrokken.
Niet alle mediations eindigen met een succes. Mag de mediator dat jammer vinden? Of is hij alleen al door die gedachte/wens niet meer helemaal neutraal?

 

Wie bepaalt de grens? Mediation en grensoverschrijdend gedrag

Deze maand organiseerden wij een bijeenkomst over grensoverschrijdend gedrag. Een boeiende bijeenkomst met meer dan vijftig deelnemers uit allerlei verschillende professionele disciplines.

We hadden boeiende presentaties van forensisch psychiater en seksuoloog Bas Frelier, Janke Dekker, theatermaker en voorzitter van stichting Mores Online: het meldpunt voor ongewenste omgangsvormen in de podiumkunsten-televisie-en filmsector en Barend van Luyn, advocaat en partner bij advocatenkantoor Loyal. Daarna gingen we in 7 kleinere groepen uiteen om verder door te praten over casuïstiek en de verschillende rollen en verantwoordelijkheden die we hebben in kwesties waarin een melding is gedaan van grensoverschrijdend gedrag in een professionele setting. Lees en/of download het volledige verslag van deze bijeenkomst inclusief lees- en luistertips voor wie zich verder in deze materie wil verdiepen.

Daarnaast lanceerden we ook onze podcastserie De Casus. In aflevering drie van deze serie gaat journalist Wilson Boldewijn met onze mediator Eline van Tijn in gesprek over een hoog opgelopen conflict in een groot advocatenkantoor waarin een melding is gedaan over grensoverschrijdend gedrag door een leidinggevende. Heeft mediation zin in dit soort zaken, en hoe liep het af?

Luister hier aflevering 3 | de Casus “Wie bepaalt de grens?’ over grensoverschrijdend gedrag.

Is luisteren het nieuwe verbinden?

Verbinden. Het is een beetje een ‘deug-woord’ geworden. De dagelijkse realiteit lijkt momenteel zo anders. In het licht van zoveel gelijktijdige crises (COVID, oorlog, klimaatverandering, stikstof, inflatie) lijkt ons land te polariseren, en de toon van allerhande reacties – op sociale media en daar buiten – wordt steeds harder.

Wij versus zij. De ander zit fout, en wij hebben de waarheid in pacht. Het is zeker geen onbekende reactie op moeilijke omstandigheden.

De conflictvaardige stad, een droom?

Als mediators met een goedlopende praktijk én een gevoel van urgentie was voor ons de vraag: “Hoe blijven we als maatschappij ook onder moeilijke omstandigheden met elkaar in gesprek?” Daarom organiseerden we vlak voor de zomer een bijzondere bijeenkomst. We waren opnieuw te gast in de Grote Kerk in Monnickendam. We luisterden naar onze gastsprekers: Marian ter Weele, burgermeester Gemeente Waterland, Munish Ramlal, Ombudsman metropool Amsterdam en Bente London, directeur BeterBuren, één van de grootste bemiddelingsorganisaties in Nederland. En gingen ook met elkaar op onderzoek uit. Hoe ziet een conflictvaardige stad er uit? Hoe moedig je mensen uit om zelf verantwoordelijkheid te nemen, in hun buurt, in het maatschappelijke debat of in gewoonweg luisteren naar die ‘ander’, die in een andere bubbel of wereld lijkt te bewegen dan jij, al wonen jullie in dezelfde stad. En hoe zorg je dat iemand die – al dan niet tijdelijk – door een kwetsbare periode heen gaat, ook gehoord wordt?

Output

Het allesomvattende antwoord op die vele vragen hebben we – uiteraard – niet in één middag gevonden. Maar de bijeenkomst smaakte wel naar meer.

Want hoe mooi is het, om te voelen dat je medestanders hebt. Dat er meer mensen zijn zoals jij die wél ongemakkelijke gesprekken aan willen gaan over moeilijke, en soms polariserende onderwerpen. En wat is het fijn om eens stil te zijn en je te realiseren dat je met echt luisteren de ander het kado van oprechte aandacht geeft. En dat is misschien wel de sleutel naar succes. Of tenminste naar hoop. Dat het niet gaat om winnaars en verliezers. Hoop dat we ondanks alles, in de wetenschap dat we allemaal mens zijn, ook samen tot oplossingen kunnen komen door elkaar te zien en vooral…. naar elkaar te luisteren.

Terugkijken / inspiratie

Sfeer reportage (2 min)

Munish Ramlal over een luisterende overheid en burgers in de knel

Bente London over burgers, hun ruzies, hun buurt en buurtbemiddeling

Meer weten over de inzet van mediation in maatschappelijke processen, verder praten over de conflictvaardige stad en de bijbehorende thema’s of een lees- of luistertip? Neem gerust contact met ons op!

Psychologie aan de mediationtafel

Psycholoog-mediator Mark Spaargaren duikt in deze serie in de wereld van de psychologie aan de mediationtafel. Hij maakt kennis met een tafelgast die altijd aanwezig is. Soms zichtbaar, meestal onzichtbaar. Deze keer: Trauma deel 2.

Trauma

In de vorige blog over Trauma beschreef ik wat trauma is en op welke manier dit in conflicten tot uiting komt. Kortgezegd voelen mensen met een traumatische ervaringen zich sneller onveilig en reageren ze  daarop op één van de volgende manieren: vechten, vluchten of bevriezen. Dit zijn normale reacties op gevaar. Ze zijn gericht op overleven, maar kunnen bij mensen met meervoudig of complex trauma door verschillende situaties, mensen, geuren of herinneringen worden ‘getriggerd’.

Het creëren van een veilige setting helpt enorm om deze reactie te voorkomen en er zijn een aantal dingen die een mediator kan doen als wordt opgemerkt dat de alarmbel afgaat.

Tips voor trauma-sensitief werken

Alles wat het gevoel van veiligheid versterkt, en dus de alarmbel doet verstommen, kan bijdragen aan een trauma-sensitieve aanpak. Deze horen deels bij de standaard aanpak van mediation en zijn deels specifiek voor trauma-sensitief werken, maar zijn bruikbaar in iedere situatie.

Voorspelbaarheid creëert veiligheid. Neem mensen mee in het mediation-proces, neem de regie en creëer duidelijkheid. Leg uit wat er gaat gebeuren en wat de mensen wel en niet kunnen verwachten. Ook van jou in je rol als mediator.

Een gevoel van controle kan de veiligheid ook vergroten. Geef waar mogelijk regie aan de deelnemers,  door keuzes aan te bieden, zoals die voor de mediator, de locatie, de planning van de afspraken of het samenstellen van de agenda.

Waarborg de neutraliteit. Een centraal begrip binnen mediation, en des te belangrijker voor mensen die zich onveilig voelen. Het betreft je eigen rol als mediator (wordt je als ‘veilig’ persoon gezien door beide partijen), maar ook de ruimte waarin de mediation plaats vindt. Voelen mensen zich senang in de ruimte. Zijn er duidelijke instructies over de locatie, over parkeren, hoe men zich moet aanmelden. Is er voldoende privacy? Is het warm en gastvrij, maar niet teveel prikkels (en dus potentiële triggers).

Om vertrouwen te krijgen, is het belangrijk om betrouwbaar te zijn. Afspraak is afspraak. Zeg wat je doet, en doe wat je belooft.

Maak afspraken aan het begin van de sessie over het nemen van een time-out en wat iemand op dat moment nodig heeft. Op deze manier is duidelijk hoe iemand zelf kan aangeven een time-out nodig te hebben, maar ook hoe de mediator dit kan initiëren. Ook is dan voor de mediator duidelijk wat er verwacht wordt: even een moment alleen, of juist niet. Het is goed om aparte ruimte beschikbaar te hebben, waar iemand gebruik van kan maken.

Mensen hebben soms door onrust of paniek moeite in het hier en nu te blijven. Een korte ademhalingsoefening, even rekken en strekken, een koffiepauze of de aandacht richten op iets in de ruimte helpt mensen ’terug te komen’.

Meer informatie

Dit zijn slechts een aantal tips die gebruikt kunnen worden, maar zeker niet volledig. De blogserie Psychologie aan de mediationtafel is dan ook vooral bedoeld voor bewustwording.

Voor meer verdieping, kunnen we een training van de Trauma Company of een andere aanbieder, zoals collega mediators  bij TraumaTrainingen, van harte aanbevelen.

Mediation Amsterdam

Voor meer informatie over onze diensten, voor advies of een afspraak – neem gerust contact op!!

De conflictvaardige stad? Leuk idee, maar wie begint?

Een stad kan natuurlijk niet conflictvaardig zijn. De Gemeente, wijken en buurten ook niet, en hetzelfde geldt voor bedrijven. Conflicten en conflictvaardigheid zijn onderdeel van menselijke interactie. Toch was ‘de conflictvaardige stad’ de titel van onze bijeenkomst op 2 juni. In de Grote Kerk van Monnickendam kwamen de burgemeester, wethouders, mensen uit het bedrijfsleven, burgers en mediators bij elkaar. Het doel: samen luisteren naar een aantal inspirerende sprekers en op onderzoek uit. Wat is er nodig om met elkaar vanuit al die verschillende perspectieven weer in gesprek te komen?

De mens centraal

Munish Ramlal, ombudsman van de metropoolregio Amsterdam, maakte duidelijk waar het om gaat: de conflictvaardige mens. De gemeente, wijken en bedrijven bestaan uit mensen. Mensen die conflictvaardig zijn of niet. Zij maken samen de conflictvaardige stad.….of niet. Het draait daarbij niet om de juiste kennis van wetten en regelgeving, maar vooral om ‘hoe willen we ons tot elkaar verhouden?’

Als stad conflictvaardiger worden, begint dus bij mensen. Begint bij mij, realiseer ik me tijdens zijn bevlogen verhaal. Ben ik conflictvaardig en wat heb ik nodig om conflictvaardiger te worden?

Munish spreekt over zijn invulling van de functie ombudsman: hij is op missie, wil inzetten op een oorvergrotende operatie. Er moet meer en beter geluisterd worden! Door de overheid én door burgers. Hij rijdt de regio door met een ombulance om dichter bij de mensen te komen en hun verhalen te horen en geeft een cursus luisteren aan nieuwe gemeenteraadsleden in Amsterdam.

Ronde tafelgesprekken

Ik ben betrokken bij Mediation Amsterdam, maar heb me de afgelopen 20 jaar ook ingezet voor de maatschappelijke opvang van kwetsbare burgers, als gedragswetenschapper en manager. Tijdens het tafelgesprek waar ik aanschoof, bespraken o.a. de burgemeester van Waterland en een wethouder uit Zaandam de uitdaging om met burgers in gesprek te gaan over maatschappelijke opdrachten, zoals de opvang van vluchtelingen. Cruciaal is eerlijke communicatie: waar is wel en geen inspraak op mogelijk, en gelijktijdig ook oor hebben voor de zorgen van betrokken burgers, vaak verpakt in heftige emotie. Dat kost tijd, die er niet altijd lijkt te zijn in tijden waarin de maatschappelijke opgave soms opgelegd én zeer urgent is. En toch moet er tijd voor gemaakt worden, wil je een project zoals de opvang van vluchtelingen ook lokaal laten landen.

Luisteren en gehoord worden

Vanuit ons werk als mediator weten we hoe belangrijk het is voor partijen – in welke rol ook – om echt gehoord te worden. Voelen dat de ander, al ben je het niet met elkaar eens, je wel serieus neemt. Zo vaak blijkt dat dé sleutel om een stap verder te komen.

We weten ook allemaal hoe het is om niet gehoord te worden. Als de ander duidelijk met zijn hoofd niet bij het gesprek is, of vooral bezig lijkt met wat zij wil zeggen, of juist met het bedenken van tegenargumenten. We houden dan vanzelf op met praten, en blijven met een gefrustreerd gevoel achter. Laten we eerlijk zijn; we hebben allemaal wel eens aan beide kanten van dergelijke gesprekken gestaan toch?

Vanuit de leertheorie (ja, ik ben opgeleid tot psycholoog/gedragswetenschapper) is een basisprincipe: gedrag dat wordt genegeerd, dooft uiteindelijk uit. Een ouder herkent dat misschien van het opvoeden. Je krijgt als jonge ouder het advies ongewenst gedrag bij peuters te negeren en merkt dan in de praktijk dat het uiteindelijk vaak stopt. Maar niet nadat het vaak eerst even erger wordt. Ook gewenst gedrag, zoals het voeren van een echt gesprek, reageert hetzelfde op genegeerd worden.

Als je wilt dat mensen hun mening geven, meedenken en meepraten dan is het belangrijk dit gedrag niet te negeren, maar te belonen met actief luiteren, met oprechte aandacht. Doe je dat niet dan geldt hetzelfde principe: mensen houden er mee op als ze zich niet gehoord voelen, misschien na een korte opleving of gefrustreerde reactie. En als mensen niet meer met elkaar praten, ontstaat ruimte voor escalerende conflicten.

Praktische tips vanuit onze gesprekstafel voor leiders, bestuurders en politici:

Ga naar de mensen toe. Zorg voor nabijheid en handel zaken niet (alleen) af via mail of brief.

Luister zonder agenda. Luister open in plaats van transactioneel (What’s in it for me?).

Beschouw de ander als expert op gebied van zijn/haar eigen situatie.

Wees een OEN – Open, Eerlijk en Nieuwsgierig.

Reageer niet meteen (Ja, maar..). Vraag daarentegen door om een duidelijker beeld te krijgen wat er echt speelt.

Lijkt een open en eerlijk gesprek niet meer mogelijk? Maar heb je elkaar wel nodig om tot een oplossing te komen? Dan kan het nuttig zijn om wat extra ondersteuning te vragen van een neutrale derde, zonder eigen belang. Zoals een vrijwilliger van Stichting Beter Buren bij geschillen tussen buren. Of in complexere zaken een mediator of procesbegeleider.

Over ons

Vanuit Mediation Amsterdam dragen we graag bij aan het conflictvaardiger maken van de stad en dus van mensen. Via trainingen, coaching en verschillende vormen van mediation en bemiddeling. We bemiddelen bij complexe burengeschillen, bij zakelijke geschillen binnen (familie)bedrijven, bij verstoorde arbeidsrelaties, maar er is ook voldoende ervaring aanwezig om mediation of onafhankelijke procesbegeleiding in te zetten bij conflicten tussen gemeenten, ondernemers, maatschappelijke organisaties, bedrijven en/of burgers.

Kan ondernemend Nederland anders de crisis uit?

De tijd van bezinnen en verbinden lijkt voorbij. Een tijd van faillissementen, ontslagen en mogelijk ook rechtszaken dreigt.  Het spoorboekje van Rutte zoekt een evenwicht tussen aan de ene zijde het beschermen van de Volksgezondheid terwijl we de nieuwe vijand beter leren kennen en beheersen.  Aan de andere kant is er een groot belang om banen te behouden. De laatste weken zien we een steeds grotere kloof ontstaan tussen de behoudende tak en de inmiddels bijna 3 miljoen ‘Corona-blockers’ die er wel een beetje klaar mee zijn.[1]

Wij denken dat we gezamenlijk kunnen kiezen voor een andere koers en delen een oproep aan ondernemers, overheid en stakeholders.

De eerste ‘Corona-rechtszaken’ zijn al gevoerd. Rechtbanken en advocatuur vrezen dat de wachttijden de komende maanden nog verder zullen oplopen. Alleen Samen was de slogan de afgelopen maanden. Hoe kunnen we dit principe doortrekken in een economische crisis? Welke rol pakken stakeholders zoals banken, vakbonden, advocaten en verzekeraars? Welke afslag gaan wij als ondernemend en werkend Nederland kiezen de komende maanden? Wordt het hard tegen hard of kan het ook anders?

Goed voorbeeld

De Britse overheid denkt van wel.[2] Al op 7 mei jl publiceerden zij de  ‘Guidance on responsible contractual behaviour in the performance and enforcement of contracts impacted by the Covid-19 emergency’ waarbij bedrijven dringend word opgeroepen om zich als goede contract-partners te gedragen. De richtlijn roept alle sectoren op om nadrukkelijk samen te zoeken naar mogelijkheden en een tijdrovende, onzekere en dure gang naar de rechter te voorkomen, zodat niet een hele keten stilvalt en ook andere bedrijven en afnemers als domino stenen omgaan.

 ‘It is recognised in particular that disputes, especially a “plethora of disputes”, can be destructive to good contractual outcomes and the effective operation of markets’.

Als conflictprofessionals en ondernemers denken ook wij dat het anders kan. Juist nu in (dreigende) crisistijd.

Onze oproep:

Aan ondernemers: Wacht niet op een overheidsdecreet. Laten we als ondernemers nu al kiezen voor effectief conflictmanagement. Ga duurzaam om met (sluimerende) conflicten; dus eerst om tafel, belangen in kaart brengen en opties onderzoeken vóórdat je juridisch je ‘gelijk’ gaat halen.

Aan de Overheid: Steun het initiatief van de Raad voor de Rechtspraak, expertgroep Maatwerk en Mediation, om ook bij het aanbrengen van handelsgeschillen actief te onderzoeken of partijen bereid zijn om eerst nog samen te zoeken naar oplossingen; de mogelijkheid tot een turbo-mediation-traject tijdens de 6 weken wachttijd voor de zitting.

Aan Minister Dekker: maak nu u toch al bezig bent met de consultatie voor de Mediationwet[3] ook gelijk een slag in het borgen van alternative dispute resolution in civiele zaken. Start dit jaar nog met een pilot om juist bij de verwachte golf van faillissementen d.m.v. mediation of medarb[4] te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de schade te beperken.

Aan werkgevers, werknemers en vakbonden: zoek naar win/win oplossingen. Zoek samen naar manieren om werkgelegenheid te behouden waar mogelijk, én de bedrijven op de lange termijn duurzaam en toekomstbestendig te maken. Durf stoere keuzes te maken, juist nu.

Aan verzekeraars, geldverstrekkers en branche-verenigingen: maak uw leden/klanten actief bewust van de mogelijkheden en opties voor consensual dispute management. Dat bespaart in oplopende juridische kosten en verkleint het effect op vertrouwen en slagkracht binnen bedrijven tijdens een slepende juridische procedure. Publiceer, net als de Britse bouw, actief richtlijnen hoe jullie sector duurzaam om kan gaan met het aanpassen van contractuele verplichtingen en het managen van bijkomende geschillen.

[1] https://www.parool.nl/nederland/onderzoek-groep-coronamijders-groeit-in-nederland~b8f1775e/

[2]https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/883737/_Covid-19_and_Responsible_Contractual_Behaviour__web_final___7_May_.pdf

[3] https://www.mr-online.nl/minister-dekker-komt-met-voorstel-mediationwet/

[4] Een combinatie van mediation en arbitrage waarbij er een bindend advies volgt, als de mediation niet tot overeenstemming leidt.

Wat kan er beter bij bestrijden verzuim door conflict?

Samen sparren brengt nieuwe inzichten

Vanuit Mediation Amsterdam zijn we groot voorstander van interdisciplinaire samenwerking én de gedachte: ieder zijn vak en deskundigheid. Dus in een mediation schuift soms ook een jurist of een boekhouder aan. We hebben zelf in een bijzondere kwestie een behandelend psychiater aan tafel gehad, in de rol van partijbegeleider én behandelaar. Dat bleek bijzonder nuttig voor alle betrokkenen. Vorige week zaten we weer met professionals uit diverse disciplines om de online vergadertafel en dat bracht – als altijd – weer nieuwe inzichten.

Blinde vlek

Een van de redenen om te investeren in een netwerk en ontmoetingen met mensen die allemaal rondom het conflict of onze cliënten en/of opdrachtgevers werken, is het feit dat ieder zijn blinde vlek heeft. Of zaken slechts ziet vanuit dat stukje dat hij/zij meeloopt met de betrokkenen.

Wij als mediators lopen een paar weken mee in een relatie die misschien al jaren schuurt. Of wij zijn de sluitpost van een conflict- en ziekteproces waarin al heel veel ondernomen is.

Kennisbijeenkomst
Op 11 juni j.l. organiseerden we in navolging van een bijeenkomst afgelopen oktober opnieuw een uitwisseling vanuit diverse beroepsgroepen. Ditmaal natuurlijk online, vanwege de Corona-maatregelen.

Een bont gezelschap van arbeids-mediators, HR-medewerkers, een vertrouwenspersoon, bedrijfsarts, advocaten en experts op het gebied van veilig werken en ongewenst gedrag wisselen in deze sessies met elkaar hun kennis en ervaring uit. Wat kunnen we van elkaars praktijk en expertise leren? en – niet onbelangrijk – waar kan het soms onverhoopt en onnodig mistig zijn?

Een kleine greep uit de onderwerpen en observaties die gedeeld werden in de sessie:

Bedrijfsarts is leidend maar niet bindend:

– Het advies van de bedrijfsarts is formeel slechts een advies, maar wordt in de praktijk snel als leidend aangenomen. Dan kan het gebeuren dat met name een medewerker niet openstaat voor het onderzoeken van oplossingen anders dan wat (ze denken dat) er in het advies van de bedrijfsarts staat.

– Als voorbeeld daarvan kwam langs: als een bedrijfsarts in zijn advies rondom verzuim én een (dreigend) arbeidsconflict gespreksbegeleiding, bijvoorbeeld mediation, adviseert, dan is voor een werknemer iets anders dan externe mediation vaak al niet meer bespreekbaar. Dat werkt soms escalatie in de hand, vooral als de leidinggevende en/of HR ook andere, laagdrempeligere manieren om een gesprek aan te gaan willen proberen.

– Het brede publiek legt al snel een verband tussen de term “mediation” en echtscheiding, waardoor het advies daartoe van de bedrijfsarts de werknemer het gevoel geeft dat op exit wordt aangestuurd.

Wie heeft de regie?

– Verzuim van een werknemer wordt (soms) geparkeerd bij HR, zodat de lijn en de werkvloer op afstand komen te staan. Juist de band met leidinggevende in de lijn en collega’s blijkt te helpen bij herstel (bij ziekte). Positieve aandacht richting de zieke werknemer toont betrokkenheid, maar stimuleert ook een gevoel van verantwoordelijkheid: je wordt gemist én jouw afwezigheid heeft effect op de werkdruk van jouw collega’s.

– Bij verzuim vanwege conflict is het soms de vraag of direct contact met de conflictpartij (leidinggevende of collega’s) zinvol is. Sommige organisaties houden strak vast aan de lijn dat een re-integratie-traject / plan van aanpak tussen deze leidinggevende en medewerker dient te worden besproken. Dat kan extra spanningen opleveren. Versterking van positie en veiligheid van werknemer heeft dan prioriteit. Misschien is dan tijdelijk een andere gesprekspartner voor het verzuimgedeelte beter. Bedrijfsarts en/of mediator moet echter ook weer niet meegaan in alle grillen van de zieke werknemer: conflict moet worden geadresseerd door de partijen tussen wie het speelt.

Managen en (goed) conflict managen zijn niet per se hetzelfde

– Managers zijn in het verleden vaak aangesteld op basis van anciënniteit of vakdeskundigheid. Niet omdat zij zo goed zijn als managers. Veel organisaties hebben de laatste jaren ingezet op cultuurverandering. Managers worden geselecteerd op basis van criteria zoals coachend leiderschap, luistervaardigheden en empathie. Ook zittend management kan d.m.v. een management development programma nieuwe handvatten aangereikt krijgen. Conflict en verzuimmanagement vragen aandacht, affiniteit en sterke sturing vanuit de organisatie: deze thema’s vragen om urgentie en daadkracht van alle betrokkenen.

Wordt vervolgd!
Wil je meer weten over deze thema’s of vanuit jouw professionele interesse op de hoogte gehouden worden van andere evenementen op het snijvlak verzuim en conflict op de werkvloer, stuur ons dan een mail!

 

Loslaten en excuses

In de aanloop naar een arbeids- of zakelijk conflict zijn er vaak dingen gezegd, gedaan of juist niet gezegd of gedaan die – tenminste in de ogen van één van de betrokkenen – een excuus noodzakelijk maken. Soms wordt een spijtbetuiging zelfs als harde eis gesteld. Zonder sorry kan er niet over andere onderwerpen gesproken worden. En dat is een lastige. Want als sorry-zeggen móet, is het dan ook een écht gemeend excuus? Wat doe je als iemand jou wel hoort en ziet maar toch niet vindt dat hij of zij ergens schuldig aan is?

Pijn
Als je al langere tijd aangedaan bent door een incident of arbeidsconflict – of een beetje van allebei – dan sta je (vaak) op en ga je naar bed met pijn. Fysieke pijn, van gespannen spieren, migraine of mentale pijn, van afwijzing, ergens niet meer bij horen, en soms schaamte dat je thuis zit.
Terugkijkend denk je dat dat thuiszitten misschien wel te voorkomen was geweest. Het had niet zover hoeven komen. Dat besef is een pijnlijk gegeven. De tijd draai je niet terug. En in de maanden die er sindsdien verstreken zijn, is de onderlinge relatie vaak nog verder onder druk komen staan.

Via via
Als de communicatie dan ook nog via tussenpersonen gaat verlopen, is het wederzijdse begrip vaak ver te zoeken. Soms lijkt het logisch dat de communicatie via derden gaat lopen, bijv. een privacyproof-verslag van de bedrijfsarts of formele uitwisseling van een visie op reïntegratieverplichtingen door betrokken juristen/HR. En toch is het gevolg vaak verharding en verdere verwijdering. Niet voor niets luidt het gezegde: Uit het oog, uit het hart.

Overleven
Een logisch gevolg van conflict en spanning is dat je brein in stand ‘overleven in crisis’ gaat. Daarin worden keuzes en situaties, onder invloed van stresshormonen steeds zwart/witter.
In mediation zoeken we naar ruimte. Ruimte voor twee verhalen, en meer grijstinten. Naar écht luisteren. Dat kan heel veel opleveren, zo blijkt bijv. uit deze TedX talk over communicatie door professor William Ury van Harvard University.

Oké, er wordt geluisterd, en dan?
De mediation start met twee verhalen. Het kan zijn dat jullie het vervolgens eens worden over de gang van zaken in het verleden. Soms blijft het ook bij twee visies over hoe jullie tegen over elkaar zijn komen te staan.

En dan is de grote vraag, hoe komen jullie uit de impasse?

Wat is er nodig én mogelijk om weer vooruit te gaan?

Een eerste mediation-sessie gaat vaak over pijn, boosheid en teleurstelling. Maar na die eerste verkenning groeit vaak de wens om weer in beweging te komen. Om daadwerkelijk te gaan praten over oplossingen.
Dan kan zo’n oorspronkelijke eis van éxcuus de voortgang in de weg zitten.
Als mediator zullen we niemand dwingen om afstand te nemen van iets dat wezenlijk belangrijk wás.
Tegelijkertijd durven we wel – soms in een één op één moment – te vragen wat er voor straks wezenlijk belangrijk ís.

Aandacht helpt loslaten

Vaak blijkt dan dat het feit dat er in een rustige situatie aandacht is geweest voor het verhaal van pijn, schaamte, frustratie en verlies genoeg is om dat wat was los te laten. Het is gezien, en daarmee niet langer ontkend. Daardoor kan weer concreet gesproken worden over de toekomst. De spierpijn en kaakkramp verdwijnen en er gaat er weer energie stromen.

Dat kantelpunt – in de veilige ruimte en de aandacht in een mediationtraject – gunnen wij iedereen in conflict.

Herkenbaar?
Zit jij al een tijdje vast in een professionele relatie die niet meer werkt? Is er sprake van ziekte of dreigend verzuim of gewoon heel veel spanning door dreigend conflict? Zoek jij naar oprechte excuses?

Kom in actie voordat er meer stuk is dan je lief is. Daar kunnen wij je op verschillende manieren bij ondersteunen.  Neem gerust contact met ons op of lees hier eerst meer over onze diensten.

• Conflictcoaching
• Dialoogbegeleiding
• Arbeidsmediation

Roderic aan het woord over het mediatorschap

Na (ruim) een jaar bij Mediation Amsterdam leek het een goed moment om Roderic aan het woord te laten over zijn kijk op het mediatorschap.

Roderic, je bent in november 2018 als mediator begonnen bij Mediation Amsterdam. Hoe is je eerste jaar daar bevallen?

Inderdaad is het nu al weer een jaar. Op 5 november 2018 was “de startdatum”, want toen ondertekenden wij de samenwerkingsovereenkomst. Ik kende Tabitha en Eline dus al langer; na mijn basisopleiding tot registermediator en de specialisatie familiemediation kwam ik hen tegen op een mooie middag in mei op een bijeenkomst over onderhandelen in de internationale zakenwereld en de raakvlakken met mediation. Voor mij erg interessant, omdat ik jarenlange ervaring heb opgebouwd in internationale onderhandelingen voor ABN AMRO, vooral in Centraal en Oost Europa. Daar waren met name Rusland en Kazachstan heel bijzonder, omdat hun onderhandelingsstijl zo verschilt van de onze.

In de afgelopen twaalf maanden heb ik een enorme hoop ervaring mogen opdoen in samenwerking met Tabitha en Eline. Daar ben ik hen heel dankbaar voor. Met beiden deed ik een aantal co-mediations, zowel op het terrein van arbeid als bij zakelijke conflicten. Daarnaast deed ik een aantal familiezaken, waarvan een aantal echtscheidingen met ouderschapsplannen. Deze week begin ik aan mijn 15de mediation, ook weer een familiekwestie van gescheiden ouders met twee kinderen.

Je vraag of het eerste jaar is bevallen kan ik dus op meerdere manieren met ‘ja’ beantwoorden. Het beviel qua leercurve, het beviel qua samenwerking, het beviel qua variëteit aan soorten mediation. Ik ga dus met veel plezier mijn tweede jaar in.

Je noemt de variëteit aan mediations. Is niet juist een algemeen gedeeld aspect van mediation dat er een conflict is?

Zelfs dat kun je je afvragen – hoewel we vaak eerder dialoogbegeleiding aanbieden dan mediation als er geen direct conflict is; mensen kunnen ook bij ons aankloppen als ze samen niet helder krijgen hoe ze verder willen, bijvoorbeeld met hun succesvolle onderneming. In zo’n gesprek zijn de emoties niet altijd de primaire zorg. Dus ja, in de meeste mediations willen partijen dat een conflict wordt opgelost; maar er zijn ook genoeg gevallen waarbij een van beide partijen stelt dat hij geen conflict heeft, maar dat alleen de ànder moeilijk doet. Alleen dit al geeft aan hoeveel variëteit er is. De variëteit zit hem niet alleen in de verschillende soorten conflict, maar vooral in de verschillende soorten mensen. Elke mediation is substantieel anders dan een andere – en ik denk niet dat ik dat zo zie vanwege een gebrek aan ervaring. Het leidt bij mij in ieder geval tot de conclusie dat elke mediation zijn eigen procesvoortgang vereist. En dat een goede mediator dus niet een soort standaardpakket van vragen moet aanbieden. Het komt bij beginnende mediators nog wel eens voor dat “vragen uit het boekje” worden gesteld – een op zich juiste interventie, maar op een verkeerd moment gesteld. Ik zie dat gebeuren in de oefenensessies die wij op regelmatige basis als kantoor aanbieden aan beginnende mediators, vaak mensen die vlak voor hun mediationexamens zitten.

Kortom, elke mediation is anders qua psychologie en dynamiek, en de kunst is, althans zo zou ik dat willen, om een zo natuurlijk mogelijk aanvoelend proces te creëren, waarin partijen zo snel mogelijk in een comfortabelere sfeer terechtkomen – dat draagt niet alleen bij aan hun vertrouwen in de mediator, maar ook aan een snellere doorlooptijd, iets waar de mediator ook verantwoordelijk voor is.

Wat heb je geleerd wat je specifiek zou willen noemen?

In ieder geval de rust in mijn hoofd tijdens een mediation, ook als het er heftig aan toe gaat. Ik kan mij nog heel goed herinneren dat in het begin je nog heel erg bezig bent met alles wat er tegelijk gebeurt: aan tafel, wat er gezegd wordt, hoe het gezegd wordt, body language, wat er in je eigen hoofd gebeurt – en tegelijkertijd vooruitdenken “wat moet ik nu zeggen of doen?”. Doodvermoeiend. Door de vele ervaring in dit eerste jaar heb ik daarin veel meer rust kunnen ontwikkelen – en ook dat levert betere mediations op, omdat je beter kunt concentreren op de technieken en interventies en die kunt toepassen op de juiste momenten. Hoewel ik er onmiddellijk bij moet zeggen dat het ook wel eens niet werkt en dan de vraag toch altijd blijft of dat aan jou als mediator ligt; had ik niet beter iets anders moeten doen?

Twijfel je daarover?

Altijd. Maar dat is mijn tweede natuur ook wel. En bovendien is het ook mijn beroepservaring in de financiële wereld – eerst de risico’s inventariseren kan lijken op een negatieve instelling, maar voor mij geeft het de zekerheid dat zoveel mogelijk aan preventie voor die risico’s kan worden gedaan. Dat brengt de verwachting met zich mee dat ik niet verrast zal zijn als er toch iets fout gaat. Maar als er toch iets fout gaat is er wel reden voor twijfel – had ik dit anders moeten doen, of heb ik dit verkeerd ingeschat? Voor mediators geldt waarschijnlijk ook: een leven lang leren.

Wat zijn je doelen voor het komende jaar?

Ik heb afgelopen oktober ook de opleiding tot arbeidsmediator gevolgd. Puur uit eigenbelang, want de markt bestaat voor het grootste deel uit familie-mediation (en dan vooral echtscheidingen) en arbeidsgerelateerde mediations. Zakelijke conflicten die tot mediation leiden vormen maar zo’n 10% van het markttotaal. Daar is nog zeker wel veel te winnen, maar dat kan ik niet in mijn eentje veranderen en ik wil graag als full-time mediator door. Dus wil ik ook op het terrein van arbeid inzetbaar zijn. In goed overleg met Tabitha en Eline kunnen we ons kantoor dan verder laten groeien. Er zijn argumenten om je eigen inzetbaarheid niet te breed te maken – dat kan overkomen als te gretig of als “hij weet van heel veel veel te weinig” in plaats van dat je je als specialist profileert. Maar in de fase van mijn ontwikkeling nu denk ik dat dit juist wel goed is; ervaring is van wezenlijk belang voor goed mediatorschap. Kortom, ik hoop dat ik op zijn minst weer 15 mediations haal in 2020, met meer nadruk op zelfstandige mediations, zowel familie-, zakelijk, als arbeidsgerelateerd.

Dat klinkt goed! Ik wens je veel succes.

Dank je wel, ik geloof dat Eline en Tabitha ook wel tevreden zijn, anders had ik het wel gehoord. Dus we gaan de goede samenwerking volgend jaar in een hogere versnelling voortzetten. Ik zie er met veel plezier naar uit.