Samenwerken en ordeningsprincipes

Formele en informele hiërarchie

Mensen neigen naar hokjes. Dat maakt dat je in een groter geheel snel in kaart krijgt wie, wat, waar. Als iedereen werkt vanaf zijn eigen, juiste plek, geeft dat kracht aan de persoon èn aan het geheel.

Nou zijn er in organisaties ‘eigen, juiste’ plekken, bepaald door de hiërarchie, dus dat is fijn. Een heldere ordening.

Gelijke monniken, gelijke kappen?

Maar hoe werkt dat dan in een team van meerdere personen met dezelfde functie? Geldt daar dan niet iets als ordening? Het geldt daar zeker, alleen is die ordening niet altijd duidelijk en dus, je raadt het al: voer voor gedoe en conflict.

Waarde

Wie is er belangrijker in het team: degene die er het langst werkt, degene met de meeste ervaring, de oudste, de jongste, de meest geleerde, degene die het best met iedereen kan opschieten of degene die het handigst is met de bedrijfssoftware?

Een voorbeeld: degene die ergens al 20 jaar werkt zal het meeste weten van de historie van de organisatie, en in de ogen van de nieuweling ook het minst open staan voor vernieuwing. De ‘new kid on the block’ wil zijn of haar plek veroveren en gaat in de ogen van de ervaren collega maar al te vaak te makkelijk door roeien en ruiten.

Illusies

Het slechte nieuws is: een èchte helder afgebakende (sub)ordening is een illusie. Verschillen zijn er nou eenmaal.

Het goede nieuws is: het gesprek hierover aangaan en de verschillende manieren van ordening (wie betekent wat voor het team), werkt erkennend en veelal – ook – gedoe-oplossend.

Herken jij dit? Een groepsdialoog met diverse werkvormen kunnen de onderlinge samenwerking verbeteren. Zodat zowel de afzonderlijke individuen als de groep als geheel beter en prettiger kunnen functioneren. Meer weten over hiërarchie en samenwerken? Neem vrijblijvend contact op via info@mediationamsterdam.nl

 

samenwerken en goed communiceren is geen eitje

Ergens bij horen

Grenzeloos communiceren

Via twitter raak je in gesprek met een journalist uit Amerika, op facebook zie je je nichtjes in Australië opgroeien en op LinkedIn blijf je op de hoogte van de carrière keuzes van collega’s uit een ver verleden. De wereld lijkt met alle moderne communicatiemiddelen zo klein geworden. Samenwerken, goed communiceren en contacten onderhouden is een eitje anno 2015 toch?

Toch is dat niet wat we bij ons in de praktijk zien. Sterker nog: mensen lijken meer dan ooit te worstelen met intermenselijk contact.

Voorspelbaarheid

De wereld leek ‘vroeger’ redelijk overzichtelijk. Je ging werken bij bedrijf x, maakte 4 stappen op de carrière ladder en ging 40 jaar later met pensioen. Die tijd is voorbij. Inmiddels lijkt alles en iedereen in continue beweging op de arbeidsmarkt.

Flexibilisering

En niet iedereen kan daar in mee. Reorganisaties, flexplekken, zelfsturende teams, het nieuwe werken en vrije functie omschrijvingen; het levert nog al eens onrust op. Want waar hoor je bij? Op wie kun je bouwen? Wie bepaalt de grens en waar ligt welke verantwoordelijkheid? Is degene die het langst in dienst is degene met de meeste autoriteit? Of degene met het hoogste salaris? Luisteren we naar degene met de meest uitgesproken mening of levert de rustige collega die vooral observeert de meest zinvolle bijdrage aan het teamoverleg?

De praktijk

In de praktijk blijkt dat het loslaten van de traditionele organisatiestructuren tot grote verwarring en onderlinge irritaties kan leiden op een afdeling. En geïrriteerde mensen communiceren vaak niet, of niet (meer) effectief. Dat leidt vaak tot isolement. Men raakt de verbinding kwijt. En dan duurt de werkdag lang. En wordt vergaderen steeds vervelender. Soms wordt de sfeer zo naar dat zelfs de klant in de winkel, de leerling in de klas of de patiënt in de huisartsenpraktijk voelt dat er een koude oorlog gaande is.

Een mediator kan helpen om de balans terug te brengen in een team. Helder krijgen welke belangen met elkaar lijken te strijden en welke principes daaronder verborgen kunnen liggen. Aan tafel blijken de behoeftes en standpunten vaak minder ver uit elkaar liggen dan vooraf gedacht. Dan kom je erachter dat er in bijna ieder team met goede wil, goede afspraken en wederzijds respect ruimte is voor verschillende soorten mensen.

Samenwerken en goed communiceren, geen koud kunstje, wel een warm ambacht. Met goede wil kun je veel van elkaar leren. Er is voor ons mediators niets mooiers dan mensen als mens en professional, ook na een fors conflict, samen te zien groeien.

Stilte durven ervaren

Stilte

Een paar maanden geleden was ik een aantal dagen op stilte retraite. Na een drukke periode me even terugtrekken in een bosrijke omgeving bij de Fraters Maristen in Nijmegen. Zo’n afgelegen omgeving vol rust helpt om weer even bij mijn eigen kern te komen. Wie ben ik en wat wil ik betekenen. Als professional maar ook als mens privé.

Stilte is een bijzonder iets. Het ‘niets’ kan heel zwaar en beladen voelen. Stilte kan ook wonderschoon zijn, het moment waarin alles vanzelf op de juiste plek valt.

Tijdens een Mediation-sessie is het, zeker in het begin, hard werken om iedereen een stem te geven en te zorgen dat er zo goed als het kan, luisteren te stimuleren.

Kantelmomenten

De momenten dat het gesprek stokt, een eerste stilte valt, zijn vaak de kantelmomenten. Ineens is er iets geraakt. Deelnemers hebben plots geen standaard defensief antwoord of emotionele respons paraat. Je ziet de radertjes werken en voelt de kwetsbaarheid van het moment.

Die stilte is goud waard. Vaak een eerste begin, het conflict komt in beweging. De ruimte voor een oplossing neemt toe. “Oja, hier gaat het eigenlijk echt over.”  Of “o nee, ook ik heb iets te verliezen. Dit kan zo niet verder.”

Als mediator is het soms spannend om de stilte te laten zijn. Op het juiste moment niet gaan samenvatten of doorvragen maar de stilte de regie geven.

Diepste wensen

In mijn eigen stilte retraite voelde ik van top tot teen hoe graag ik een bruggenbouwer ben en met mensen werk. Op zoek naar de verhalen achter de boosheid en frustratie, en op zoek naar kansen. Gelukkig maar, want dat is wat mediation is. Mensen verbinden met een nieuwe toekomst. Een nieuw verhaal.

Pitchen mediation

Mediation is….

De Mediation Pitch

Afgelopen week mocht ik op een prachtlokatie op de Veluwe in conclaaf met een groep bevlogen mediators om vorm te geven aan ons ambassadeurschap. Onze beroepsvereniging NMv zet zich in voor meer bekendheid van het vak bij het Nederlands publiek. Want ‘wij’ mediators denken dat er veel meer mensen gebaat zijn bij inzet van mediation als volwaardig alternatief voor de juridische weg. Dus wij gingen aan de slag met onze “pitch”.

De boodschap

Hoe vertel je nu aan een breed publiek waar mediation voor staat? Focus je dan op dat wat ons onderscheid van juristen en de juridische weg? Want, ja – vaak levert mediation een snellere en verhoudingsgewijs goedkopere oplossing op. Maar zijn snelheid en kosten een hoofdmotief voor mensen die een einde willen maken aan een conflict?

“Verkopen”

Leg je als ‘verkoper’ van de dienst mediation misschien de nadruk op het herstel of behoud van de relatie? Of klinkt dat weer te soft en therapeutisch? Is autonomie een woord dat aanslaat bij een breder publiek? Of teveel jargon? En ook: hoe vrijwillig voelt mediation, als een werknemer weet dat niet meewerken betekent dat de werkgever waarschijnlijk wel naar de rechter stapt? En die vertrouwelijkheid – voor ons als professional de basis van het mediationproces – hoe zwaarwegend telt dat argument voor u als u moet kiezen tussen een organisatieadviseur, mediator of advocaat?

Doelgroeponderscheidend…

Kortom, een hele hoop argumenten om voor mediation te kiezen passeerden de revue. En welk argument aanslaat bij welke doelgroep, tja…..

Mijn subgroep kwam met de algemene definitie

Mediation is het professioneel begeleiden van mensen in een vastgelopen conflict, waarbij ze samen zoeken naar een passende oplossingen.

Pitch versus Persoonlijk contact

Of mediation een passend instrument is in uw concrete conflictsituatie, en of een bepaalde mediator past bij de mensen die onder zijn of haar begeleiding nader tot elkaar moeten komen, is een kwestie van aftasten en vooral: maatwerk. Dat bespreek je niet in een pitch, maar in een persoonlijk contact.

Ik ben er vurig van overtuigd dat mediation één van de meest integere en kansrijke manieren is om een conflict te onderzoeken en, in veel gevallen op te lossen. Vandaar dat ik dan ook graag optreed als ambassadeur van dit vak.

Contact

Mocht jij / mocht u als (HR) organisatie, groep ondernemers of professionals in een aanverwante sector meer willen weten over mediation, bel of mail gerust. Dan komen we graag vrijblijvend meer vertellen over de mogelijkheden van mediation bij dreigende en geëscaleerde conflictsituaties.

Conflict op volle zee

Iedereen een beetje kapitein

Afgelopen dagen stond Amsterdam in het teken van SAIL 2015. Een prachtig internationaal vaarspektakel op en rondom het water. Voor jong en oud.  Ik zag honderden, zo niet duizenden foto’s langskomen op de sociale media. Met het prachtige weer leek er amper reden tot klagen voor de 2 miljoen bezoekers.

Zuur commentaar

Toch las ik ergens ook een ietwat  gefrustreerde column. De strekking: Leuk hoor, al die amateurs in een bootje, maar al die wannabe selfie-makende kapiteins in een gehuurde sloep: levensgevaarlijk!

Bij stormachtige team- of arbeidsconflicten hoor je vaak soortgelijke verwijten. ‘Onze afdelingsleider mist de benodigde vakkennis en ervaring om aan het roer te mogen. Wat weet hij/zij nou van de werkvloer?’ ‘Hij/zij loopt alleen maar te slijmen naar de aandeelhouders. Een beetje aandacht voor ons op de werkvloer in roerige tijden  – ho maar’.

Op de man spelen: de kapitein voldoet niet

Wat bij conflicten opvalt, is dat de frustratie over de uitoefening van de functie van kapitein – de leidinggevende –  vooral gericht is op de persoon die die functie vervult.

Het is als team en/of individuele medewerker moeilijk om beleidskeuzes die je persoonlijk raken, niet toe te rekenen aan de persoon in functie die ze doorvoert. Ook voelt voor het veel leidinggevenden als zwaktebod om op de werkvloer te laten zien dat het je als mens raakt om moeilijke beslissingen te nemen.

De Impasse

Zo ontstaat een impasse: ‘de persoon’ achter de manager verschuilt zich achter zijn functie en organisatiebelangen. De steeds emotioneler en bozer wordende medewerker voelt zich niet gezien, en richt zijn pijlen juist op de persoon van de leidinggevende, niet op zijn functie.

In een mediation- of teamgesprek merken we hoe veel lucht er komt als dat bewustzijn ontstaat. Aan beide kanten. Als de leidinggevende die oprecht vanuit zijn of haar hart durft te zeggen: ik lig ook wakker  van de reorganisatie. Zodra een medewerker kan toegeven: ik snap ook wel dat jij dat besluit als functionaris moest nemen vanuit het belang van de organisatie. Vanaf dat moment komt er weer een gesprek op gang van mens tot mens. Daaruit vloeien vaak betere afspraken voort. Een conflict kent zelden winnaars. Om in nautische termen te blijven: beter een anker kwijt dan het hele schip.

Zit jij of jouw team in een conflictsituatie en wil je weten of mediation of teamcoaching kan helpen om het tij te keren? Neem gerust contact met ons op.

Hopeloos

Mediation, toch nog proberen?

Mediation is soms letterlijk een allerlaatste poging om de gang naar de rechter te voorkomen. Terwijl partijen al bijgestaan worden door advocaten, wil men toch nog één keer proberen om er toch samen uit te komen. Met weinig vertrouwen komt men dan aan tafel. Vaak tot de tanden toe ingegraven in het eigen gelijk na maanden- of zelfs jarenlange strijd. En op het oog een gelopen race: die staan straks toch voor de rechter.

Kritische familieleden

Laatst sprak ik over dergelijke situaties met mijn jongere broer. Hij is beroepsmilitair dus op zijn eigen manier expert in conflicten. Samen hebben we regelmatig discussie over ethiek en maatschappelijke verantwoordelijkheid als opdracht in het werk dat je gekozen hebt. Nu stelde hij mij een confronterende vraag: “is het fair om een vastgelopen zaak te starten als je weet dat de kans dat partijen er nog goed uit gaan komen klein is?”

Mijn reactie

Mijn antwoord op die vraag was: “ja”. Als beide partijen vrijwillig(!) bereid zijn om samen om tafel te gaan, zelfs na lange tijd strijd, dan hebben ze een belang om de gang naar de rechter te voorkomen. Geloof in een goede oplossing kan klein zijn, en toch was er genoeg hoop om in te stemmen met een mediationtraject. Overigens polsen we zowel in de contacten vooraf als aan tafel die vrijwilligheid uitvoerig. Want bij mediation staat de autonomie van de partijen centraal. Het is hun conflict en zij weten als beste wat een haalbare oplossing is waar ze beiden mee uit de voeten kunnen.

Komt het dan altijd goed?

Nee, soms niet. Althans, dat hangt af van je definitie van goed komen. Want aan tafel bij een mediator levert niet altijd een getekende set afspraken op. Dat betekent niet dat de zaak niets heeft opgeleverd. Dat horen wij ook terug van klanten na afloop van zo’n zaak die vroegtijdig ten einde komt.

Soms is het nodig om te ervaren dat je alles hebt gedaan om er uit te komen met je vml. zakenpartner of medewerker. Het lukt echt niet om er samen uit te komen. Pas dan kun je naar eer en geweten een juridische vervolgstap zetten. Naar de rechter. In de wetenschap: we hebben alles geprobeerd, er is geen andere weg meer.

Mediation, het proberen waard!

Van speurneus naar mediator

Speuren voor gevorderden

Mediator of speurder?

Als je mij als negenjarige had gevraagd wat ik wilde worden, had je geen moeder, balletdanseres of dolfijnentrainer als antwoord gekregen. Ook niet piloot, brandweervrouw of treinmachinist trouwens. Nee, ik wilde detective worden. Of dat kwam door Enid Blythons’ de vijf of door Miss Marple, geen idee. Maar een speurder zou ik worden.

Carrièrepad

Detective ben ik niet geworden. Maar na een studie rechten, jaren werken als trainer en communicatie expert en vervolgens de specialisatie mediator ben ik 25 jaar later toch redelijk dicht bij mijn oorspronkelijke droombaan uitgekomen. Want bij mediation ben je ook aan het speuren. Zoeken naar de juiste manier om de mensen aan tafel te begeleiden. Wat is er misgegaan? Waar is de sleutel richting een oplossing? Wie is er nodig om dit conflict tot een goed einde te brengen?

Geen goochelaar!

Mediation is geen kunstje. Als mediator heb je geen arsenaal standaard goocheltrucs in je hoge hoed zitten om het publiek te pleasen. Sterker nog: er is geen publiek.

Het is als mediator jouw verantwoordelijkheid om het gesprek aan tafel op gang te brengen en door vragen te stellen de contouren van het conflict te verhelderen. En iedere ruzie, en elk gesprek tussen mensen heeft zijn eigen dynamiek. En vraagt om zijn eigen interventie. Dat maakt het, net als bij het detective werk, nooit saai.

Mondje dicht…

Misschien wel het belangrijkste is weten wanneer je je mond moet houden. Partijen aan tafel de ruimte geven hun stellige standpunten te onderzoeken. Tijd bieden om woorden te geven aan dat wat hen raakt. En zo hopelijk een bijdrage leveren aan een nieuwe werkelijkheid. Afscheid nemen of samen verder. De uitkomst van die speurtocht ontvouwt zich gaandeweg. Speurder of mediator: een bijdrage kunnen leveren aan dat proces maakt maakt het mediatorschap tot mijn droombaan.