Moeilijke vergaderingen: help!

U kent ze wellicht – en zo niet, dan kunt u zich er vast wel iets bij voorstellen: moeilijke vergaderingen. Vergaderingen waar niet efficiënt gewerkt wordt, waar te veel deelnemers te vaak of te lang aan het woord willen zijn. Van die eindeloze sessies waar deelnemers zonder kennis van zaken participeren en de boel ophouden met niet ter zake doende inbreng. Bijeenkomsten waar verschillende belangen om voorrang strijden, emoties de overhand krijgen en de feiten onderbelicht raken. Kortom: evenementen waar überhaupt een strakke agenda en een strakke leiding ontbreekt. Eigenlijk zoek je dan iemand die vrij is van een eigen agenda en zijn eigen opvattingen.

Vreselijke vergaderen: geen uitzondering
We zien het  overal: in de politiek, bij VvE’s, binnen verenigingen, bij werkoverleg. Soms lijkt een vergadering ogenschijnlijk rustig. Maar is dan wel zeker dat ieders stem gehoord wordt? Durft ook de bescheiden en verlegen deelnemer zijn mond open te doen en zijn mogelijk afwijkende standpunt te verwoorden? Nog een valkuil: wie maakt de notulen? Soms lijkt in het vergaderverslag slechts de mening van degene die het meest praat vertegenwoordigd.

Onze ervaring…
Op het eerste oog lijkt er in groepen vaak een bepaalde balans. Als mediators in groepsprocessen zien wij, als we doorvragen en ruimte bieden aan alle partijen, dat die balans in feite anders ligt. Objectief vergaderen is een kunst, die niet iedereen gegeven is. Toch is vergaderen de enige, democratische en geaccepteerde manier om tot gedragen besluitvorming te komen.

Kan dat anders? Jazeker!
Een groot aantal vergaderingen is gebaat bij een onafhankelijke, onpartijdige, gedegen voorzitter, die zelf geen enkel belang te verdedigen heeft. Zeker als er een stevig vraagstuk op tafel ligt, is het fijn om de regie in handen te geven van iemand die neutraal kan zijn en blijven. Uiteraard met oog voor de belangen, wensen en emoties van de deelnemers, zodat iedereen zich gehoord voelt. Dat is geen softe bedoening: het moet ook iemand zijn met het natuurlijke gezag om besluitvorming inzichtelijk, begrijpelijk en daarmee voor allen acceptabel te maken.

Ons aanbod
Roderic van Voorst tot Voorst is oud-voorzitter van verschillende commissies, van verschillende VvE’s, van een fractie van een politiek partij in een stadsdeelraad, van meerdere besturen en als vele jaren oud-bestuurslid (waaronder secretaris en penningmeester) van een aantal verenigingen. Hij heeft in die hoedanigheid veel voorbij zien komen. Met die ervaring schuiven wij hem graag naar voren als onafhankelijk voorzitter. Enkele eerdere opdrachtgevers waren bijvoorbeeld gemeenten, een wijkinstelling, VvE’s en grote vergaderingen met meer dan 50 deelnemers.

Wat levert dat op?
Een onafhankelijk voorzitter kan een hele vergadering voorbereiden en voorzitten, maar ook optreden in de vorm van gespreksleider voor een onderdeel daarvan. Dan is de voortgang (en de microfoon!) in onze handen. Het grote voordeel: deelnemers kunnen zich concentreren op de inhoud, op de argumenten en op de besluitvorming, en door efficiënt (bege-)leiderschap verliest de vergadering zich niet in onnodige en tijdrovende emoties.

Wat kost dat?
Deze dienst is altijd maatwerk en afhankelijk van de duur en grootte van de groep. De ervaring leert dat de kosten hiervoor hogere mate worden gecompenseerd door de toegevoegde waarde aan het vergaderproces. Je bespaart immers tijd en energie doordat je sneller tot besluiten komt. Gemiddeld kost een onafhankelijk voorzitter tussen de €150,- en €500 voor een sessie van 1 – 4 uur, inclusief voorbereiding. Uiteraard ontvangt u altijd vooraf een offerte op maat.

Mocht u interesse hebben in het inschakelen van een onafhankelijk voorzitter, dan kunt u voor een rechtstreeks contact met Roderic opnemen.

Heeft u behoefte aan een andere vorm van begeleiding van een samenwerking, kijk u dan eens op onze pagina dialoogbegeleiding.

conflict-coaching

Vastgelopen en nu?

Vastgelopen. Alweer. Of juist totaal onverwacht.
Met piepende remmen en een harde knal, chaos en conflict onvermijdelijk.
of juist als een langzaam dovende kaars. Het wordt donker en stil.

Wat nu?
Elke conflictsituatie is anders. Ieder mens heeft zijn eigen overlevingsstrategie.
Vechten, vluchten of bevriezen, de bekende conflict-reacties.

Rode draad
We zien bij intakes mensen die boos zijn, of juist bang. Verdrietig of zwaar gestrest.
Bij sommige mensen vertaalt conflict zich in fysieke klachten; slapeloosheid, maagklachten en hoofdpijn.
Anderen hebben het eerder mentaal zwaar; een kort lontje, verminderde concentratie en nergens zin in. Er lijken ook overeenkomsten bij de mensen die bij ons aankloppen: verwarring en een gevoel van urgentie. “Ik moet iets, ik wil iets, maar ik weet niet hoe”. Dreigt verzuim, dan is het verstandig om snel contact op te nemen met de bedrijfsarts. Die kan jou en eventueel je werkgever tips geven zodat jij niet uitvalt.

Samen zoeken naar oplossingen
Vanuit Mediation Amsterdam zien we dat de meeste oplossingen voor ‘gedoe’ op de werkvloer gevonden worden als mensen weer met elkaar in gesprek gaan. Een paar simpele tips kunnen je al een heel eind op weg helpen: download hier gratis onze “Tips voor Lastige Gesprekken”.
Maar, dat gezamenlijke gesprek niet altijd een logische eerste stap. Soms wil de ander niet, of ben je er zelf nog niet aan toe.

Wat er dan nodig is…
Vaak is er eerst duidelijkheid nodig. Over je eigen positie, waar je aan wilt werken, wat je nodig hebt. Welke risico’s wil je nemen, is er een alternatief? Zegt het conflict en het vastlopen op het werk iets over jou, en jouw verlangens, of is het echt alleen verbonden aan de relatie met die ene collega’s of de cultuur op het werk? Is er meer aan de hand?

Conflict-coaching is geen therapie. Wel is het een mooi hulpmiddel voor professionals die vastlopen en zelf aan de slag willen en oplossingen willen creëren.

Wat doen wij dan?
We vragen door naar conflictstijlen en eerdere vergelijkbare situatie, maar we zien onszelf vooral als gelijkwaardige sparring-partner. Samen werken we met onze cliënt naar een strategie toe. Of een stappenplan. Hoe je het beestje ook wilt noemen.
Jij levert de inhoud, en je conflict-coach de kennis van conflictdynamiek en communicatiepatronen.
Dat levert prachtige gesprekken op. En hele concrete resultaten. In 1, 2 of maximaal 3 gesprekken aan de slag. Van chaos en ongemak naar heldere, concrete en haalbare plannen om weer in beweging te komen. En vooral: lucht! Ruimte in je hoofd en houvast.

Zit jij een lastig parket en lijkt zo’n sparsessie je wel wat? Op onze pagina conflict-coaching vind je meer informatie of neem contact op voor een gratis kennismakingssessie.

Opgeruimd staat netjes

Na een paar wat rustigere weken zijn wij weer volop aan de slag met mediation- en coachingtrajecten.

Afgelopen maandag niet. Toen kwamen we alledrie in ons oude kloffie naar kantoor. Het was tijd voor een grote schoonmaak.

De dossierkasten weer op orde maken, oude aantekeningen versnipperen (wij digitaliseren zoveel mogelijk), de planten verpotten en poetsen.

Na afloop borrelde er wat inspiratie op voor een vlog: De Grote Schoonmaak en Mediation. Want fysiek opruimen geeft (na afloop) een goed gevoel; een professionele (werk-)relatie eens onder de loep nemen, her en der afstoffen, oppoetsen én updaten kan ook flink opluchten!

Vaak zien we mensen aan tafel pas nadat de spreekwoordelijke bom is gebarsten. Er is al een ziekmelding, dreiging met ontslag of het einde van de samenwerking. Tijdens de mediation hoor je vervolgens dat er al langere tijd iets in de lucht hing. Sluimerend, sudderend, soms zelfs etterend, nam onderlinge onvrede toe.

Hoe fijn is het om als het stroef gaat maar nog niet spaak gelopen is, eens flink de boel door te luchten?

Voorkomen dat het komt tot een uitbarsting, stress, (reputatie-)schade en ziekte. Je werkt om te leven, en niet andersom is het idee. En toch kan gedoe op het werk maken dat alles alleen nog maar om werk draait.

Dat leed willen wij graag helpen voorkomen! Is er bij jou op de werkvloer iets aan de hand en wordt het tijd om in actie te komen? Voorkomen werkt echt beter dan genezen.

Wij staan de komende periode graag voor jou / jullie klaar. In de vorm van:

Bel of mail en dan komen wij helpen verhelderen!

Meer weten? Kijk het vlog of neem rechtstreeks contact op!

 

Maatwerk en meer dan mediation

Wij hebben in onze praktijk met drie mediators gemiddeld zo’n 15 mediations tegelijk lopen. Mediaten kan en moet je niet wekelijks veertig uur non-stop achter elkaar door willen doen vinden wij. Dan gaan zaken door elkaar heen lopen, en kun je niet meer de kwaliteit en aandacht geven die wij onze klanten willen geven.

Naast mediation krijgen we ook regelmatig andere opdrachten binnen. Die lijken op mediation – aan de basis ligt vaak een conflict of een verlangen om een conflict te voorkomen – maar zijn toch net even anders.

Verzoeknummers
Zo coachen we op aanvraag individuen en teams, waar de communicatie met ‘de ander’ niet prettig en effectief verloopt. Welke patronen of gewoontes, verwachtingen en wensen liggen onder die wrijving verscholen?

Deze week voerde ik vier verkennende gesprekken voor coaching-opdrachten voor individuen en teams. Iets wat dan vaak gevraagd wordt is: vertel eens iets over jullie aanpak. En dat is héél logisch.

En tegelijkertijd is ons antwoord vaak: wat hebben jullie nodig?

Geen pasklare antwoorden
Want wij werken niet met een standaard methodiek waarna je na het invullen van een aantal vragenlijsten op basis van je kleur bijna pasklare antwoorden krijgt op wie je bent en waarom de samenwerking met collega B, net van een andere kleurtype, voor geen meter werkt.

Mensen zijn complex, en de interactie tussen mensen zo mogelijk nog ingewikkelder.

Wij geloven in luisteren en samen onderzoeken. Uiteraard hebben wij ook een toolbox (oplossingsgericht werken, inzichten uit de systeemdynamiek, tafelopstellingen, visual facilitation, evaluatieve mediation) vol interventies. En jarenlange ervaring waarmee we mét u, jou en jullie zoeken naar helderheid, meer inzicht en als het even kan meer begrip en plannen die samenwerken in de toekomst minder moeizaam gaan maken.

Gelukkig vinden de meeste mensen die ons benaderen dat een pré. Geen vast format, maar maatwerk. En co-creatie, samen stap voor stap de weg naar oplossingen vormgeven. Wij durven te leiden maar geloven ook in jullie potentieel.

Doen wat werkt. Zonder poespas samen zoeken naar de beste oplossingen. Daar staan wij voor.

Meer weten? Neem gerust contact op!

Goed weekend!

samenwerken

Duurzaam samenwerken blijkt niet altijd eenvoudig

Als mediators zien we nog al wat samenwerkingen op een dieptepunt passeren. Een mooie gezamenlijke ambitie is ergens onderweg in een dwangbuis veranderd. Het knelt, wringt, schuurt en doet soms zelfs ronduit pijn.

Als de bom barst

Toch het komt vaak als een verrassing wanneer mooie idealen en ambities uitmonden in ruzie. Dat een ooit hecht team uiteen valt. Binnen bedrijven en grote organisaties, maar ook binnen kleine(re) (vrijwilligers)initiatieven. Bijvoorbeeld bij de plaatselijke kinderboerderij, een stichting, plaatselijke politieke partij, of in een zelfbouwcollectief. En dat is helemaal niet gek: een groep vormt zich meestal rondom een doel of ideaal. Dat doel of ideaal brengt mensen op de been met vaak totaal verschillende achtergronden en ervaringen. En dat maakt dat mensen weliswaar vanuit dezelfde bedoeling, toch een hele andere invulling kunnen geven aan dat wat er gedaan moet worden. En dat kan botsen. Of in ieder geval flink wennen zijn!

Conflicten rondom duurzaam samenwerken en samenleven komen eigenlijk overal voor…

“Hoe is het mogelijk?”

Bij de Noordmakerstour, een initiatief van het Stadsdeel Noord, WNKL en de Bewonersacademie in december zat ik ’s avonds om tafel met een aantal van die vrijwilligers en initiatiefnemers uit Amsterdam Noord rond het thema conflict en gedoe in je eigen vrijwilligersclub. De centrale en herkenbare vraag voor velen: Hoe kan het toch dat we vanuit iets moois en goeds, zo samen in de put zijn beland?

Dat horen wij vaak in onze mediationpraktijk. Veel mensen bij ons aan tafel worstelen met die vraag: waar zijn we elkaar kwijt geraakt? Hoe is het mogelijk dat we hier bij de mediator terecht zijn gekomen? Waarom hebben we dit niet zelf kunnen oplossen?

De prijs van conflict

Conflicten, misverstanden en miscommunicatie kosten heel veel energie. Energie die niet meer naar het gezamenlijke doel gaat. Er worden geen idealen meer mee verwezenlijkt… Die energie sijpelt weg in het proberen de ander(en) te overtuigen. Zonde toch? Want vaak blijkt de oplossing zelf helemaal niet zo ingewikkeld, als je eenmaal weer in de luisterstand staat. Weer hoort en voelt dat je ook gemeenschappelijke belangen hebt. Ga om tafel en zoek naar wat jullie samen drijft! Lees hier onze tips als je zelf gaat bemiddelen.

Hulp nodig?
Loopt jouw organisatie of initiatief vast op conflicten? Of wil je als team aan de slag met het vergroten van conflictvaardigheden binnen jullie club? Eline van Tijn en ik zijn beiden actief als professioneel mediator, maar ook vrijwillig buurtbemiddelaar en gastdocent. Onze keuze voor mediation is gebaseerd op een overtuiging: samen kom je tot betere oplossingen. Neem gerust vrijblijvend contact op, wie weet kunnen wij samen met jullie aan de slag. Gericht op zoek naar oplossingen waar iedereen weer mee vooruit kan én wil.

DIY tips in explosieve situaties

Conflict-zelf-management

Deze tips slaan niet op relaties binnen de familie – communicatie tussen broers en zussen, ouders en kinderen: een vak apart… Maar wél op explosieve situaties op het werk, tussen buren of bij hobby- en sportverenigingen. Situaties waar iemand het bloed onder je nagels vandaan haalt, of zich uitermate dom gedraagt. Om uit je vel te springen. Of toch niet?

Bezint eer ge er boven op springt.
Tips van twee mediators die zelf ook wel eens dreigen te ontploffen 😉

  1. Tel tot 10. Neem de tijd om voor je een confrontatie aan gaat te checken wat er allemaal door je hoofd en lijf gaat.
  2. Kom tot rust. Kijk eens naar “The Power of Listening”. Een geweldig TEDx-filmpje van prof. William Ury, de grondlegger van het Harvard Onderhandelen, over zijn pogingen om Hugo Chavez tot vredesonderhandelingen te verleiden.
  3. Korte / lange termijn analyse. Maak een onderscheid tussen wat je nú wilt, en wat je wellicht op de iets langere termijn nodig hebt van de persoon in kwestie. Daar kan een discrepantie in zitten. Ik wil nú dat hij/zij zijn kop dicht houdt versus volgende week moeten er 25 klanten/ouders/leden worden na gebeld en als hij/zij uit het bestuur stapt, sta ik er alleen voor…
  4. Praat met elkaar, niet over elkaar. Zo verlokkelijk en zo menselijk, maar DOE HET NIET! Blaas evt. thuis wat stoom af, maar ga niet op zoek naar medestanders of medeleven bij betrokken omstanders. Voor je het weet ontstaan er twee groepen en escaleert een eenvoudig frustratie-moment in een volledige bestuurscrisis of gespleten team. Zie daar nog maar eens zonder kleerscheuren uit te komen.
  5. Communiceer rechtstreeks. Is de discussie via de mail, ga er dan van uit dat je beter face-to-face of tenminste per telefoon kunt communiceren. Voorkom een digitale loopgravenoorlog, waarbij beide partijen hardnekkiger vast komen te zitten in de eigen visie op de gebeurtenissen.
  6. Wees zuinig. Moet je toch mailen, bijvoorbeeld omdat er meerdere mensen betrokken zijn: wees kritisch op je verzendlijst. Voeg zeker geen mensen toe. Is je kwestie persoonlijk, adresseer dan alleen diegenen het echt aan gaat.
  7. Vermijd verwijten. Weersta de verleiding om in je emotie (of erger nog, ’s nachts met een drankje op!) een vijf pagina’s lang betoog vol klachten naar de ander te sturen. Opschrijven is goed, maar wacht een dag en kijk er nog eens heel kritisch naar! Communiceer bondig en constructief. Doe een helder voorstel om tot een oplossing te komen.
  8. Blijf bij jezelf. Heel lastig maar o zo belangrijk: probeer na te vragen of wat jij gehoord of gevoeld hebt wel echt klopt. Wil je toch een persoonlijk punt maken? Sla niet gelijk aan het jij-bakken, maar kies een passende “Ik-boodschap”. Je formuleert wat jíj wilt en vooral waar jij behoefte aan hebt of had. Zo kweek je begrip voor jouw kant van het verhaal en voorkom je dat de ander jouw boodschap opvat als een aanval waarop alleen verdediging kan volgen.
  9. Bekijk de situatie eens van de andere kant. Natuurlijk ben je boos of beledigd. En heb jij grotendeels of op zijn minst deels gelijk. En toch, probeer het eens te zien vanaf de andere kant. Haal diep adem en verplaats je in de schoenen van de ander. Lees/luister goed wat hij of zij te vertellen heeft en bedenk of er wellicht zaken zijn die jij ook anders had kunnen of willen aanvliegen. Je hoeft de ander geen gelijk te geven, maar kunt wellicht begrijpen wat er is gebeurd. Als mediator weten wij als geen ander: ontstaat er begrip over en weer, dan is de oplossing nabij!

Komen jullie er toch niet samen uit? Heb je behoefte aan hulp? Voor jezelf in de vorm van conflict-coaching of voor je team of samenwerkingsverband, profit of non-profit? Aarzel niet en bel of mail ons op voor een vrijblijvend gesprek en advies op maat.

Onze missie: samen op zoek naar de beste oplossingen.

Noem mij maar gewoon Jan

Expats op de Nederlandse werkvloer

door Hester van den Dorpel, stagiaire bij Mediation Amsterdam

‘Noem mij maar gewoon Jan’. De Nederlandse manager laat zich liever bij de voornaam aanspreken en zelfs onze minister-president Rutte pakt de fiets naar zijn werk. Managers en werknemers lunchen samen en werken dankzij flexplekken steeds vaker in dezelfde ruimte. Dit kan verwarrend zijn voor een expat die meer hiërarchie gewend is. Steeds meer mensen komen als expat in Nederland werken. Zeker de gemeente Amstelveen is populair, in 2015 is 7,5 procent van de inwoners een expat. In Amsterdam is dat 4 procent. Deze expats komen voornamelijk uit onze buurlanden, maar India, Japan en de Verenigde Staten hebben ook een groot aandeel. Een expat is een persoon die tijdelijk in een land werkt met een andere cultuur dan waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Tegen welke (juridische) problemen kunnen expats aanlopen wanneer zij in een arbeidsconflict verwikkeld raken? En kan men deze problemen oplossen of beperken door gebruik te maken van mediation in plaats van een rechterlijke procedure te starten? Met behulp van een enquête, ingevuld door expats met allerlei verschillende nationaliteiten, ben ik dit gaan onderzoeken.

Problemen op de werkvloer

Slechts 12,2 procent van de expats heeft juridische problemen ondervonden. Deze problemen werden veroorzaakt doordat er tijdens de onderhandelingen over het contract beloftes werden gemaakt die niet nagekomen werden. Een ander gaf aan dat hij teveel is gepusht om het contract te tekenen en er daarna vanaf wilde komen. Een kwart van de respondenten ervaart samenwerkingsproblemen. De helft van de respondenten geeft aan samenwerkingsproblemen met de manager te hebben ervaren, de andere helft heeft dit met een collega gehad. De respondenten noemden verschillende redenen waarom zij deze problemen ervoeren. Het merendeel van de problemen ontstond door de taalbarrière. Andere problemen werden veroorzaakt door verschil in normen en waarden, door verschillende verwachtingen van een contract of een afspraak en door verschillen in gewoontes. Een opvallend groot aantal samenwerkingsproblemen werd, volgens de respondenten, veroorzaakt door verschillende inzichten over hiërarchie. Zoals ik al aangaf is de Nederlandse hiërarchie vlak. Managers laten zich bij de voornaam noemen, werken en lunchen steeds vaker met de werknemers en accepteren eerder feedback van hen. In Nederland is het polderen een gebruikelijke manier om tot een besluit te komen. In een vergadering wordt dan ook van de werknemer verwacht dat hij aan de discussie bijdraagt en mogelijkerwijs met ideeën komt die anders zijn dan hoe de manager erover denkt. Ook op sollicitaties blijkt dat van een sollicitant wordt verwacht dat hij vragen stelt. Nederlandse werkgevers zijn geneigd te denken dat een sollicitant anders geen pit of weinig interesse heeft. Expats die andere vormen van hiërarchie gewend zijn, zijn zich vaak niet bewust van deze ongeschreven regels.

Eva van Ooijen van KIT Intercultural Professionals heeft een aantal tips voor managers om samenwerkingsproblemen te voorkomen. Ten eerste is het van belang dat managers zich realiseren dat expats vaak alleen naar een land zijn gekomen. Een van de expats gaf aan dat hij tijdens zijn periode in Nederland weinig contact heeft gehad met zijn collega’s. Pas toen hij weer vertrok zeiden ze dat het tijd was voor een afscheidsfeestje. Wees daarom uitnodigend en betrek de expat erbij. Daarnaast is het belangrijk om als team te bespreken wat de verwachtingen over en weer zijn. Ook kan de expat gevraagd worden wat voor vorm van hiërarchie hij gewend is. Op deze manier kan hem uitgelegd worden hoe het in Nederland werkt en kunnen mogelijke conflicten voorkomen worden. Tevens is het voor de expat belangrijk om zich te verdiepen in de nieuwe cultuur. Volgens Eva van Ooijen mislukt expatriëring naar een van een van de buurlanden vaker dan wanneer een Nederlandse werknemer naar Azië gaat. Men denkt dan dat de culturele verschillen dan kleiner zijn en doet mogelijkerwijs minder moeite om zich te verdiepen in de nieuwe cultuur. Opvallend is juist dat België meer hiërarchie op de werkvloer kent dan Nederland. Het werken met expats zorgt niet alleen maar voor problemen. Een van de voordelen van het werken met expats is dat mensen leren om met verschillende culturen om te gaan. Het geeft hen nieuwe inzichten en ideeën. Daarnaast geeft men aan dat contact met buitenlandse bedrijven beter is als er een expat in het Nederlandse bedrijf werkt.

Mediation in het arbeidsgeschillen

Indien expats in juridische of samenwerkingsconflicten geraakt zijn is het verstandig om gebruik te maken van mediation. Wat is mediation precies? Er zijn verschillende manieren om mediation te beschrijven. Het Handboek Mediation omschrijft mediation als: ‘Een vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de communicatie en onderhandelingen tussen partijen begeleidt om vanuit hun werkelijke belangen tot een gezamenlijk gedragen en voor ieder van hen optimale besluitvorming te komen.’ 

Men gebruikt mediation veel voor familierechtelijke geschillen maar ook het gebruik van mediation in arbeidsgeschillen neemt steeds meer toe. Mediation is een vorm van geschilbeslechting en vormt hierbij een alternatief voor de gang naar de rechter. 63,4 procent van de respondenten gaf aan dat ze bekend waren met mediation en gelukkig is zelfs 85,4 procent van de respondenten voorstander van het gebruik van mediation in arbeidsgeschillen. Ik heb hen gevraagd waarom zij wel of juist niet menen dat mediation een goed middel is om arbeidsgeschillen op te lossen. Als een van de redenen gaven zijn aan dat mediation kan bijdragen aan de-escalatie van het conflict doordat er wordt gekeken naar achterliggende belangen. Op deze manier kunnen partijen uitspreken wat voor hen belangrijk is. Als men kijkt naar belangen in plaats van standpunten is de kans groter dat ze er samen uitkomen. Het voordeel van mediation is dat men zelf met oplossingen komt. Wat maakt een mediator een goede mediator? De respondenten gaven aan dat ze het liefste een mediator hebben die betrouwbaar en onpartijdig is, goed luistert, kalm blijft en vooral niet oordeelt.

Mediation op de Vrije Universiteit

Studenten van de Vrije Universiteit Amsterdam kunnen de afstudeerrichting Conflicthantering, rechtspraak en mediation volgen. Dit is uniek in Nederland. Onderdeel van deze afstudeerrichting is het vak mediation. Ook privaatrechtelijke masterstudenten kunnen dit vak volgen. Op 1 april 2017 is Dick Allewijn benoemd tot bijzonder hoogleraar Mediation aan de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. De Vrije Universiteit heeft de eerste bijzonder hoogleraar Mediation van Nederland.

Geschreven door VU studente Hester van den Dorpel, stagiaire bij Mediation Amsterdam van 1 maart – 1 juni 2017. Kijk ook haar vlog over haar onderzoeksresultaten!

Voorbij de crisis – uit de problemen?

Nederland is uit de crisis. Het ergste lijkt achter de rug. De werkloosheid daalt, afgelopen maand daalde het aantal mensen op zoek naar werk tot het laagste punt in vier jaar.

Dat was de laatste vijf jaar wel anders. Reorganiseren was in veel bedrijven onvermijdelijk. Economische omstandigheden, een fusie, nieuwe diensten: menig organisatie ging op de schop.

Niet alleen in crisistijd trouwens. Om de zoveel jaar vernieuwt een organisatie. Vaak hangt zo’n verandering al een tijd in de lucht voordat concreet duidelijk wordt wat er echt gaat gebeuren.

Nieuwe ronde, nieuwe kansen
Reorganiseren hoeft niet per se verkeerd uit te pakken. Nieuwe kansen, nieuwe teams, nieuwe functies: misschien wel de kans waar jij en je collega’s op zaten te wachten. Of broodnodig: de oude structuren pasten al jaren niet meer bij de eigenlijke praktijk.

Toch heeft reorganiseren een prijs. Na een periode van reorganiseren ontstaan er nog al eens conflicten binnen teams.

De prijs van vernieuwen
Met verandering komt onzekerheid. Het nieuwe is onwennig. Wie gaat wat doen? Is er straks nog wel plek voor mij? Komen er functies te vervallen? Deze onrust op de werkvloer is een bekende. Niemand kijkt er vreemd van op. Vaak is er ook wel aandacht voor dit thema. Een afdeling HR organiseert een inloopspreekuur. De afdeling communicatie verzorgt interne communicatie d.m.v. een nieuwsbrief of speciale pagina “de reorganisatie” op intranet. Er wordt een personeelsbijeenkomst georganiseerd en mocht er banen verloren gaan dan worden mensen daarin begeleidt door een jobcoach. Er zijn afscheidsborrels en kick-off bijeenkomsten voor de ‘nieuwe organisatie’. Veranderen doet pijn, maar afscheid nemen is onvermijdelijk en deze onrust was verwacht of te voorzien.

De verborgen kosten
Als mediator en teamcoach aan de zijlijn zie ik vaak ook nog iets anders gebeuren. De periode voorafgaande aan een reorganisatie ontstaat er een soort stilte voor de storm. Relaties worden niet meer onderhouden. Feedback verstomd. Misschien lost ‘het probleem’ met collega A wel vanzelf op na de reorganisatie. Of denkt manager, laat ik die (negatieve) beoordeling van B maar even laten, hij wordt waarschijnlijk toch overgeplaatst. Of C denkt: het zint me niet hoe het hier op de afdeling gaat, maar ik houd mijn mond. Straks ben ik de eerste die moet vertrekken.

Achterstallig onderhoud
Zo ontstaat er soms jarenlang achterstallig onderhoud. En is het stof van de reorganisatie neergedaald, blijkt er aardig wat te sluimeren onder het oppervlak.

En juist als je na die onzekere periode weer met volle kracht vooruit wilt, vallen de eerste mensen om. Na lange tijd op pure adrenaline door te hebben geploeterd is de batterij echt leeg. Was je eerst dankbaar dat je je baan behield, ineens heb je het helemaal gehad met die ene collega. Of blijkt het nieuwe takenpakket waar je ja op zei, toch te zwaar voor één persoon.

De uitdaging blijkt om na een reorganisatie niet alleen vooruit te kijken, maar ook bereid te zijn om even een pas op de plaats te maken. Terug naar de basis. Een APK-keuring op de onderlinge relaties. Nadenken over wie doet wat. Niet alleen op volle kracht vooruit maar ook de rust en ruimte nemen om weer een team te vormen. Zodat je in de nieuwe samenstelling weer echt voorwaarts kan.

Steuntje in de rug?
Sluimert er teveel? Of ben je bang voor de “lijken in de kast”? Of als manager zelf ook niet de juiste persoon om het gesprek te begeleiden? Een teamcoach of mediator kan helpen op een prettige en productieve manier de gewenste samenwerking in kaart te brengen. Met respect en aandacht voor het verleden, werken aan een duurzame samenwerking voor morgen. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

samenwerken en goed communiceren is geen eitje

Ergens bij horen

Grenzeloos communiceren

Via twitter raak je in gesprek met een journalist uit Amerika, op facebook zie je je nichtjes in Australië opgroeien en op LinkedIn blijf je op de hoogte van de carrière keuzes van collega’s uit een ver verleden. De wereld lijkt met alle moderne communicatiemiddelen zo klein geworden. Samenwerken, goed communiceren en contacten onderhouden is een eitje anno 2015 toch?

Toch is dat niet wat we bij ons in de praktijk zien. Sterker nog: mensen lijken meer dan ooit te worstelen met intermenselijk contact.

Voorspelbaarheid

De wereld leek ‘vroeger’ redelijk overzichtelijk. Je ging werken bij bedrijf x, maakte 4 stappen op de carrière ladder en ging 40 jaar later met pensioen. Die tijd is voorbij. Inmiddels lijkt alles en iedereen in continue beweging op de arbeidsmarkt.

Flexibilisering

En niet iedereen kan daar in mee. Reorganisaties, flexplekken, zelfsturende teams, het nieuwe werken en vrije functie omschrijvingen; het levert nog al eens onrust op. Want waar hoor je bij? Op wie kun je bouwen? Wie bepaalt de grens en waar ligt welke verantwoordelijkheid? Is degene die het langst in dienst is degene met de meeste autoriteit? Of degene met het hoogste salaris? Luisteren we naar degene met de meest uitgesproken mening of levert de rustige collega die vooral observeert de meest zinvolle bijdrage aan het teamoverleg?

De praktijk

In de praktijk blijkt dat het loslaten van de traditionele organisatiestructuren tot grote verwarring en onderlinge irritaties kan leiden op een afdeling. En geïrriteerde mensen communiceren vaak niet, of niet (meer) effectief. Dat leidt vaak tot isolement. Men raakt de verbinding kwijt. En dan duurt de werkdag lang. En wordt vergaderen steeds vervelender. Soms wordt de sfeer zo naar dat zelfs de klant in de winkel, de leerling in de klas of de patiënt in de huisartsenpraktijk voelt dat er een koude oorlog gaande is.

Een mediator kan helpen om de balans terug te brengen in een team. Helder krijgen welke belangen met elkaar lijken te strijden en welke principes daaronder verborgen kunnen liggen. Aan tafel blijken de behoeftes en standpunten vaak minder ver uit elkaar liggen dan vooraf gedacht. Dan kom je erachter dat er in bijna ieder team met goede wil, goede afspraken en wederzijds respect ruimte is voor verschillende soorten mensen.

Samenwerken en goed communiceren, geen koud kunstje, wel een warm ambacht. Met goede wil kun je veel van elkaar leren. Er is voor ons mediators niets mooiers dan mensen als mens en professional, ook na een fors conflict, samen te zien groeien.

Conflict op volle zee

Iedereen een beetje kapitein

Afgelopen dagen stond Amsterdam in het teken van SAIL 2015. Een prachtig internationaal vaarspektakel op en rondom het water. Voor jong en oud.  Ik zag honderden, zo niet duizenden foto’s langskomen op de sociale media. Met het prachtige weer leek er amper reden tot klagen voor de 2 miljoen bezoekers.

Zuur commentaar

Toch las ik ergens ook een ietwat  gefrustreerde column. De strekking: Leuk hoor, al die amateurs in een bootje, maar al die wannabe selfie-makende kapiteins in een gehuurde sloep: levensgevaarlijk!

Bij stormachtige team- of arbeidsconflicten hoor je vaak soortgelijke verwijten. ‘Onze afdelingsleider mist de benodigde vakkennis en ervaring om aan het roer te mogen. Wat weet hij/zij nou van de werkvloer?’ ‘Hij/zij loopt alleen maar te slijmen naar de aandeelhouders. Een beetje aandacht voor ons op de werkvloer in roerige tijden  – ho maar’.

Op de man spelen: de kapitein voldoet niet

Wat bij conflicten opvalt, is dat de frustratie over de uitoefening van de functie van kapitein – de leidinggevende –  vooral gericht is op de persoon die die functie vervult.

Het is als team en/of individuele medewerker moeilijk om beleidskeuzes die je persoonlijk raken, niet toe te rekenen aan de persoon in functie die ze doorvoert. Ook voelt voor het veel leidinggevenden als zwaktebod om op de werkvloer te laten zien dat het je als mens raakt om moeilijke beslissingen te nemen.

De Impasse

Zo ontstaat een impasse: ‘de persoon’ achter de manager verschuilt zich achter zijn functie en organisatiebelangen. De steeds emotioneler en bozer wordende medewerker voelt zich niet gezien, en richt zijn pijlen juist op de persoon van de leidinggevende, niet op zijn functie.

In een mediation- of teamgesprek merken we hoe veel lucht er komt als dat bewustzijn ontstaat. Aan beide kanten. Als de leidinggevende die oprecht vanuit zijn of haar hart durft te zeggen: ik lig ook wakker  van de reorganisatie. Zodra een medewerker kan toegeven: ik snap ook wel dat jij dat besluit als functionaris moest nemen vanuit het belang van de organisatie. Vanaf dat moment komt er weer een gesprek op gang van mens tot mens. Daaruit vloeien vaak betere afspraken voort. Een conflict kent zelden winnaars. Om in nautische termen te blijven: beter een anker kwijt dan het hele schip.

Zit jij of jouw team in een conflictsituatie en wil je weten of mediation of teamcoaching kan helpen om het tij te keren? Neem gerust contact met ons op.