Functioneringsgesprekken.

Functioneringsgesprekken…

Eens in de zoveel maanden, soms maar eens in de zoveel jaar, zitten werkgever en werknemer om tafel in een formele setting. Het moment van beoordelen, verwachtingen uitspreken en targets bepalen is daar. In het ene bedrijf heet dat een functioneringsgesprek, een ander kiest voor een annual performance review-cycle-conversation. Hoe het beestje ook heet, zo’n verplicht gesprek met formeel karakter is vaak voor beide partijen spannend. Of ongemakkelijk. En niet ten onrechte. Voor veel mensen begint de cyclus weer in maart. Wat gaan we komend jaar met elkaar bereiken?

Toren C

De dames van kantoorkomedie Toren C maakten een geniaal filmpje over zo’n gesprek.  https://www.youtube.com/watch?v=i4legARNmD8. Een voorbeeld van hoe een goed gesprek in heel korte tijd helemaal uit de hand loopt. Gelukkig gaat het meestal beter.

Het innerlijke monster

Een moment van beoordelen maakt bij de een de innerlijke criticus wakker. O nee, nu val ik door de mand. De ander denkt: ha, dit is het moment om te gaan onderhandelen over mijn salaris of een nieuwe opleiding. Een derde hoopt dat dit gesprek wellicht het moment is om het te hebben over werkdruk en een moeizame relatie met een collega.

De spreekwoordelijke druppel

Er zijn heel wat mediations waarbij medewerker of werkgever zo’n formeel gesprek als de druppel aanwijst. Het moment dat de bom barste, of de tranen niet meer te stoppen waren. Vaak gevolgd door een ziekmelding. Vaak voor beiden partijen een situatie van verlies. Over het algemeen zijn geen van de deelnemers aan zo’n functioneringsgesprek uit op escalatie of verzuim. Hoe voorkom je nou dat het uit de hand loopt?

Tips bij spannende gesprekken

Een paar tips om communicatie over spannende thema’s beter te laten verlopen:

1. Bezint eer ge begint: bedenk vooraf en noteer wat voor jou belangrijke onderwerpen zijn. Wat gaat er goed? Wat zou je graag anders of verbeterd zien? Hoe kun je daarin met elkaar samenwerken voor een beter resultaat? Wat wil of kan jij (of de organisatie) daarin zelf bijdragen en wat heb je nodig van de ander?
2. Een goed begin is het halve werk: bedenk samen wat er op de agenda mag/moet tijdens het gesprek, kies de prioriteiten en spreek een eindtijd af.
3. Breek het ijs: vind je het spannend, of ben je juist ontzettend blij om (eindelijk) om tafel te gaan? Begin daar dan gewoon mee. Want als een ander niet weet waar jouw zenuwen vandaan komen, kan hij/zij daar geen rekening mee houden. Of geeft zijn eigen invulling aan jouw lichaamstaal…
4. Zelfkennis is het begin van alle wijsheid: weet van jezelf hoe je reageert als er iets jouw kant op komt dat je niet zag aankomen. Gun jezelf tijd om met een passende reactie te komen, zonder dat je de ander in de kou laat staan of het vuur verder opstookt. Dat kan door bijvoorbeeld te zeggen: ‘Goh, daar overval je me mee. Ik merk dat ik daar even over na moet denken. Mag ik hier later op terugkomen?’ Of: ‘Dit komt even heel hard binnen. Kunnen we even pauzeren?’.
5. Elk einde is een nieuw begin: Ben je nog niet uitgepraat? Prik gelijk een nieuwe datum om verder te praten. Wacht niet een half jaar op een volgend gesprek als je merkt dat jullie niet op koers lopen.

Meer lezen en tips over conflicten en het voorkomen van escalaties? Kijk ook eens naar

• Negen tips in explosieve situaties
• DIY conflict-management op de werkvloer
• Vijf tips voor een soepele samenwerking
• Acht tips voor de doe ’t zelf bemiddelaar