Deze week kwam ABN AMRO in het nieuws omdat het binnen de organisatie rommelt. Een aantal managers heeft medio september een anonieme brandbrief geschreven over in hun ogen falend leiderschap en gebrek aan dialoog over de koers van de bank. De directie “herkent zich niet” in de verwijten. Ze onderzoekt of zij de briefschrijvers, die zij verwijt de huisregels te overtreden, mogelijk zelfs aan kan pakken wegens smaad of kwade trouw.

Als beursgenoteerd bedrijf is het altijd bijzonder onaangenaam om op deze wijze in het nieuws te komen.  Ook de brievenschrijvers lopen risico: klokkenluiders staan vaak aan het einde van de rit buiten de organisatie. Met het stempel ‘nestbevuiler’ als afscheidscadeau. Terwijl oorspronkelijke kritiek op de bedrijfsvoering en/of het management vaak ontstaat vanuit grote betrokkenheid.

Wie er gelijk heeft is moeilijk te zeggen. Wat wel helder is: de interne organisatie staat onder hoogspanning en de buitenwacht smult mee.

Kan dit ook anders, vroeg ik me – als gewezen bankier – af? Hoe kom je tot een cultuur waar binnenshuis ruimte is om te praten over zaken waarvan beide zijden het over de bespreekbaarheid blijkbaar niet eens zijn?

De Apenrots
In grote organisaties heerst tot op zekere hoogte een “apenrots”-mentaliteit. Dit is geen kritiek: die mentaliteit is nodig om de organisatie te structureren. Om leiding te geven en successen te boeken. Ego’s, overtuigingen, risico’s durven nemen, een competitieve instelling: allemaal nuttig en nodig voor een winnende positie van de organisatie in een commerciële sector. Maar er kleven ook risico’s aan deze eigenschappen.

Hiërarchie en organisatiestructuur
Grote organisaties hebben een complexe besluitvormingsstructuur. De raad van bestuur bestaat uit meerdere leden, met ieder hun eigen verantwoordelijkheden, met daaronder meestal nog een flink aantal lagen aan senior- en middenmanagement.

Botsende meningen en verschillen van inzicht zijn normaal (en ook nodig als vorm van checks and balances). Een hiërarchische structuur zorgt, mits deze breed wordt aanvaard, uiteindelijk voor eenduidige, algemeen gedragen beslissingen en beleid.

Het gaat mis als dat respect voor de hiërarchie (zowel van beneden naar boven als boven naar beneden!) beschadigd is geraakt. Als de ego’s een eigen strijd voeren ten koste van de organisatiebelangen.

Een aantal suggesties

Elke (grote en minder grote) onderneming kan een interne richtlijn opstellen en bij (tekenen van) gebrek aan open communicatie c.q. gebrek aan gehoord voelen/klachten een aantal stappen doorlopen waarmee het risico op ‘muiterij’ verkleind wordt.

• Stap 1: een interne of externe vertrouwenspersoon benoemen die kan signaleren dat er iets aan de hand is en partijen kan bewegen om samen het gesprek aan te gaan, dan wel gevraagd of ongevraagd advies uit kan brengen aan de directie.

• Stap 2: een externe mediator inschakelen om in een veilige, vertrouwelijke setting met stevige gespreksstructuur partijen weer op één lijn te krijgen.
Belangrijke kanttekening: Mediation dient door betrokken partijen vrijwillig aangegaan te worden, dus dat vereist bereidheid van allen om mediation in te gaan. Kijkend naar de casus ABN AMRO zou je kunnen beargumenteren dat er gedeelde belangen zijn, zoals het voorkómen van (1) negatieve publiciteit voor de organisatie als geheel en (2) verharding van de standpunten en verdere verslechtering van de onderlinge relaties, die een oplossing juist niet dichterbij brengen.

• Stap 3: Mocht een mediation niet eindigen in een door beide partijen gedragen oplossing, dan zou kunnen worden gekozen voor een vorm van arbitrage om de klacht te onderzoeken en tot een gemotiveerd oordeel te komen.

Er zijn inmiddels meerdere gevallen van succesvolle mediation bekend op het niveau van grote ondernemingen, overheden, nationale en internationale partijen. Daarnaast zijn er nog vele successen die niet publiekelijk bekend zijn gemaakt.

Komend uit de bancaire wereld en inmiddels actief als zakelijk mediator weet ik dat, afgezien van onbekendheid met deze vorm van conflictoplossing, er nog vooroordelen zijn over de (meer)waarde van mediation.

Mediation is echter niet alleen maar iets voor ruziënde buren en scheidende ouderparen. Het is zeker ook geen zweverige therapie of geitenharen wollen sokken gedoe. Mediation is een volwaardige vorm van “Alternative Dispute Resolution”, een internationaal erkende wijze van geschillenoplossing, die ook in Nederland al ruim 25 jaar in ontwikkeling is.

Of het nu mijn oude collega’s bij ABN AMRO betreft, of een andere organisatie met intern gerommel: schakel tijdig hulp in. Kies voor (een) professionele, gecertificeerde MfN- registermediator(s) en voorkom escalatie en een beschadigde reputatie.