Berichten

Moeilijke vergaderingen: help!

U kent ze wellicht – en zo niet, dan kunt u zich er vast wel iets bij voorstellen: moeilijke vergaderingen. Vergaderingen waar niet efficiënt gewerkt wordt, waar te veel deelnemers te vaak of te lang aan het woord willen zijn. Van die eindeloze sessies waar deelnemers zonder kennis van zaken participeren en de boel ophouden met niet ter zake doende inbreng. Bijeenkomsten waar verschillende belangen om voorrang strijden, emoties de overhand krijgen en de feiten onderbelicht raken. Kortom: evenementen waar überhaupt een strakke agenda en een strakke leiding ontbreekt. Eigenlijk zoek je dan iemand die vrij is van een eigen agenda en zijn eigen opvattingen.

Vreselijke vergaderen: geen uitzondering
We zien het  overal: in de politiek, bij VvE’s, binnen verenigingen, bij werkoverleg. Soms lijkt een vergadering ogenschijnlijk rustig. Maar is dan wel zeker dat ieders stem gehoord wordt? Durft ook de bescheiden en verlegen deelnemer zijn mond open te doen en zijn mogelijk afwijkende standpunt te verwoorden? Nog een valkuil: wie maakt de notulen? Soms lijkt in het vergaderverslag slechts de mening van degene die het meest praat vertegenwoordigd.

Onze ervaring…
Op het eerste oog lijkt er in groepen vaak een bepaalde balans. Als mediators in groepsprocessen zien wij, als we doorvragen en ruimte bieden aan alle partijen, dat die balans in feite anders ligt. Objectief vergaderen is een kunst, die niet iedereen gegeven is. Toch is vergaderen de enige, democratische en geaccepteerde manier om tot gedragen besluitvorming te komen.

Kan dat anders? Jazeker!
Een groot aantal vergaderingen is gebaat bij een onafhankelijke, onpartijdige, gedegen voorzitter, die zelf geen enkel belang te verdedigen heeft. Zeker als er een stevig vraagstuk op tafel ligt, is het fijn om de regie in handen te geven van iemand die neutraal kan zijn en blijven. Uiteraard met oog voor de belangen, wensen en emoties van de deelnemers, zodat iedereen zich gehoord voelt. Dat is geen softe bedoening: het moet ook iemand zijn met het natuurlijke gezag om besluitvorming inzichtelijk, begrijpelijk en daarmee voor allen acceptabel te maken.

Ons aanbod
Roderic van Voorst tot Voorst is oud-voorzitter van verschillende commissies, van verschillende VvE’s, van een fractie van een politiek partij in een stadsdeelraad, van meerdere besturen en als vele jaren oud-bestuurslid (waaronder secretaris en penningmeester) van een aantal verenigingen. Hij heeft in die hoedanigheid veel voorbij zien komen. Met die ervaring schuiven wij hem graag naar voren als onafhankelijk voorzitter. Enkele eerdere opdrachtgevers waren bijvoorbeeld gemeenten, een wijkinstelling, VvE’s en grote vergaderingen met meer dan 50 deelnemers.

Wat levert dat op?
Een onafhankelijk voorzitter kan een hele vergadering voorbereiden en voorzitten, maar ook optreden in de vorm van gespreksleider voor een onderdeel daarvan. Dan is de voortgang (en de microfoon!) in onze handen. Het grote voordeel: deelnemers kunnen zich concentreren op de inhoud, op de argumenten en op de besluitvorming, en door efficiënt (bege-)leiderschap verliest de vergadering zich niet in onnodige en tijdrovende emoties.

Wat kost dat?
Deze dienst is altijd maatwerk en afhankelijk van de duur en grootte van de groep. De ervaring leert dat de kosten hiervoor hogere mate worden gecompenseerd door de toegevoegde waarde aan het vergaderproces. Je bespaart immers tijd en energie doordat je sneller tot besluiten komt. Gemiddeld kost een onafhankelijk voorzitter tussen de €150,- en €500 voor een sessie van 1 – 4 uur, inclusief voorbereiding. Uiteraard ontvangt u altijd vooraf een offerte op maat.

Mocht u interesse hebben in het inschakelen van een onafhankelijk voorzitter, dan kunt u voor een rechtstreeks contact met Roderic opnemen.

Heeft u behoefte aan een andere vorm van begeleiding van een samenwerking, kijk u dan eens op onze pagina dialoogbegeleiding.

Tips bij het vormen van een nieuw bestuur

Gisteren waren de gemeenteraadsverkiezingen en de komende dagen zal blijken wie er de komende vier jaar de verantwoordelijkheid zal gaan dragen voor het besturen van gemeentes in het hele land.

Spannende tijden voor de kandidaatsraadsleden! In het bijzonder voor de winnende partijen. Ben je de grootste dan ben jij aan zet in het formatieproces. Met wie ga je onderhandelen? Met welke partij voel je de meeste politieke verwantschap, maar ook: met wie denk je dat je samen een goed werkende bestuurlijk team zult kunnen gaan vormen?

Een paar tips om te komen tot goede samenwerking uit onze mediationpraktijk!

  1. Investeer in de relatie voordat je gaat onderhandelen. Het vrij “Hollands” om snel ter zake te komen. Echter, een succesvolle samenwerking begint met elkaar leren kennen! Niet voor niets investeert men in de meeste culturen wereldwijd in eerst uitgebreid samen eten voordat er überhaupt over zaken doen gepraat wordt!
    Wees nieuwsgierig: Waar komt de ander vandaan, wat maakt dat hij of zij zich voor de lokale politiek wilt inzetten? Welke gemeenschappelijke interesses hebben jullie buiten het politieke werk? Het uitwisselen van context is straks de smeerolie van de onderhandeling. En: belangrijker nog, de basis van een geoliede samenwerking als jullie straks geïnstalleerd zijn!
  2. Focus je op belangen, niet op standpunten. Het is heel aanlokkelijk om na een periode van campagnevoeren vooral te focussen op waar jij voor staat. Echter, als het goed is zit er achter dat standpunt een belang dat je hoopt te dienen. Denk na over hoe je dat belang kunt bereiken. Wat is de gemene deler tussen jouw idee en dat van de andere partijen en welk compromis dient jullie beider achterban?
  3. Ooit gehoord van NIVEA, ANNA, LSD en OMA? Gouden ezelsbruggetjes voor een goed gesprek. NIVEA staat voor Niet Invullen Voor Een Ander en ANNA voor Altijd Navragen, Niet Aannemen. Tijdens een debat in de campagnetijd  win je kijkers met snelle, geestige en scherpe reacties. Neem in de formatietijd de tijd om juist niet gelijk te reageren. Vul niet in voor de ander wat jij denkt dat zijn partijprogramma inhoudt. Vraag door wat de ander bedoelt en hoe hij of zij invulling wil geven aan bepaalde zaken. LSD: Luisteren, Samenvatten (checken!) en Doorvragen is een goede manier om de belangen van de ander op tafel te krijgen. En last but not least: laat OMA thuis als je gaat onderzoeken of je tot een politieke samenwerking kunt komt! Oordelen, Meningen en Aannames brengen je écht niet dichter bij elkaar!

Wij hopen in ieder geval dat er de komende jaren heel veel succesvolle samenwerkingen ontstaan. Goed bestuur, gericht op de dialoog met de burger!

Ps: deze tips zijn vandaag speciaal voor lokale bestuurders in spé, maar wellicht heb jij er zelf ook wat aan in het samenwerken in een nieuw team in jouw organisatie, bedrijf en/of vereniging. Kun je wel wat hulp gebruiken, wij verzorgen ook trainingen en begeleiding op maat!