Als mediator word ik regelmatig benaderd door mensen uit mijn familie- en kennissenkring. “Heb jij nog tips? Ik ben op het werk of in een bestuursfunctie gevraagd als bemiddelaar bij een conflict.”

Laat ik voorop stellen: mediation is geen trucje: het vraagt jarenlange training en ervaring om je de vaardigheden goed eigen te maken en als conflictprofessional processen te begeleiden.

Maar: het is niet altijd mogelijk om budget en/of tijd te maken om een professionele mediator in te zetten. En als je bent gevraagd om te bemiddelen heb je er vast wel wat mee. Hierbij onze tips om valkuilen te omzeilen als DIY-bemiddelaar. Hoe houd je de regie in het gesprek én laat je de verantwoordelijkheid voor de oplossing bij partijen?

1. Mandaat: Zorg voor een duidelijk opdracht. “Ik ben gevraagd door xxx om een gesprek tussen jullie te begeleiden, sta je daar voor open?”
   Bemiddelen kan alleen als beide/alle partijen instemmen met jouw rol. Ziet de één jou als verlengstuk van de ander, of heeft hij of zij geen vertrouwen in jouw neutraliteit: begin er niet aan!
2. Wie moet er om tafel? Check of de juiste mensen aan tafel zitten. Degene tussen wie het conflict nu speelt, hoeven niet degenen te zijn waarmee het begonnen is. Wie is er nodig om tot een oplossing te komen?
3. Echte aandacht werkt! Elk mens, ook die met ruzie, knapt op van oprechte aandacht.

• Geef complimenten voor de inzet van mensen aan tafel. “Fijn dat jullie allemaal tijd hebben vrijgemaakt om hier vandaag te zijn.”

4. Staakt het vuren: Probeer mensen z.s.m. om tafel te krijgen. Vraag partijen voorafgaand aan de bemiddelings-bijeenkomst om direct te stoppen met mailen om niet meer olie op het vuur te gooien.
5. Verwachtingen: Wees duidelijk over je rol en ook wat je niet kan doen bijv.

• “ik wil jullie graag helpen een gesprek met elkaar te voeren. Ik zal jullie beiden vragen stellen en samenvatten wat ik denk dat er gezegd is.”
• “ik ben geen rijdende rechter, ik kan en wil geen keuze hoeven maken tussen jullie, want ik respecteer en waardeer jullie allebei.”
• “ik zal geen adviezen of meningen geven over de inhoud van jullie conflict omdat ik daarmee mijn rol als neutrale gespreksleider niet goed kan uitvoeren.”

6. Spelregels: Maak duidelijke werkafspraken over het gesprek en de evt. voorbereiding. Bijv.:

• “Ik wil jullie vragen ieder drie onderwerpen te bedenken waarover je het graag met elkaar zou willen hebben tijdens het eerste gesprek.”
• Of: “Ik vind het belangrijk dat een ieder kan uitpraten en dat iedereen aan het woord komt. Is dat akkoord?”
• Spreek met elkaar af wat de status is van het gesprek: blijft de informatie die je met elkaar deelt binnenskamers?

7. Stel grenzen: voorkom dat jij meegesleurd wordt in het conflict. Durf grenzen te stellen en laat verantwoordelijkheid bij partijen aan tafel.

• Sta niet toe dat mensen je 631 mailtjes sturen met hun kijk op incidenten uit het verleden. Dossierkennis is ballast die je neutraliteit en het begeleiden van het gesprek zoals dat aan tafel plaatsvindt bemoeilijkt.
• “Maar vind jij niet ook dat …..? Wat denkt u dan dat we moeten doen?” Beter dat jij niets vindt. Je hebt geen glazen bol en dé waarheid op tafel krijgen is niet jouw taak. Je bent er voor beide partijen, en zoekt naar een oplossing.

8. Maak vervolgafspraken:

• We hebben vandaag a, b, en c besproken, hoe willen jullie verder met dit proces?
• Willen jullie met elkaar verder praten, en zoja: wanneer?
• Wat willen/moeten jullie over dit gesprek terugkoppelen en aan wie?

Succes met het gesprek! Mocht je toch liever een professional inzetten? Bel of mail ons vrijblijvend voor advies.

En, wil je meer? We geven ook trainingen-op-maat: mediationvaardigheden voor professionals.