Tag Archief van: vergaderen

Moeilijke vergaderingen: help!

U kent ze wellicht – en zo niet, dan kunt u zich er vast wel iets bij voorstellen: moeilijke vergaderingen. Vergaderingen waar niet efficiënt gewerkt wordt, waar te veel deelnemers te vaak of te lang aan het woord willen zijn. Van die eindeloze sessies waar deelnemers zonder kennis van zaken participeren en de boel ophouden met niet ter zake doende inbreng. Bijeenkomsten waar verschillende belangen om voorrang strijden, emoties de overhand krijgen en de feiten onderbelicht raken. Kortom: evenementen waar überhaupt een strakke agenda en een strakke leiding ontbreekt. Eigenlijk zoek je dan iemand die vrij is van een eigen agenda en zijn eigen opvattingen.

Vreselijke vergaderen: geen uitzondering
We zien het  overal: in de politiek, bij VvE’s, binnen verenigingen, bij werkoverleg. Soms lijkt een vergadering ogenschijnlijk rustig. Maar is dan wel zeker dat ieders stem gehoord wordt? Durft ook de bescheiden en verlegen deelnemer zijn mond open te doen en zijn mogelijk afwijkende standpunt te verwoorden? Nog een valkuil: wie maakt de notulen? Soms lijkt in het vergaderverslag slechts de mening van degene die het meest praat vertegenwoordigd.

Onze ervaring…
Op het eerste oog lijkt er in groepen vaak een bepaalde balans. Als mediators in groepsprocessen zien wij, als we doorvragen en ruimte bieden aan alle partijen, dat die balans in feite anders ligt. Objectief vergaderen is een kunst, die niet iedereen gegeven is. Toch is vergaderen de enige, democratische en geaccepteerde manier om tot gedragen besluitvorming te komen.

Kan dat anders? Jazeker!
Een groot aantal vergaderingen is gebaat bij een onafhankelijke, onpartijdige, gedegen voorzitter, die zelf geen enkel belang te verdedigen heeft. Zeker als er een stevig vraagstuk op tafel ligt, is het fijn om de regie in handen te geven van iemand die neutraal kan zijn en blijven. Uiteraard met oog voor de belangen, wensen en emoties van de deelnemers, zodat iedereen zich gehoord voelt. Dat is geen softe bedoening: het moet ook iemand zijn met het natuurlijke gezag om besluitvorming inzichtelijk, begrijpelijk en daarmee voor allen acceptabel te maken.

Ons aanbod
Roderic van Voorst tot Voorst is oud-voorzitter van verschillende commissies, van verschillende VvE’s, van een fractie van een politiek partij in een stadsdeelraad, van meerdere besturen en als vele jaren oud-bestuurslid (waaronder secretaris en penningmeester) van een aantal verenigingen. Hij heeft in die hoedanigheid veel voorbij zien komen. Met die ervaring schuiven wij hem graag naar voren als onafhankelijk voorzitter. Enkele eerdere opdrachtgevers waren bijvoorbeeld gemeenten, een wijkinstelling, VvE’s en grote vergaderingen met meer dan 50 deelnemers.

Wat levert dat op?
Een onafhankelijk voorzitter kan een hele vergadering voorbereiden en voorzitten, maar ook optreden in de vorm van gespreksleider voor een onderdeel daarvan. Dan is de voortgang (en de microfoon!) in onze handen. Het grote voordeel: deelnemers kunnen zich concentreren op de inhoud, op de argumenten en op de besluitvorming, en door efficiënt (bege-)leiderschap verliest de vergadering zich niet in onnodige en tijdrovende emoties.

Wat kost dat?
Deze dienst is altijd maatwerk en afhankelijk van de duur en grootte van de groep. De ervaring leert dat de kosten hiervoor hogere mate worden gecompenseerd door de toegevoegde waarde aan het vergaderproces. Je bespaart immers tijd en energie doordat je sneller tot besluiten komt. Gemiddeld kost een onafhankelijk voorzitter tussen de €150,- en €500 voor een sessie van 1 – 4 uur, inclusief voorbereiding. Uiteraard ontvangt u altijd vooraf een offerte op maat.

Mocht u interesse hebben in het inschakelen van een onafhankelijk voorzitter, dan kunt u voor een rechtstreeks contact met Roderic opnemen.

Heeft u behoefte aan een andere vorm van begeleiding van een samenwerking, kijk u dan eens op onze pagina dialoogbegeleiding.

Nijlpaarden en spinnen: reputaties

Op mijn bureau staat een schattig houten nijlpaard. Een souvenir, gekregen van mijn broer die onlangs zeven maanden voor de Verenigde Naties in Mali zat. Nijlpaarden, leuke, koddige, gezellig dieren, toch? Neem dan spinnen, geen enkele knuffelfactor. Ik ben niet bang aangelegd, maar een spin als bureau-versiering: ik pas.

Nu is mijn oudste dochter groot fan van Freek Vonk dus we leren een hoop over dieren thuis. Wat blijkt nou, het nijlpaard staat in de top 10 van meest dodelijke dieren! Dodelijker dan haaien en kwallen. Het nijlpaard blijkt een humeurige massamoordenaar in Afrika. Jaarlijks bijt hij zo’n 200 mensen en kinderen dood!

Spinnen daarentegen kom je niet tegen in dergelijke top 10-lijstjes. Toch heeft vrijwel iedereen geheel andere associaties bij dit grotendeels onschuldige beest.

Stempels
Zo heb je dat soms ook in de werkomgeving. Soms heeft iemand, zonder dat je precies kan zeggen waarom, het stempel lastig. Agressief. Pittig. Pas op… En op de een of andere manier worden opmerkingen van deze man of vrouw altijd negatief geïnterpreteerd. Of genegeerd. ‘Daar heb je hem weer’. Of ‘O god, heeft zij weer iets te miepen’.

Dat soort onbewuste stempels kan voor veel problemen zorgen. Waardevolle feedback en inzichten worden niet gehoord. De persoon gaat zich misschien ook wel gedragen naar de reputatie. Er ontstaat steeds meer frictie en vergaderen of samenwerken aan een project wordt met de week vervelender.

Totdat de bom eens barst. Een flinke scheldpartij of een ziekmelding volgt. En nu?

Symptomen
Als mediator zien we zo’n uitbarsting als een symptoom van iets anders. Een uitnodiging om weer eens te gaan graven. Wat speelt er onderhuids? Hoe is deze reputatie ontstaan? Was het altijd moeilijk tussen jullie, of is er iets gebeurd de afgelopen periode? Wat speelt er nog meer in het bedrijf? En wat is er nodig om weer te gaan bouwen aan herstel? Wat willen jullie wél met elkaar? Welke positieve eigenschappen brengt deze collega mee, en hoe zorgen we dat communicatie-momenten voortaan wel constructief verlopen?

Reputatie-management
En werkelijk waar: dan blijkt de spin toch niet zo giftig. En was het nijlpaard achteraf wellicht iets minder gezellig en onschuldig dan het zich deed voorkomen. Reputaties worden opnieuw geijkt, de relatie onder de loep genomen. En er blijkt verandering mogelijk. Dat is waar we aan tafel naar streven. En in veruit de meeste gevallen worden er goede oplossingen gevonden. In jullie beider belang.

Last van stempels en reputaties waardoor je de mens en collega niet meer ziet staan, letterlijk en figuurlijk? Blijf niet doormodderen. Schakel eventueel een onafhankelijke begeleider in. Voor vrijblijvend advies: bel 020 685 3330 of mail ons via info@fritsb.sg-host.com