Zomerse perikelen werkvloer

Tips bij vakantieperikelen op het werk

Vlak voor de zomer werd onze arbeidsmediator Tabitha van den Berg gebeld door een journalist van het NRC. Of wij als mediators nog tips hebben om om te gaan met conflicten rondom vakantieverlof. Leuke vraag! Natuurlijk hebben wij tips! Voor het voorkomen en oplossen van allerhande zomerperikelen op de werkvloer. In dit blog delen we vijf tips die helpen om de relaties op de juiste temperatuur te houden!

  1. Een gewaarschuwd mens telt voor twee
    Zorg als organisatie/leidinggevende dat de kaders over verlofregelingen, verlofaanvraag, het maximale aantal verlofdagen in het hoogseizoen, maar ook de over aanpassingen in het rooster bij bijvoorbeeld tropische temperaturen kristalhelder zijn. Als mensen aan de voorkant weten waar ze aan toe zijn, scheelt dat een hoop discussie achteraf.
  • Werken veel mensen in een buitenfunctie/ niet desk-gebonden? Bedenk dan of er nog andere manieren zijn om de bestaande regelingen bekend te maken dan alleen plaatsing in de online omgeving. Bijvoorbeeld een handige infographic/animatie die ook via Whatsapp gedeeld kan worden met teamleden.
  • Heb je een internationaal team, overweeg dan om die verschillende regelingen niet alleen in het Nederlands aan te bieden.
  1. Goede relaties zijn goud waard
    Er ontstaat vaak onderling gemopper als het lijkt alsof de ene collega een betere/ ruimere regeling krijgt dan de ander. Of de een slimmer zijn of haar diensten weten te ruilen dan de collega die minder lang aan boord is. Zorg dat je elkaars verhalen kent!Als je elkaar kent, gun je elkaar wat. Of realiseer je je: de volgende keer heb ik misschien wel die extra dagen nodig. Vaak is onvrede gebaseerd op aannames.
    Wil Peter echt vier weken weg om aan het strand te gaan liggen in Kroatië? Of is hij mantelzorger op afstand, heeft zijn oma een slechte diagnose gekregen en is het nu, of nooit meer? Wil Natasja gewoon zomaar 6 weken naar Canada en alle collega’s achterlaten in de drukste tijd van het jaar, of speelt er nog iets anders, bijvoorbeeld een kind dat is gestrand in het schoolsysteem en is deze reis de manier om weer in een opwaartse spiraal te raken voor het volgende schooljaar? Kortom: zorg voor een fijn klimaat tussen collega’s met voldoende aandacht voor achterliggende verhalen. Dan blijkt dat veruit de meeste collega’s best tijdelijk even wat harder willen werken, of een ander vakantiemoment willen uitzoeken, als de ander in bijzondere omstandigheden een weekje langer afwezig moet zijn.
  1. Gelijke monniken, gelijke kappen…
    We zien bij arbeidsconflicten maar zelden dat mensen pertinent méér willen dan een ander. Wel kan het gaan steken als het voelt alsof jij aan het kortste eind trekt. Als jouw loyaliteit niet gezien wordt, terwijl de ander precies krijgt waar die, assertief en handig, om vraagt. Zorg dat je vanuit het bedrijf goed kunt uitleggen waarom je een regeling aanpast aan een specifieke situatie. Gaat de onvrede onderhuids sluimeren, dan merk je dat mensen op enig moment wél eisen gaan stellen. Vanuit het gevoel van ongelijke behandeling, zoeken ze compensatie voor vermeend onrecht. En als je eenmaal in die ‘strijd’ beland bent, lopen de temperaturen snel op!
  1. Vergroot die (ijs)taart!
    Bij een onderhandeling of verdeling van schaarse middelen, kan een compromis voor scheve gezichten zorgen. Zeker in tijden van arbeidskrapte kun je in bepaalde sectoren weinig anders dan iedereen ten minste een beetje teleurstellen als het gaat om vakantieverlof in het hoogseizoen. Maar wat als je meer te verdelen hebt? Vrije tijd is schaars, maar misschien wil iemand ook graag een opleiding volgen komend najaar? Of wil iemand vooral genoeg kunnen trainen voor de marathon in oktober, maar is dat prima te combineren met een zomerrooster waarbij hij of zij elke dag van twaalf tot acht uur ’s avonds werkt? ‘Zoek naar onderliggende belangen, en vergroot éérst de taart’, zeggen wij dan (lees ook de blogs van Diederik over Harvard onderhandelen). Dan krijgt iedereen uiteindelijk een groter of beter passend stuk taart! Dat is pas goed voor het werkgeluk!
  2. Maak er een feestje van…
    Er zijn ook mensen die niet kunnen wachten op het zomerseizoen, omdat zij in het leukste team, bij de tofste strandtent werken. Of omdat er in de zomer in die jeugd- of zorginstelling eindelijk tijd is om ook wat leuks te ondernemen met bewoners, zonder schoolverplichtingen en met een deel van de cliënten die thuis de vakantie kunnen doorbrengen. De sleutel is je realiseren: de zomerperiode kan ook juist zorgen voor leukere werkdagen! Dus denk na, hoe je deze bijzondere periode voor de mensen die wel aan het werk zijn, nog net een beetje leuker kunt maken. Het zit hem vaak in kleine dingen waarmee je als organisatie je waardering toont. Een ijscokar laten langskomen van de plaatselijke ijssalon. Een kleine attentie met ‘jij bent onze zomertopper’ en zorgen dat je – net als die strandtent – het zomerseizoen ook afsluit met een feestelijk moment en bedankje, en volgend jaar willen mensen graag werken in het hoogseizoen in jouw organisatie!

Is de discussie over verlofuren eigenlijk een signaal van iets anders? Lukt het maar niet om het gesprek over onvrede en een ongrijpbare onderstroom met elkaar te voeren en lopen het kwik steeds op tot kritieke hoogten?

Je hoeft écht niet te wachten tot het ontploft! Vanuit ons kantoor denken we graag mee met teams en organisaties over het bevorderen van conflictvaardig samenwerken! Via (team)coaching, een training op maat of een dialoogsessie. Neem gerust contact op voor méér informatie over hoe wij jullie organisatie kunnen ondersteunen. Maar nu eerst: zomer!

Benieuwd naar Tabitha: bezoek haar profielpagina

Benieuwd naar het hele NRC artikel over wet-, regelgeving en de kijk van de mediator rondom verlofdiscussies, lees het hier.