Succesvol en fijn samenwerken

Fijn samenwerken. Dat willen we allemaal. Maar ondanks alle tegeltjeswijsheden (zonder wrijving geen glans, water bij de wijn doen, ieder huisje heeft zijn eigen kruisje), is het toch vervelend als het niet loopt zoals jij graag wilt. Onze collega Tabitha van den Berg schreef er een blog over.

In mediation of coaching vragen deelnemers ons wel eens “wat denk je dat we moeten doen om ….”. Tja. En dan stellen we meestal een tegenvraag. Want wat doet onze mening er eigenlijk toe? Mensen in een samenwerking zijn allemaal anders. Men moet samen uitvinden wat voor hen werkt. Toch had ik onlangs een samenwerking die zo lekker liep, dat ik mijn ‘partner in crime’ vroeg of ik er een blog over mocht schrijven. En dat mocht gelukkig. Dus in dit stuk ‘mijn’ 7 ingrediënten voor fijn en succesvol samenwerken.

De context

Ik kom uit een (zeer) grote familie. Mijn opa en oma, Simon en Bep hadden tien kinderen. Die kinderen trouwden en kregen weer 34 (klein)kinderen. Inmiddels zijn er in de generatie daarna alweer tientallen (achterklein-)kinderen geproduceerd. De oudsten van die nieuwste generatie worden in 2025 alweer achttien. ‘Vroeger’ zagen we elkaar minstens 2 keer per jaar, rondom de verjaardagen van opa en oma, en aanvullend op bruiloften, doopvieringen en begrafenissen. Sinds het overlijden van opa en oma en daarna de covid-pandemie, is het onderlinge contact als familie XXL op een laag pitje geraakt. Op een uitgestelde kerkelijke bruiloftsviering in het voorjaar 2024 kwamen nicht Ineke en ik elkaar tegen en spraken naar elkaar uit: hej, wat fijn om elkaar weer eens in levende lijve te zien! Lang verhaal kort; wij gooiden het idee op of er geen reünie mogelijk was in oktober van datzelfde jaar…

Tegenwind

Wij belden elkaar de week er na, en startten een familie XXL-whatsapp groep en beschreven ons idee. Al snel werden we van alle kanten (goedbedoeld) gewaarschuwd. Een ander clubje lieve mensen had al eerder een reünie proberen te organiseren. Dat was gestrand door a. corona en b. de kosten en complicaties van het vinden van een geschikte locatie in het midden van het land voor zo’n grote groep… Wisten we het wel zeker? En bovendien: hoe moest dat nou met zoveel verschillende agenda’s? Maar, we proefden ook dat onze ooms, tantes, neven en nichten ook wel zin hadden in een informele bijeenkomst…

Eindresultaat

Halverwege oktober vond er een ontzettend gezellig, budgetvriendelijk, intergenerationeel familiefeest plaats met bijna 100 aanwezigen.  Ineke en ik waren daarna een tikje moe, maar vooral heel voldaan. De samenwerking? Die liep op rolletjes. Ondanks dat wij elkaar daarvoor zeker 5 jaar niet of nauwelijks gesproken hadden, anders dan elkaars foto’s liken op de socials. Wat was ons geheim?

Zeven basisingrediënten van deze succesvolle samenwerking.

1. Neuzen dezelfde kant op. 
   In ons eerste contact stemden Ineke en ik af wat onze verwachtingen waren, en wat we beiden qua tijdsinvestering redelijk én realistisch vonden. Beiden hebben we verantwoordelijk werk, drie kinderen en nog méér hobby’s en sociale verplichtingen. Onze verwachtingen kwamen overeen, en ook hadden we beiden helder waar we goed in waren. Die kwaliteiten bleken elkaar goed aan te vullen. Ook bespraken we wat een ieders persoonlijke allergie of valkuil was. Deze open en eerlijke dialoog aan de start, kan ik iedereen van harte aanbevelen.
2. KISS principe (KEEP IT SIMPLE STUPID).
   Bij elk ‘passie-project’ dat uit enthousiasme of intrinsieke motivatie geboren is, ligt grootsheid op de loer. Ga je eenmaal brainstormen, dan zijn de ideeën en mogelijkheden eindeloos. Dus ja, droom, maar kom ook tegelijkertijd weer snel met de beide benen terug op aarde. Wees je bewust van je eigen kaders. In ons geval: beperkte (voorbereidings-)tijd en beperkte middelen. Beiden voelden we de vrijheid en verantwoordelijkheid om elkaar bij de les te houden, als we in ons enthousiasme grenzeloos dreigden te raken.
3. Houd het klein. Vele handen maken licht werk. Zeker. Maar veel mensen die samen iets willen organiseren, betekent ook veel verschillende smaken, en véél meer overleg. Wij kozen er bewust voor om de organisatie samen te doen. Vergelijkbaar met een kleine stuurgroep in een groter project, of dagelijks bestuur in een ondernemingsraad. Uiteraard wel belangrijk dat die vorm van besluitvormend leiderschap je gegund wordt en helder is waar je wel en niet over gaat! In ons geval maakten we gebruik van een whatsapp-poll als we ergens input op nodig hadden (bijv. het regelen van vervoer van station naar de feestlocatie).
4. Wees duidelijk wat je wél van deelnemers aan het evenement/project verwacht. De meeste mensen willen best de handen uit de mouwen steken. Als er maar wat te kiezen vallen, en ze zelf enige mate van vrijheid hebben in hoe die taak uit te voeren. Wij konden terecht op een school, en hadden een aantal concrete klussen waar we graag extra handjes bij wilden. Die taken varieerden van creatief:  bloemen in vaasjes doen en de ruimtes opfleuren, culinair: alle meegenomen en ingekochte snacks op tijdstip x op schalen en in bakjes klaarzetten tot praktisch: vaatwassers inruimen en de vloeren vegen na afloop. Dat maakte het ook makkelijker om goedbedoelde adviezen en mogelijke bemoeienis op de hoofdtaken te omzeilen. “Dank je wel, daar hebben we al aan gedacht, maar, als je tijd en zin hebt, zou het enorm helpen als je x, y of z zou willen oppakken…”
5. Maak het evenement inclusief. Uiteindelijk hoop je als organisator op zoveel mogelijk tevreden klanten/ een zo groot mogelijke opkomst. Dat betekent (vinden Ineke en ik, als ouders en als professionals, nl. leerkracht en mediator), rekening houden met mensen én hun onderlinge verschillen. In ons geval hadden we gasten in de leeftijd van 4 maanden oud t/m 71 jaar. We ook wisten we dat er binnen die groep ook mensen zouden zijn voor wie grote bijeenkomsten, en een onverwachte of onduidelijke programmering voor een hoop stress zorgt. Dat hebben we in ons ontwerp van de bijeenkomst, in de communicatie over de bijeenkomst en op de dag zelf meegenomen. Dat betekende dat:
   1. we vooraf en in de bewegwijzering heel duidelijk waren over de aanwezigheid van een buiten- en stilteruimte,
   2. we er voor kozen om de bijeenkomst qua tijd te beperken van 13.00-16.00 (zonder gezamenlijke eetmomenten)
   3. we van te voren filmpjes en foto’s van de locatie hebben rondgestuurd zodat de mensen (en kinderen) voor wie het verkennen van de ruimten vooraf helpt om een beeld te vormen van het evenement (scheelt stress).
6.  Gebruik techniek. Als je een evenement met > 100 deelnemers gaat organiseren per mail verzuip je al snel in alle details. Het bijhouden van wie wat meeneemt, hoeveel extra gasten er mee komen, wie er allergisch is, of aanvullend vervoer nodig hebben kan zo een dagtaak worden. Vandaar dat wij een app-groep maakten voor de algemene informatie en de foto’s op de dag zelf. Voor een snelle vraag vroegen we mensen ons individueel te app’en of bellen. Kwam een vraag meermaals voor, dan zetten we een update met antwoorden in de familie XXL-appgroep. We gebruikten de poll-optie in Whatsapp voor snelle inventarisatie van vrijwilligers voor een bepaald klusje. En een google-formulier om de informatie over de gasten te verzamelen. Tot slot maakten we aparte app-groepjes met een specifiek onderwerp als we een groepje bij elkaar wilde zetten. Bijv, de vraag en aanbod-groep extra vervoer van station naar de feest-locatie.
7. Vier je succes! Ergens halverwege de middag, maar ook na afloop merkten we dat het liep. En dat mensen in allerlei hoeken van het gebouw met elkaar in gesprek kwamen, buiten lekker uitraasden, of juist in alle rust even een boekje lazen of een baby voedden in de stilteruimte. Doordat we expliciet aandacht voor hadden voor verschillende behoeften en breinen, durfden ook meer familieleden en nieuwe familieleden (partners van …) te benoemen hoe fijn ze die openheid vonden. En dat terwijl Ineke en ik vooraf niet van elkaar wisten dat er in onze beide gezinnen sprake was en is van bijzondere prikkelgevoeligheid. Daarmee komen we weer terug bij ingrediënt 1: de open en eerlijke afstemming vooraf.

Onze samenwerking bleek een groot succes. Soms blijkt samenwerken ingewikkelder dan gepland. Lees dan “8 tips voor de “Doe het zelf-bemiddelaar.”